Immagino ti sia capitato di ritrovarti davanti a dei camioncini itineranti, che abbiano fatto tappa nella tua città, perché promuovevano un qualche prodotto, un’azienda o un nuovo progetto. Così come immagino tu abbia pensato essere un’idea originale e particolare. Sai come si chiamano questi tipi di eventi promozionali? Road tour! Se anche tu stai pensando di pianificarne uno, perché desideri promuovere la tua attività o qualche prodotto e vuoi arrivare direttamente al target da te scelto sei proprio nel posto giusto! Ti darò qualche dritta su come organizzare un road tour perfetto e che non perda di vista i tuoi obiettivi.
Che cos’è un road tour?
Contenuti
Un road tour è un evento itinerante il cui scopo è la promozione di un determinato brand, prodotto o azienda. È una tipologia di tour che prevede l’utilizzo di camper brandizzati che, una volta giunti a destinazione, fungono da vetrine espositive e danno vita al singolo road show. Il road tour è infatti un evento generale e ampio che include i singoli road show, che avvengono nelle singole città scelte per il tour. Il road tour sostanzialmente è un mezzo efficace di pubblicità, si pone come punto di contatto diretto tra consumatore e venditore e spesso è caratterizzato da momenti di intrattenimento. Prevede, pertanto, un coinvolgimento attivo del target a cui ti riferisci e da parte dello staff da te scelto per la promozione. Se questo è ciò a cui punti per i tuoi progetti, come fare per organizzare un road tour?
Porta la tua mission, la tua vision e i tuoi valori all’interno del tuo road tour
Se stai organizzando un road tour non perdere di vista i valori e gli obiettivi aziendali sui quali svilupperai il progetto dell’evento itinerante. Soprattutto perché questo tipo di evento rappresenta un momento di comunicazione molto efficace! Quindi tenere a mente i propri valori renderà il tuo evento facilmente comprensibile e apprezzabile.
È normale che per quanto possa essere un evento promozionale differente dai soliti deve in ogni caso essere espressione pura della propria mission, della propria vision e dei valori. Il primo termine, per quanto astratto possa sembrare, si riferisce alla progettazione di obiettivi concreti da raggiungere per l’azienda e alla delineazione delle caratteristiche distintive. La vision, invece, è l’ideologia aziendale vera e propria sulla base della quale si progettano obiettivi futuri considerando i valori dell’azienda. Per valori intendiamo la struttura identificativa dell’azienda di per sé, che la differenzia dalle altre aziende, caratterizzandola per aspetti particolari.
Qualsiasi sia il tipo di progetto che intendi sviluppare per il tuo road tour ricordati di rispettare questi tre punti fondamentali e non tradirli. Rimanere fedele a loro ti permetterà di esprimere al meglio la tua azienda e ciò che intendi promuovere all’interno dei road show.
Definisci i tuoi obiettivi
Per procedere alla pianificazione del tuo road tour fai un brainstorming tenendo in considerazione gli obiettivi che ti sei prefissato. È la prima volta che organizzi un road tour e il tuo obiettivo è quello di riscuotere successo, di allargare la tua clientela oppure stabilire nuovi rapporti di business? Lo hai già fatto in precedenza e il tuo obiettivo è consolidare o migliorare i tuoi risultati? Allora trova il modo più opportuno per poter proiettare al meglio il tuo brand/prodotto sulla base di una forte immagine coordinata aziendale, il target e come organizzare il road tour in base ai contenuti.
Definisci il budget: quanto costa raggiungere i tuoi obiettivi
Stabilire il budget è sempre una delle azioni preliminari da compiere per la realizzazione di un evento. Se hai già organizzato un road tour in precedenza, nessuno meglio di te può fare una stima dei costi. Così come saprai perfettamente se sei riuscito a raggiungere gli obiettivi stabiliti. Soprattutto quando si tratta di organizzare un road tour non perdere di vista il budget ti consentirà di gestire le varie tappe in maniera eccellente.
Se non ne hai mai organizzato uno, affidarsi ad un esperto agevolerà la tua organizzazione. Innanzitutto potresti comunicargli un budget, eventualmente contrattabile, e chiarire l’intenzione di chiedere preventivi a diverse aziende e fornitori. Ciò ti permetterà di scegliere la soluzione più adatta alle tue esigenze. Ci sono due ulteriori elementi da tenere in considerazione: la possibilità di ricorrere a sponsor e contemplare nella cifra stabilita i costi interni all’azienda in termini di tempo e personale. Oltre a ciò puoi sempre trovare dei finanziamenti per il tuo road tour e dare vita ad un marketing collaborativo e vantaggioso.
Infine è bene estrapolare dal budget stabilito un 10% per il fondo per i costi imprevisti, utile per coprire anche eventuali rischi.
Come ti immagini il tuo road tour: il concept
Il concept è una descrizione riepilogativa e riassuntiva dell’idea di un nuovo progetto di comunicazione, di un prodotto o di una campagna pubblicitaria. In tale accezione, quindi, si intende l’idea del road tour in sé e come intendi progettarlo. Focalizzare bene il target a cui intendi rivolgerti implica la necessità di trasmettere un messaggio che giunga diretto ai probabili consumatori/compratori. Stabilisci la data dell’evento, la durata e, nel tuo caso, le città da usare come location per il tuo road tour. Dà un titolo d’impatto, coerente al tema da te trattato e fai in modo che i contenuti si adeguino bene all’idea di road tour che ti sei fatto.
Essendo un evento itinerante c’è l’alta probabilità che il tuo target sia molto ampio e stimare la probabile affluenza faciliterà le tue mosse. Ad esempio: se stai promuovendo una nuova bevanda rinfrescante la decisione di avviare un road tour estivo nelle città marittime più famose, in giorni con alti picchi di affluenza, garantirà un’elevata probabilità di successo.
In base a ciò sviluppare il concept ti tornerà utile per stabilire cosa vuoi che ci sia durante il tuo evento. Potrai organizzare delle attività che coinvolgano i partecipanti, selezionare uno staff che si occupi di promuovere e di cercare di convincere quanto più possibile. E ricorda di dare anche importanza agli allestimenti e magari di considerare l’idea di incentivare i consumatori con dei gadgets.
Analisi dei costi
Ti sei mai chiesto che cos’è un’analisi dei costi e a cosa serve? Avendo immaginato il tuo evento, considera i costi come l’affitto di camper, lo staff, la pubblicità, l’allestimento, etc. Tutti questi elementi devono rientrare nel budget da te stabilito senza tralasciare i costi interni. Dunque è opportuno considerare anche quanti dipendenti deciderai di impegnare nell’organizzazione del road tour. Alla luce di queste variabili, probabilmente organizzare da solo l’evento, pensando di risparmiare, potrebbe condurti ad un rischio maggiore con la conseguente causa di spendere più di quanto previsto. Quindi affidarti ad esperti ridurrà il margine di rischio e potrà aiutarti nella scelta di fornitori affidabili e nella considerazione dei costi interni. Penseranno loro a prospettarti varie opzioni in base al tuo concept, i tuoi valori e alle tue idee.
Stendi un progetto preliminare
È bene pensare ad un progetto preliminare e a come stenderlo… sappi che ti sarà di grande aiuto! Sai perché? Perché un progetto preliminare, che valuta al suo interno vantaggi e svantaggi, ti permetterà di arrivare all’inizio del road tour senza particolari difficoltà. Innanzitutto fa un elenco di tutto ciò che serve per realizzare il tuo road tour, organizzando le varie attività e non tralasciando la campagna pubblicitaria. Il tuo progetto deve essere in linea con i valori della tua azienda, motivo per il quale è bene che tu sia coerente con il tuo brand.
Trattandosi di un’organizzazione alquanto complessa occorre valutare i rischi e cercare di eliminarli, al più se non li si possono eliminare cautelati con delle assicurazioni che ti preservino da rischi non eliminabili. I singoli road show possono svolgersi solo se riuscirai a fare i conti con tutte le attività burocratiche, soprattutto per il permesso per l’occupazione del suolo pubblico su cui sosterà il tuo camioncino e per le autorizzazioni per gli eventi pubblici. Oltre ai rischi, non dimenticare di valutare eventuali imprevisti tenendo in considerazione le alternative ad essi.
Richiedi preventivi
Richiedere dei preventivi è uno degli step fondamentali per organizzare il tuo road tour. Comunica sempre i servizi di cui hai bisogno e le date per i quali ti servono. Per assicurarti che i tuoi fornitori siano affidabili cerca recensioni o rivolgiti a un’agenzia come Eventi e Fiere che possa individuare per te fornitori certificati. Potrebbero servirti servizi tecnici come audio e luci, staff e la logistica. Una mossa astuta potrebbe essere quella di richiedere più preventivi per avere più scelte. Eventi e Fiere ti darà una mano a metterti in contatto con fornitori qualificati e professionali.
Sviluppa un Gantt di progetto
Il tuo progetto deve essere tenuto continuamente sotto supervisione, solo così potrai assicurarti che il tuo evento riesca alla perfezione. Adesso che hai tutte le informazioni per organizzare il tuo evento sviluppa un Gantt di progetto che ti consenta di strutturare l’evento in maniera schematica e precisa. Calendarizza le attività che hai precedentemente progettato nel concept e nel tuo progetto preliminare.
Nella tua pianificazione includi le città in cui intendi svolgere i tuoi road show, le attività che intenderai svolgere e quanto vuoi che duri l’evento itinerante.
Per quanto schematico e preciso, il Gantt di progetto deve essere anche flessibile ad eventuali problemi improvvisi.
Comunicazione esterna e promozione del road tour
A questo punto della pianificazione siamo pronti ad entrare nella fase operativa e concreta dell’evento. Promuovere il tuo road tour prevede la scelta di canali appropriati per diffondere e pubblicizzare il tuo evento. I canali più efficienti sono senza ombra di dubbio i social network, ma non sono gli unici! Infatti potrai promuovere il tuo evento sul tuo blog aziendale, o comprando degli spazi pubblicitari su altri siti ma potresti anche promuoverlo con il volantinaggio.
È particolarmente rilevante fare una buona campagna pubblicitaria, sulla base di una buona strategia di comunicazione e promozione, per il successo del tuo evento. Più sarà fatta bene e in maniera efficiente, più successo potrai ottenere!
Comunicazione interna
Pensavi bastasse solamente la comunicazione esterna per rendere perfetto il tuo evento? Pensavi male! La comunicazione interna è un altro importante elemento da tenere in considerazione per il successo del tuo road tour. Mantenersi aggiornati con lo staff e con i fornitori è una condizione imprescindibile per gestire la coordinazione dell’evento.
Cura la logistica dell’evento
Nel caso dei road tour la logistica forse è l’aspetto a cui bisogna prestare più attenzione. Ricordiamoci che si tratta di un evento itinerante, perciò prevede l’organizzazione di trasporti e il probabile noleggio dei mezzi. Per i road tour la scelta adeguata di furgoncini o camper è condizionante ai fini dell’evento. Ad esempio se il tuo evento prevede l’uso di più camioncini o ha bisogno di uno spazio più grande rispetto ai soliti furgoncini è bene che tu scelga camper più attrezzati o spaziosi. Se, inoltre, il tuo evento prevede dei momenti di intrattenimento come spettacoli o giochi non basterà che il tuo camper sia grande a sufficienza ma che lo spazio esterno ad esso sia attrezzato a dovere.
Per fare ciò potrai rivolgerti al nostro servizio di logistica che ti aiuterà nella ricerca dei trasporti più opportuni e vicini al tuo budget. Ovviamente ciò che ti serve è uno o più camper attrezzati che possano soddisfare le tue richieste e anche il trasporto della merce e del tuo staff.
Allestisci la location
Allestire in maniera adeguata la location, nel tuo caso il camper brandizzato, ti permetterà di attrarre più pubblico possibile e di pubblicizzare al meglio il tuo evento. Soprattutto ricorda che, per questo genere di eventi, la diffusione di gadget attirerà più gente e soprattutto saranno più invogliati ad interessarsi all’evento. Magari all’interno del tuo camper potresti ricreare un salottino in cui i partecipanti possano sedersi comodamente e parlare con lo staff per chiedere informazioni su ciò che stai proponendo. Ritornando della bevanda rinfrescante da promuovere ad esempio in estate, la scelta di città quali Rimini o Bari ti permetterà di promuovere al meglio il tuo prodotto e perché no di arrivare anche ad un target più giovane e curioso. Allestendo la location, ricordati di riservare degli spazi dedicati a spettacoli o giochi che pubblicizzino la tua azienda e il tuo prodotto.
Il pre evento: check-up delle attività
Gli eventi itineranti, come già detto prima, sono degli eventi che hanno bisogno di essere controllati punto per punto. Nella fase del pre evento ricorda di fare un riepilogo delle attività al fine di rendersi conto di aver rispettato tutti i piani preventivati e risolvere eventuali intoppi dell’ultimo minuto.
Come fare il check-up delle attività prima dell’evento? Ecco alcune domande indicative che potrebbero tornarti utili:
- Hai ricevuto permessi quali il permesso per l’occupazione del suolo pubblico?
- Hai stipulato le assicurazioni necessarie?
- Le pratiche burocratiche sono state accettate?
- Hai rispettato il tuo budget considerando anche il fondo imprevisti?
- Hai pubblicizzato al meglio il tuo evento?
- Hai preparato lo staff al meglio?
- Hai dei fornitori di riserva?
Durante l’evento: lo svolgimento del road tour
È arrivato il momento di dare il via al road tour! Ricorda di fare un briefing con i tuoi collaboratori e il tuo staff per ultimare gli ultimi dettagli. Chiave di tutto: coordinazione e comunicazione. Ma attenzione! Non basta solo il briefing iniziale per un evento del genere. È importante che questo venga monitorato in tutto il suo svolgimento, verificando che tutto stia procedendo secondo i piani. Soprattutto bisogna stare attenti ad eventuali intoppi ed essere pronti a cercare di risolverli il più in fretta possibile per il proseguimento dell’evento. Ad esempio se pensi ci sia poca gente allora trova un modo per aumentare la loro curiosità. Al contrario, se pensi stia andando tutto per il meglio significa che il tuo evento procede alla perfezione.
Dopo l’evento: cosa fare dopo il road tour?
Ci sono degli ultimi step da considerare per completare al 100% il tuo evento. Al termine del road tour richiedi un feedback dei partecipanti: ti servirà a renderti conto, per migliorarti in futuro, degli aspetti positivi e negativi dell’evento. Si può sempre migliorare e valutare il tuo evento in base agli obiettivi che ti eri prefissato ti darà la chiave giusta per una futura organizzazione di un altro road tour. Ricontrolla, inoltre, tutti i rapporti economici quali fatture, rimborsi e spese extra per capire se sei riuscito a contenerti nel budget previsto o se lo hai sforato.
Se hai già organizzato un road tour, ma non reputi sia andato per il meglio affidati ad Eventi e Fiere. Se invece non sai come organizzare un road tour ed è la prima volta che hai a che fare con questo particolare tipo di evento itinerante richiedi pure un preventivo gratuito da noi di Eventi e Fiere, saremo più che felici di aiutarvi!
