Come organizzare un Team Building

Come organizzare un Team Building?

Nel 2018 in una gara di Formula 1 il team Ferrari è riuscito ad effettuare il cambio gomme più veloce della storia. Ha impiegato 1.9 secondi! Vettel non è riuscito a vincere quel gran premio, ma la Ferrari ha mostrato comunque una grande prova di forza. In F1 nulla è lasciato al caso e lo spirito di gruppo è la chiave del successo. Qualsiasi dirigente vorrebbe che la propria azienda lavorasse come un team di F1: una grande coesione alla base di una coordinazione perfetta. Se sei qui, scommetto che lo vorresti anche tu!

Il tuo gruppo di lavoro non funziona? Forse avete perso quella motivazione e quello spirito di cooperazione che inizialmente vi animava, oppure non siete mai riusciti ad entrare in sintonia, o magari siete un team ancora alle prime armi e avete semplicemente bisogno di tempo.

Credo proprio che un team building sia quello che fa per te! 
Di cosa sto parlando? Di una serie di attività volte a migliorare alcuni aspetti del tuo team di lavoro: la coesione del gruppo, la fiducia reciproca dei dipendenti, la conoscenza tra questi. 
Se il tuo team è in sintonia e produttivo, oltre a rendere più gradevole l’ambiente di lavoro, determina per le tue tasche un risparmio nel lungo termine. Se si lavora bene, ne trae beneficio anche l’azienda. 
Ne esistono vari tipi, in grado di rispondere a più esigenze. Una vacanza aziendale in Amazzonia? Potrebbe essere un team building! E una cena con delitto? Anche, vediamo come!

Che cos’è un team building?

Letteralmente il team building può essere inteso come “costruzione di un gruppo”. Negli anni ‘20 fu un certo Elton Mayo a capire che per far funzionare meglio un’azienda non bisognava intervenire sull’ambiente lavorativo, ma sui dipendenti stessi.

Possiamo definire il team building come quella serie di attività volte a incentivare la fiducia reciproca dei dipendenti, la comunicazione e altri fattori che determinano un complessivo miglioramento delle condizioni di lavoro di un gruppo aziendale.

So già cosa stai pensando. Ti stai già immaginando il tuo noioso evento di team building: un gruppo di persone, tristi e stressate, che per un giorno intero sono segregate dentro una stanza buia, davanti ad uno schermo, impegnate in difficilissime attività di risoluzione problemi o di logica. Ti stupirò: il team building può essere tutt’altro che noioso!

Vi è una quantità sterminata di attività diverse che possono essere affrontate con un team building, per potenziare diversi aspetti del gruppo di lavoro. È frequente che manager o dirigenti tendano a considerare diverse attività come obsolete o soltanto un “divertente” spreco di tempo. Ma il divertimento non esclude a priori il potenziamento di alcune qualità fondamentali per un gruppo di lavoro.

Le attività che prevedono sport di squadra possono incentivare lo sviluppo di un gruppo di lavoro. Come fondamentali sono attività di recitazione o di esecuzione musicale, ovviamente nei limiti del possibile. Senza dimenticare l’attività di team building più in voga al momento: la famosa “escape room”. Tutte queste attività, se praticate in modo corretto, possono rappresentare la svolta per la formazione del tuo gruppo di lavoro!

Definisci i tuoi obiettivi

Abbiamo definito cos’è il team building, quindi se sei arrivato fin qui sicuramente ne hai bisogno. Ma non puoi impegnare il tuo gruppo in questo genere di attività senza aver prima compreso quali sono le tue reali esigenze. Quali obiettivi vuoi raggiungere? Devi comprendere cosa manca al tuo team, cioè su cosa dovete migliorare. Se hai chiara la situazione, posso darti una panoramica su cosa un team building può offrirti. Così potrai farne un utilizzo ottimale.

Saprai che alla base di ogni team vincente c’è un forte e consolidato spirito di gruppo. Anche se può sembrarti banale, la coesione è il primo aspetto fondamentale. Mai sottovalutare questo aspetto, potrebbe essere proprio ciò che manca al tuo team!

Per un gruppo è fondamentale avere un leader e per questo motivo potrebbe essere molto utile comprendere e saper utilizzare gli strumenti di leadership. In alcuni gruppi il problema potrebbe riguardare la persona che gestisce le attività che, trovandosi a coordinare il gruppo, potrebbe fare dei danni. Esistono team building che mirano proprio a risolvere questo problema. Ne è un esempio “Orienteering”, un team building immerso nella natura che, attraverso un percorso diviso in tappe da far svolgere all’intero team, permette permette di rafforzare l’abilità di leadership e la cooperazione del gruppo.

Può accadere che molti individui in un gruppo di lavoro non riescano a cooperare in modo adeguato, perché magari non si conoscono abbastanza. Soprattutto se hai un gruppo alle prime armi, il team building di cui ti ho appena parlato mira proprio a questo. Infatti il team building incentiva la nascita di nuove relazioni e rafforza quelle vecchie, quindi incrementa la fiducia reciproca.

Ti puoi trovare nella situazione in cui il tuo gruppo debba potenziare le proprie capacità di problem solving. Problem che? Sì, di problem solving, cioè quell’insieme di capacità che permettono di risolvere, e ancor prima analizzare, determinate situazioni. Tra le varie opzioni offerte dal team building, troverai infatti delle attività propedeutiche anche per questo aspetto. Hai mai sentito parlare di cena con delitto? Si tratta in questo caso di una cena aziendale trasformata in team building, in cui il team può partecipare a giochi di ruolo, rafforzando i rapporti interpersonali.

Anche adesso che hai capito un po’ meglio cosa un team building può offrirti, il gioco non è così semplice. La fase più complessa è quella precedente: capire le tue esigenze. Non si tratta solo di capire il proprio team, ma di comprendere e immedesimarsi nella loro situazione che è ben diverso dall’osservarli esternamente e basta. Non è immediato riuscire a concepire tutti i meccanismi degli ingranaggi psicologici di un insieme di persone, ma il team building può essere lo strumento che fa per te.

Definisci il budget per l’attività

Chiariti quali sono i tuoi obiettivi, veniamo alle cose pratiche. Prima di tutto il budget. Possiamo sintetizzare il tema con delle questioni importanti. Se sei un dirigente, chi meglio di te può stimare quanto è possibile investire in questa attività? Ma ancor più importante: quanto sei pronto tu a investire in questo team building?

Non commettere un errore di sottovalutazione. Agli occhi di molti potrebbe sembrare un investimento inutile, non soltanto di denaro, ma anche di tempo. “Si perde una giornata di lavoro, si interrompe un importante progetto, ecc.”
Insomma si finisce per non dare la giusta importanza a quella che invece potrebbe essere la chiave di risoluzione di problemi strutturali dell’azienda.

Non devi dimenticarti che investire sulle risorse umane dell’azienda vuol dire anche valorizzarle. Il dipendente non ignorerà tutto questo e potrebbe ricambiare l’attenzione nei tuoi confronti. Un investimento sui dipendenti è il primo passo per aumentare la motivazione di un gruppo di lavoro.

Devi sapere che il tuo budget varia a seconda del team building che scegli. Presupposta l’importanza di investire molto sull’aspetto umano, voglio rivelarti una piacevole verità. Non sempre impiegare un budget enorme è redditizio. Infatti esistono delle attività più economiche che permettono di raggiungere risultati migliori di un pazzo viaggio di gruppo di sopravvivenza in Amazzonia. Questi team building lavorano sugli aspetti psicologici attraverso giochi di ruolo, che non richiedono molto materiale o un esagerato impiego di denaro.

Non dimenticare infine tutte le spese extra, perché si possono presentare imprevisti. Proprio per questo devi pensare a predisporre un fondo imprevisti dal quale attingere se per esempio venisse a mancare del materiale necessario per le attività o se all’ultimo minuto ti rendessi conto che ti serve più staff per il catering. 
Oltre ad un fondo per eventuali emergenze dell’ultimo minuto, pensa anche a destinare una parte del tuo budget alle assicurazioni per eventuali rischi che potresti correre. Se, ad esempio, per gli spostamenti del team utilizzi la macchina aziendale, accertati che sia assicurata. Se si danneggia, oltre al team building rovinato, anche il tuo portafoglio potrebbe risentirne.
Sei sicuro di riuscire a pensare a tutti i possibili imprevisti o forse sarebbe meglio affidarsi ad un organizzatore di eventi che si occupi di ogni singolo dettaglio? (io opterei per la seconda, fidati!)

Concept: scegliere l’evento che fa per te

Ora spazio alla fantasia! Devi sfogare la tua immaginazione. Perché, come ti ho già detto, esistono una miriade di eventi e attività di team building. È qui che si combina tutto ciò che abbiamo visto fino a questo momento. Hai in mente i tuoi obiettivi, sai di cosa hai bisogno. Sai quanto vuoi e puoi impiegare in questo evento. Non ti resta che progettare! Crea il tuo concept.

Non illuderti di essere l’unico portatore di sane idee. La condivisione e il confronto sono fondamentali. Consultati con gli stessi componenti del gruppo perché possono nascere delle circostanze di disaccordo. Ma proprio queste situazioni sono le più propedeutiche! Devi valutare una grande quantità di fattori, perché è importante commisurare l’evento non soltanto ai tuoi obiettivi aziendali, ma anche alle tipologie di dipendenti con le quali hai a che fare. Infatti devi considerare l’età, il sesso e, come già accennato, anche gli interessi comuni.

Il mondo di oggi ci propone una tecnologia a portata di tutti e in modo immediato, anche per le attività di team building. Esistono infatti alcuni eventi definiti team building 2.0 che utilizzano espedienti come la realtà aumentata o quella virtuale. Anche a partire dall’utilizzo degli smartphone di ultima generazione possono nascere una miriade di attività. Ne è un esempio la cosiddetta “Caccia al tesoro 2.0”, che consiste in attività di problem solving con smartphone e altri dispositivi elettronici, favorendo la comunicazione tra i partecipanti e la coesione del gruppo.

Concependo il tuo evento, non trascurare l’importanza di ingaggiare un team building a sfondo etico. Non serve che ti ricordi l’importanza educativa di tutto ciò, ma un impegno sociale contribuisce ad accrescere la motivazione del gruppo. Proprio perché lo scopo dell’attività è “nobile”, l’impegno sarà incentivato.

Ti ho detto di ampliare al massimo la tua immaginazione, ma non sempre la cosa più strana e complessa è la più redditizia. Sarai sorpreso, ma non trascurare anche la possibilità di organizzare una semplice cena o un pranzo aziendale. Riunirsi davanti ad un pasto è il mezzo più efficace per formare una certa convivialità. Quest’ultima rappresenta un tassello fondamentale per rafforzare i rapporti aziendali.

Il concept che andrai a pianificare servirà innanzi tutto a darti un’idea del tipo di team building più adatto al tuo team di lavoro, dopodiché saranno da definire tutti gli aspetti meramente organizzativi. Sto parlando della scelta della location in cui ambientare il team building, stabilire quanto vuoi far durare l’evento (un pomeriggio, un’intera giornata, più giornate). 
Sono da definire in questa sede anche le attività che devono essere svolte durante l’evento, lo staff di cui necessiti per portare avanti i lavori. 
A proposito, hai pensato ad includere uno staff esterno nel caso di team building come la cena del delitto? Avrai bisogno senza alcun dubbio almeno di un catering che si occupi di servire le pietanze!
Tutto questo senza dimenticare di pensare all’identità che vuoi dare al tuo evento: nome e tema!

Analisi dei costi

L’analisi dei costi arriva per tutti. È il duro confronto con la realtà. Questo è il momento di verificare se le tue aspettative per l’evento erano troppo alte o se il tuo progetto potrà essere realizzato effettivamente come te lo eri immaginato. 
In questa fase dovrai elencare tutte quelle che saranno le spese per la realizzazione dell’evento, in modo da avere una mappa generale dell’organizzazione delle uscite. Così facendo potrai visualizzare quanto andrai a spendere, senza dimenticare di effettuare i pagamenti. 
Inoltre se per la realizzazione dell’evento ti fai aiutare dal tuo staff interno, dovrai pagare le ore aggiuntive di lavoro! 
Sei sicuro che ti convenga? Non sarebbe meglio affidarsi ad un esperto esterno? Così non devi preoccuparti di queste procedure né tu, né i tuoi dipendenti!

Stendi un progetto preliminare

A questo punto occorre dedicarsi alla redazione di un progetto preliminare. Esso prevede un elenco dettagliato di tutte le attività fondamentali per la realizzazione dell’evento: selezionare i fornitori, valutare le tempistiche, controllare se le spese rientrano nel budget e verificare che nella attuazione dell’evento la brand identity risulti coerente. 
Ricapitola gli obiettivi ed i risultati che vuoi ottenere da questo evento. Fai una stima di quanto tempo durerà il tuo team building.
Ipotizza una data plausibile per il tuo evento, cercando di non fissarlo durante i periodi di lavoro più intensi. Magari scegli un giorno a ridosso della fine delle ferie lavorative. Non dimenticarti di calcolare tutto il materiale necessario! Non dovrà mancare nulla.

Infine ricorda che durante lo svolgimento delle attività potresti incorrere in vari rischi, da non sottovalutare. Soprattutto quando si tratta di team building outdoor in cui i partecipanti sono a stretto contatto con la natura, l’esposizione a situazioni pericolose è maggiore. L’infortunio potrebbe essere dietro l’angolo. Adesso mettiti all’opera predisponendo effettivamente le assicurazioni di cui ti avevo parlato in precedenza.

Preventivi

Bene, è tutto pronto, hai di fronte a te il tuo progetto: è giunto il momento di trasformarlo in realtà! La parte divertente e creativa è finita. Ora passiamo alla parte un pochino più noiosa, ma necessaria: i preventivi. A meno che tu non sia un animatore o un team builder devi necessariamente affidarti ad una agenzia di viaggi che ti fornisca assistenza per attuare il tuo evento.

Ti è mai capitato di dover partire per un viaggio? Una volta prenotato il volo non devi far altro che scegliere l’hotel. Allora ti affanni a leggere una miriade di recensioni. Confronti i prezzi, la posizione, i servizi ecc. Alla fine solo dopo aver valutato tutte le possibilità compirai la tua scelta. Ciò che ti aspetta ora non è così diverso: una ricerca affannosa che magari potrebbe richiedere più tempo del previsto.

Ma come con i viaggi, esistono soluzioni più veloci e meno stressanti. Sto parlando di agenzie che possono garantirti soluzioni affidabili. Compiere la scelta migliore sarà molto più semplice.

Tieni sotto controllo il tuo budget. Se hai stimato di investire una quantità limitata di fondi potresti richiedere più preventivi a diversi fornitori, magari cercando anche di contrattare. 
In questo caso noi di Eventi e Fiere possiamo aiutarti. Ti forniamo preventivi da parte di cinque esperti da noi selezionati e quindi ritenuti affidabili e competenti, in base al servizio di cui necessiti. 
Come avrai ben capito, la situazione non è semplice. Stare dietro a tutto è veramente complicato. Chiedi aiuto, non è peccato, potrebbe anzi rivelarsi una benedizione!

Comunicazione interna

Abbiamo già detto che a seconda di chi sei e dell’azienda di cui ti occupi sceglierai attività di team building diverse. Una volta progettato il tuo evento devi pensare a come coinvolgere i tuoi dipendenti. 
Per quanto riguarda la comunicazione interna con i tuoi dipendenti, se hai seguito le mie indicazioni li hai già interpellati informandoti sui loro interessi e le loro preferenze. È importante capire se tutti sono motivati ed entusiasti di affrontare questa esperienza. Se così fosse, la probabilità dell’insuccesso si farebbe sempre più lontana. Non devono affrontare l’evento come qualcosa di forzato. L’impegno deve essere spontaneo.

Cerca di mantenere alto l’entusiasmo e la motivazione dei tuoi dipendenti. Così facendo, il coinvolgimento positivo si ripercuoterà anche sull’orario di lavoro, migliorando il clima aziendale.

Hai pensato a mettere in palio dei premi?
Una specie di ricompensa per la squadra vincitrice nelle attività di competizione stimolerebbe sicuramente la partecipazione. 
Ultimo aspetto da non trascurare: cerca di essere chiaro, esponendo tutti i punti e le fasi del team building, magari trasmettendo le informazioni ai tuoi dipendenti via mail o con degli appositi biglietti di invito.

Comunicazione esterna

La comunicazione esterna non è altro che la comunicazione ufficiale ai tuoi dipendenti dell’evento di team building che hai organizzato per loro. Ci sono varie modalità con cui informarli, scegli tu quale ritieni più idonea alle caratteristiche della tua azienda.

Pre evento: check-up delle attività

Sta per iniziare il tuo evento, mancano pochi giorni, voglio dirti ancora alcune cose da tenere presenti. 
Se hai optato per un evento in trasferta e l’agenzia di viaggio alla quale ti sei affidato non comprende un servizio di trasporto, devi sincerarti di come arriverete alla meta. Valuta un servizio di noleggio di bus o altri mezzi nella tua città.

Se hai deciso invece di organizzare semplicemente una cena o un pranzo aziendale, occupati di contattare il catering, che ti sarai già occupato di prenotare, per concordare il menu dell’evento e l’organizzazione del momento ristoro.

Beh è tutto pronto, non ti resta che fare un ultimo check-up di tutte le attività del tuo evento. Potrebbe esserti utile una checklist riassuntiva.

Post evento: il feedback dei partecipanti

Adesso viene la parte più importante. Che tu sia il capo dell’attività o che siate un gruppo di manager, bisogna tirare le somme. Devi assolutamente tracciare i contorni della situazione: è necessario capire se tutto ciò che avete fatto è servito a qualcosa. Non vuoi sapere se i fondi investiti sul tuo personale hanno portato a un risultato?

Diviene quindi fondamentale chiedere un feedback ad ogni partecipante. Fornisci un questionario a coloro che hanno preso parte al team building e, in base alle risposte che emergeranno, valuta se l’evento ha ottenuto il risultato sperato o meno. Puoi sempre migliorare!

Siamo giunti alla fine. Ti sarai reso conto che organizzare un team building a volte non è una passeggiata. Oltre ai fattori relazionali da valutare, c’è anche tutta la parte logistica che richiede impegno e capacità organizzative. 
Avere i risultati sperati dipende sia dalla scelta del giusto team building, che da come è avvenuta l’intera organizzazione dell’evento.

Da solo non riuscirai facilmente a seguire tutti gli aspetti e le attività di preparazione, ma se ti affidi ad Eventi e Fiere, possiamo trovarti i fornitori adatti alle tue esigenze!