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Come organizzare una conferenza stampa

Buttando uno sguardo al telegiornale ti sarà sicuramente capitato di finire a guardare immagini del Presidente degli Stati Uniti che parla davanti a un gruppo di persone che prendono appunti, mentre la voce in sottofondo ti dice le ultime novità della politica internazionale. Oppure ti sarà capitato di guardare Allegri seduto dietro un lungo tavolo mentre commenta la partita appena trasmessa.
Beh, sicuramente almeno una volta sì! Forse non te ne sei accorto, ma ti sei trovato di fronte a delle conferenze stampa!

Se stai cercando di diffondere una notizia di rilievo o di attirare l’attenzione sull’azienda per cui lavori perché sta per lanciare un nuovo prodotto, allora sei sulla pagina giusta! Organizzare una conferenza stampa può aiutarti nel tuo intento! Questo è, infatti, un evento che permette alla tua azienda di interfacciarsi direttamente con “il resto del mondo”, usando come tramite i giornalisti da te invitati. 
Puoi utilizzare questo evento per lanciare un messaggio al pubblico, per arrivare nelle case dei tuoi clienti o dei tuoi potenziali consumatori, passando attraverso le immagini in tv o gli articoli che leggono.

Ma non saltiamo alle conclusioni! Nei prossimi paragrafi ti spiegherò nel dettaglio cos’è una conferenza stampa e come organizzarla.

Che cos’è una conferenza stampa?

Innanzitutto, cos’è una conferenza stampa? Una conferenza stampa è un evento che permette alle aziende, a personaggi famosi del mondo dello sport e della politica, alle istituzioni, o a te, di creare un dialogo con i giornalisti. L’obiettivo generico è quindi la diffusione di una notizia o l’annuncio di una novità aziendale che definisce l’immagine e rafforza l’identità dell’azienda o dell’istituzione. Nel caso di personaggi politici può essere un’occasione per esprimere la propria opinione in merito a una notizia di attualità e, in questo caso, delineare il loro pensiero e la visione che il pubblico e gli elettori hanno di loro.

Capisci, dunque, l’importanza di questa tipologia di evento. Vediamola come se fosse una vetrina per la tua azienda, ogni dettaglio deve essere curato e delineato accuratamente, perché da ciò dipende la concezione che il pubblico ha di te. Proprio per questo è importante che tu sappia organizzare l’evento in ogni sua sfaccettatura, seguendo degli step ben precisi, ma, nello stesso tempo, inserendo la tua personalità e ciò che contraddistingue la tua azienda rispetto ai competitor.

Non farti prendere dal panico! Gestisci il tuo evento passo dopo passo e non pensare di dover fare tutto da solo! Puoi sempre affidarti a un esperto di settore che sappia guidarti nel compimento di quest’opera.

Definisci il tuo budget

Come si definisce il budget? Per prima cosa devi avere ben chiaro l’obiettivo del tuo evento. Qual è il fine ultimo, perché stai organizzando una conferenza stampa? A chi devi arrivare?

Ovviamente organizzare una conferenza stampa a livello regionale o locale richiederà un budget inferiore a un evento organizzato su scala nazionale.

Oltre ciò devi tenere in conto la situazione finanziaria della tua azienda, tenere presente i costi interni che richiederà l’organizzazione dell’evento. Ovviamente, questi saranno particolarmente elevati se deciderai di organizzare l’evento da solo. Per questo motivo, considera l’ipotesi di affidarti a qualcuno di più esperto, un organizzatore di eventi.

Inoltre, considera la data e la location che sceglierai per capire quanto del budget sarà destinato all’affitto della sala.

Nel caso in cui tu abbia già organizzato una conferenza stampa basati sul bilancio di quella occasione, chi meglio di te può conoscere le spese che dovrai affrontare? Non pensare che fare tutto da solo sia sempre la soluzione migliore, potresti perderci in guadagni o potrebbe invalidare la riuscita dell’evento. 

Inoltre, comincia a riflettere su eventuali sponsor da contattare, delle entrate possono facilitare a livello finanziario l’organizzazione del tuo evento e evitare che tu finisca in passivo al termine. È importante selezionarli accuratamente, in base all’argomento che verrà trattato o alla notizia che verrà trasmessa. Quali brand sono affini ai contenuti che affronteranno i relatori? Se parlerai di un progetto sportivo potrai prendere in considerazione alcune bevande energetiche o marche che propongono un’alimentazione sana. Per definire il tuo budget è importante tenere in considerazione anche questo aspetto.

Come ti immagini il tuo evento: il concept

Creare un concept del tuo evento è di fondamentale importanza.

Primo passo: dove e quando

Pensa al luogo e all’orario della tua conferenza stampa. Solitamente si organizza in settimana, in orari lavorativi e preferibilmente in mattinata, tra le 10 e le 12. Questo perché? Perché ci rivolgiamo a giornalisti, che stanno svolgendo il loro lavoro e chiedere loro di svegliarsi la domenica mattina perché volete parlare di un vostro progetto aziendale potrebbe volgere la situazione a vostro sfavore. Inoltre, l’orario è ottimale perché permette agli invitati di scrivere l’articolo nel pomeriggio e eventualmente mandarlo in stampa il giorno successivo, o di mandare la notizia in onda già nel TG pomeridiano in caso di telegiornalisti.

In questa sede definisci chi saranno gli invitati, quali giornalisti vuoi al tuo evento? In base all’argomento che affronterai inviterai giornalisti specializzati in ambiti diversi.

Una volta pensato al numero di invitati prova a pensare a una sala che possa ospitare il tuo evento. Ad esempio, puoi pensare di affittare una sala di un hotel in centro a Bologna. Richiedi più preventivi e assicurati che la location prescelta sia:

  • Facilmente raggiungibile. Avrai ospiti che arriveranno da altre regioni o città, assicurati che la sala prescelta sia accessibile sia con mezzi propri che pubblici; 
  • Adeguata a un evento aziendale di rilievo. Una sala poco formale farà perdere di credibilità il tuo evento, verifica che sia professionale e adatto;
  • Abbastanza capiente. Immagina un evento in cui alcuni giornalisti debbano ascoltare gli interventi rimanendo in piedi, senza poter prendere appunti! Sarebbe un disastro assicurato;
  • Correttamente equipaggiata con le attrezzature audio e video necessarie per lo svolgimento della conferenza stampa. Microfono, casse, proiettore e Wi-Fi non possono assolutamente mancare!

Secondo passo: lo staff di cui avrai bisogno

Infine, immagina i vari momenti in cui si dividerà la giornata. I giornalisti arriveranno e avranno bisogno di accoglienza, dovrai quindi contattare delle hostess, inoltre, dopo gli interventi e le domande degli invitati, ci sarà bisogno di un momento di ristoro e di tempo libero, perché è importante il catering in un evento?

Cerca di essere preparato a ogni evenienza, pensa all’accoglienza, al catering, agli allestimenti. Non dimenticare nulla!

Uno staff che funzioni è uno staff che ha dei compiti precisi e sa cosa deve fare. Comunica con i tuoi collaboratori e fai in modo che sia chiaro a tutti quale siano i lavori che devono portare a termine. La conferenza stampa è un evento di breve durata, devi saper gestire e incastrare perfettamente tutti gli ingranaggi per far sì che funzioni. Non c’è tempo per sbagliare!

Per organizzare una conferenza stampa le hostess e il catering hanno un ruolo fondamentale. Le prime sono il primo contatto che gli ospiti avranno con la tua azienda, in quanto si occuperanno dell’accredito all’arrivo. L’accredito è un momento rilevante perché è il primo contatto tra gli invitati e il personale dell’evento, e quindi dell’azienda. Puoi scegliere se cedere l’onore a una hostess sorridente e spigliata o se farlo fare a un componente dell’azienda, che possa presentarsi e rispondere alle eventuali precoci domande. Un altro compito delle hostess è quello di consegnare le cartelle stampa alla fine dell’evento, assicurandosi che tutti abbiano il materiale informativo.

Il catering è invece protagonista della parte finale dell’evento, assicurati che il tuo buffet sia all’altezza, che ci sia cibo in abbondanza e che i gusti di tutti vengano accontentati. 

Stendi un progetto preliminare

Nella tua conferenza stampa si succederanno diversi relatori, oltre al presentatore e fin da subito dovrai aver chiara la successione delle fasi e dei momenti. Questa tipologia di evento ha una durata breve per cui è molto importante essere ben organizzati, incisivi e precisi. Senza perdersi in grosse cerimonie bisogna cercare di arrivare al punto. Crea una scaletta degli interventi ben definita e che non lasci spazio ad equivoci!

Come devono essere gli interventi:

  • Pertinenti: devono riguardare l’argomento generale della conferenza, non sviare o essere troppo generici;
  • Interessanti: gli interventi devono incuriosire la platea, non dire cose superflue e scontate;
  • Brevi: il tempo dei giornalisti è contato, non portarli a lasciare la tua conferenza quando ancora non hai terminato con gli aggiornamenti.

In questa fase valuta bene gli scenari inaspettati che possono presentarsi. Se un relatore non si presenta potresti aver bisogno di un sostituto lampo, a chi ti rivolgi? Un piano B può essere la tua unica salvezza in caso di necessità e urgenza. Valuta sempre un relatore da poter convocare all’ultimo minuto per non rischiare di rimanere senza interventi. Gli imprevisti sono all’ordine del giorno! Non farti cogliere impreparato.

Nella stesura di un progetto preliminare è rilevante costruire delle tabelle per avere il disegno dell’evento ben chiaro e poterlo condividere con l’intero team. 
Consiglio, ad esempio, di creare un bilancio preventivo per poter definire al meglio il budget. Il bilancio preventivo è un documento in cui vengono inserite le entrate che arriveranno e tutte le spese che si ipotizza verranno sostenute durante l’organizzazione dell’evento. Il bilancio è facilmente compilabile all’interno di un foglio Excel e condivisibile tramite la piattaforma Google Drive, permettendo, così, la visione e la modifica da parte di tutti i collaboratori.

Un altro strumento che può risultare utile è il Foglio Presenze. Una volta decisa la lista degli invitati è bene redigere un documento che riporti i nomi dei giornalisti e le testate per cui scrivono. Questa verrà poi modificata nella prima fase dell’invito e sarà indispensabile per la prenotazione della sala che dovrà essere abbastanza capiente da contenere i giornalisti che hanno confermato la presenza. Inoltre, servirà da registro presenze durante lo svolgimento dell’evento.

I preventivi

Sei già stanco e ti sembra di non essere ancora entrato nel vivo dell’organizzazione? La preparazione di un evento è un lavoro faticoso, ma, se seguirai le mie indicazioni, i giornalisti che aderiranno all’evento se ne andranno via soddisfatti. Questo sai cosa significa? Ottime recensioni! Ovviamente con il duro lavoro otterrai un risultato migliore, però non sempre fare tutto con le proprie mani è la giusta soluzione! Se hai bisogno di una mano, non aver paura a chiedere aiuto a chi è più esperto di te. 

Richiedi i preventivi di cui hai bisogno. Ad esempio, hai pianificato di affittare una sala in un hotel in centro a Bologna? Considera il budget che hai a disposizione e consulta solo gli hotel che ti puoi permettere. Non perdere tempo a valutare preventivi superano di gran lunga il tuo budget.

Lo stesso varrà per l’agenzia che ti fornirà le hostess di cui hai bisogno e un servizio catering per la tua area ristoro. Ci saranno ospiti internazionali? Avrai bisogno di un interprete? Tutti questi servizi avranno un costo, chiedi di quanto salirà il tuo budget per avere determinati servizi. Valutali nel dettaglio. Non sempre ti conviene affidarti a quello che ti costa meno, alcune volte ci sono servizi accessori che possono decretare il successo della tua conferenza stampa.

Chiedi sempre preventivi a più fornitori e assicurati che siano fidati, per non rischiare di inciampare in qualche bufala. Un’azienda come Eventi e fierepuò aiutarti a trovare fornitori certificati che facciano al caso tuo!

A questo punto non ti resta che tirare fuori il tuo budget e il tuo bilancio preventivo e confrontarli con i preventivi ottenuti, puoi permetterti qualcosa in più? Devi rinunciare a qualcosa?

Gestione del tempo: organizza gli interventi

Le tempistiche di una conferenza stampa devono essere ben studiate alla base.

La parte saliente di questo evento si divide in due fasi: la prima, in cui i relatori intervengono succedendosi l’uno all’altro, e la seconda parte è invece dedicata alle domande degli invitati e alle relative risposte.

Nella prima delle due parti è importante strutturare gli interventi dei relatori, assicurandosi che siano pertinenti all’argomento e che siano facilmente comprensibili a tutti. Inoltre, non devono essere troppo lunghi per non rischiare di sforare le tempistiche prestabilite; e in egual misura non devono essere sbrigativi e poco approfonditi, perché potrebbero essere visti dai giornalisti come superficiali.

La seconda parte della conferenza stampa è destinata alle domande da parte dei giornalisti, riguardanti le notizie da voi riferite. Non cercare di stroncare le domande per paura di non essere in grado di rispondere, inciderebbe negativamente sull’immagine della tua azienda e i giornalisti potrebbero indispettirsi. Piuttosto cerca di essere esaustivo nelle risposte e indirizzarle al focus centrale della conferenza stampa. 

Le domande sono un aiuto, non un impedimento o un ostacolo. Rispondere in maniera approfondita può avvalorare ulteriormente il tuo evento e permettere ai giornalisti di meglio comprendere la notizia che stai cercando di comunicare. 

La comunicazione e promozione esterna

La conferenza stampa è sempre preceduta da degli inviti. Non dispensare inviti a destra e manca! Scegli bene i tuoi invitati.

I destinatari dell’invito di una conferenza stampa possono essere:

  1. Il caporedattore di un giornale o di un telegiornale, che deciderà a sua volta chi è il candidato migliore da mandare a presenziare;
  2. Il giornalista specializzato di cui hai già il contatto. Qualsiasi ufficio stampa che si rispetti ha un fornitissimo database di contatti qualificati! Se, ad esempio, stai organizzando una conferenza stampa sul nuovo modello di un telefonino, ovviamente non inviterai un giornalista sportivo.

L’invito va inviato 5/6 giorni prima della conferenza, meglio se il venerdì della settimana precedente, così che venga inserito nell’agenda delle agenzie di stampa. È fondamentale assicurarsi che non ci siano altre conferenze in concomitanza, per assicurarsi la presenza dei giornalisti invitati.

Parlando di comunicazione esterna, non si può non fare riferimento al comunicato stampa, un documento da inviare ai giornalisti con tutte le informazioni preliminari sull’evento. 

Inoltre, qualche giorno prima dell’evento è buona norma fare una chiamata per richiedere la conferma della presenza al giornalista. Non preoccuparti di sembrare insistente, è uso comune ed è essenziale per la riuscita della conferenza.

La comunicazione interna

Un ufficio stampa che si rispetti deve avere alla base uno strutturato sistema di comunicazione. Coordina le attività dei tuoi collaboratori, consiglia strumenti con cui possano comunicare tra loro e fornisci i giusti dispositivi per portare a compimento il loro operato. Capiremo meglio nei prossimi paragrafi di cosa stiamo parlando!

Con l’avvento delle nuove tecnologie, anche la comunicazione interna si è dovuta rinnovare per rimanere aggiornata con i tempi. La comunicazione offline, come le circolari o la pubblicazione di un giornale aziendale, è sempre presente e non verrà sovrastata dai nuovi canali comunicativi. Detto ciò, va però considerato che la comunicazione online è ormai presente nella vita di ognuno di noi e va sfruttata anche per la comunicazione interna di un’azienda o, in questo caso, dell’ufficio stampa.

Le e-mail solitamente vengono usate per le comunicazioni più importante, attraverso la creazione di mailing list. Ma, per alleggerire le caselle di posta in arrivo, si può prendere in considerazione di usare applicazioni apposite per scambiarsi informazioni tempestive che interessano problematiche di minor importanza e per cui non è necessario interpellare l’intero ufficio. Una di queste applicazioni è Slack, una piattaforma di collaborazione aziendale che permette di creare canali specifici per l’organizzazione di una singola attività o un singolo aspetto dell’evento. Questi canali possono essere accessibili da tutti o solamente da coloro che si occupano dell’argomento in questione. Ovviamente Slack è solamente una delle applicazioni che possono rispondere all’esigenza di un dialogo tempestivo.

Un altro strumento che può risultare utile per la comunicazione interna è il già citato Google Drive. Che permette la condivisione di documenti attraverso un semplice indirizzo di posta elettronica, in modo che questi siano consultabili e, in caso, modificabili, da più persone. 

Logistica e allestimento

Ora riconsidera il tuo progetto iniziale e assicurati di aver preso in considerazione tutti gli aspetti delle attività che vuoi organizzare; ci sono ancora alcuni dettagli da vagliare e esaminare? 

La logistica è solo un ulteriore passo per l’evento dei tuoi sogni. Ci sono molte cose da prendere in considerazione: ci saranno dei relatori che verranno a parlare, perché invitati dalla tua azienda o lavoratori interni all’impresa che dovranno illustrare nuovi progetti. Hanno bisogno di un hotel dove dormire? Vengono in giornata con mezzi propri? Porsi delle domande e darsi delle risposte, questa è una strategia vincente. 

Inoltre, è importante preparare la sala per l’arrivo degli ospiti, disporre le sedie a platea, o nel caso di piccoli gruppi si può pensare a una disposizione a cerchio. Assicurati di avere tutte le attrezzature necessarie per la tua conferenza stampa: sicuramente avrai bisogno di un palco da dove parleranno i relatori, poi avrai bisogno di un microfono e delle casse per permettere a tutti di sentire gli interventi. In aggiunta, potresti aver bisogno di un proiettore per mostrare le slide o i video di accompagnamento ai discorsi.

Pre-evento: check up delle attività

Manca davvero poco all’evento e devi capire se tutte le attività sono state organizzate e se tutti sono stati informati e aggiornati sui propri compiti.

Fai un check up delle attività in programma e rifletti su alcuni punti fondamentali per la riuscita del tuo evento:

  • Hai stipulato un contratto di assicurazione per il giorno dell’evento? Devi prendere in considerazione che qualcuno potrebbe farsi male, avere le spalle coperte è di fondamentale importanza per non creare problemi all’immagine della tua;
  • Monitorando l’ipotetica affluenza e le risposte degli invitati, hai un numero sufficiente di partecipanti all’evento?
  • Il catering che hai contattato ha un’alternativa adeguata a vegetariani, vegani, crudisti e ecotariani?
  • Hai fornitori che puoi chiamare nel caso in cui i tuoi non siano così affidabili come pensassi e ti abbandonino proprio il giorno del tuo evento?

Come si suole dire, a quest’ora “il più grosso è stato fatto”, ma un organizzatore di eventi che si rispetti non si fa trascinare dalle acque! Controlla i dettagli, ricontatta i fornitori, spiega per l’ennesima volta il compito ad ogni singola persona del tuo staff se occorre. È il tuo evento e nessuno si lamenterà per il fatto che vuoi che sia perfetto.

Svolgimento dell’evento

Nel corso dell’evento tutto deve già essere stato organizzato, devono essere stati ipotizzati i rischi e gli imprevisti. Per assicurarti che tutto sia al proprio posto, un’ora prima dell’evento, è buona norma fare un briefing con lo staff. I tuoi collaboratori dovranno sapere esattamente come muoversi durante la conferenza. Ad esempio, vuoi assicurarti che le tue hostess sappiano con che registro rivolgersi ai tuoi ospiti? Al momento del briefing puoi assicurarti che tutte le tue note comportamentali siano state riferite a loro dall’agenzia.

Durante la conferenza stampa è plausibile che tu in prima persona, o chi per te, dovrà parlare in pubblico, rappresentando la tua azienda. “Mettendoci la faccia”. In questo caso raccomando di seguire alcuni semplici passi per parlare in pubblico, l’arte dell’oratoria viene studiata dall’epoca dell’Antica Roma, non è da prendere sottogamba. Il modo in cui interagisci con i tuoi ospiti influisce molto sull’impressione che dai del tuo evento. Preparati nella maniera più appropriata, il modo in cui gesticolerai e i vestiti che sceglierai saranno un messaggio che lancerai ai giornalisti. Non farti prendere dall’ansia e respira a fondo! Nessuno è nato imparato. Con un po’ di pratica prima dell’evento riuscirai a risultare spontaneo e naturale.

Dopo un primo momento di accredito i giornalisti si accomoderanno e dovrai essere sicuro che abbiano tutto il necessario per prendere appunti e per facilitare il loro lavoro. In questa fase è, dunque, fondamentale consegnare le cartelle stampa. Le quali, al loro interno, dovranno contenere documenti, immagini e brochure che aiuteranno gli invitati a concentrarsi sul focus della conferenza e a scrivere un articolo esaustivo una volta terminato l’evento.

Cosa fare dopo l’evento

Ma non è ancora finita? Ebbene no.

Il lavoro post evento è importante tanto quanto quello che lo precede. Bisogna ricontattare i giornalisti per verificare che abbiano correttamente interpretato il contenuto della vostra conferenza e che scriveranno di voi e della vostra azienda. La chiamata post evento è fondamentale, sia perché serve a ricordare ai giornalisti la rilevanza del vostro evento, sia perché ti consente di rilevare i feedback della tua conferenza stampa.

Inoltre, è necessario ricavare informazioni dagli articoli che verranno pubblicati a riguardo. Il messaggio è arrivato ai giornalisti come ti eri immaginato? Hanno evinto qualcosa dal tuo evento che non era nei piani? Se la risposta è no: cosa hai sbagliato?

I feedback positivi, come quelli negativi, ti saranno molto utili nell’organizzazione della prossima conferenza, quindi non dimenticare di scriverli e tenerli con te per effettuare eventuali miglioramenti nella conferenza stampa successiva!

Purtroppo, è possibile che venga interpretato male un intervento o un una frase. Per questo motivo è sempre bene redigere un discorso curato e eventualmente fare affidamento su degli esperti di public speaking, che sappiano consigliarti e rendere il tuo evento privo di problematiche di questo genere.

Ed eccoci giunti alla fine di questo articolo, spero che ti sia stato di aiuto e che adesso tu ti senta più sicuro se devi organizzare una conferenza stampa!

Se è così condividilo con i tuoi conoscenti e amici!

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