Volantini promozionali per evento: come si realizzano?

Come realizzare volantini efficaci per il vostro evento facendovi capire dal vostro grafico e fare una campagna di street marketing.

“Volantini con il nostro logo per tutta la città, volantini nei bar, volantini nei negozi, volantini ai bambini al posto dei palloncini, volantini, volantini ovunque!”

Questo delirio al quale ho assistito fa sempre parte di quelli accadimenti che vorrei raccogliere in un libro di memorie ed intitolare “Racconti tragi-comici di un’organizzatore di eventi”.

Delirio di onnipotenza del mio cliente a parte, la sua idea “volantini con il nostro logo ovunque” non è da considerarsi un’idea sbagliata. Nell’ambito degli eventi i volantini promozionali rivestono un ruolo chiave per far conoscere il brand e l’evento, spargere la voce insomma, ed ottenere un forte riscontro di pubblico.

I volantini sono un ottimo strumento comunicativo; sono il canale attraverso cui comunicare ad un grosso numero di persone il proprio evento. Ma, i volantini, per essere efficaci, per avere quindi una comunicazione persuasiva che spinge all’azione, devono essere ben fatti.

La domanda, dunque, sorge spontanea: come si realizzano dei volantini efficaci?

Bene, la riposta che mi sento di darvi da organizzatrice di eventi è: “boh, se la vedranno i grafici”. I grafici, personaggi strani, con un carattere strano, che fanno cose strane. Io adoro i grafici soprattutto perché sanno rendere in immagine ciò che io dico loro a parole (molto spesso nemmeno chiare).

Certo il grafico al quale ci affidiamo deve essere bravo, deve avere molta creatività, deve ovviamente conoscere gli strumenti con i quali lavorare e deve essere sempre aggiornato sulle novità del mondo del marketing. La parte di realizzazione pratica la fa lui. Ma per lavorare bene e realizzare il più bel volantino di sempre deve avere il nostro, fondamentale, supporto iniziale. Dobbiamo infatti essere bravi a spiegare a parole che cosa vogliamo che lui realizzi graficamente.

Il brainstoriming con il grafico – ovvero – perché non mi capisce mai quando gli spiego le cose?

“Stefy è semplice, il cliente ci da carta bianca per cui secondo me, qua metti il logo, qui, più sotto, una bella immagine boh vedi tu, di qua un testo che dica che c’è l’evento, boh, una roba divertente, io ci metterei dei colori, poi sotto che sennò rimane vuoto mettici scritte, quello che vuoi, tipo bla bla bla e i volantini sono pronti, ok? Ah, ovviamente nel formato dei volantini, ok?”

Inutile dirvi che non era ok e che a Stefy, povera, stavano fumando le orecchie. Ecco perché vi vengo in aiuto dicendovi quali sono le informazioni basilari che dovete dare ad un grafico (affinché vi capisca) e vi aiuti a realizzare i volantini più belli di tutti i tempi.

Guida alla sopravvivenza per la gestione della comunicazione con i grafici.

Regola Madre: poche informazioni, ben definite

Il grafico al lavoro è simile agli interpreti durante le conferenze; mette la cuffie e cerca di tradurre simultaneamente quello che gli state dicendo in un’altra lingua. Sì, in un’altra lingua. Noi poveri mortali non conosciamo i termini tecnici, per cui racconteremo al grafico la nostra idea di volantini con parole nostre e lui lo tradurrà nel suo linguaggio da grafico.

Come fare a non farlo impazzire?

1 . Parliamo semplice

Già l’argomento è complicato, non rendiamolo impossibile utilizzando termini astrusi, strani, slang, e quant’altro. Cerchiamo le parole più semplici per spiegare la nostra idea.

2. Con queste informazioni lo metteremo a nostro agio

Facciamogli capire che non sappiamo nulla del suo mestiere ma almeno le basi le abbiamo studiate. Quando gli descriviamo la nostra idea di volantini dobbiamo dirgli:

• La dimensione che vorremmo avessero (es. il volantino più classico è un A6, volgarmente detto “a cartolina”, se dite così capirà).
• Se devono essere colorati o in bianco e nero.
• Se saranno stampati su entrambe le facciate o su una sola (e in questo caso lui vi chiederà: ”e la facciata che rimane vuota la vuoi colorata o bianca?” Sappiategli rispondere e l’avrete ai vostri piedi).
• Entro quando devono essere mandati in stampa.

3. Il logo deve essere in vettoriale

Che cosa vuol dire? Che deve avere alcune caratteristiche necessarie al grafico per poterlo adattare ai volantini che andrà a realizzare. Mandategli un logo in vettoriale e non un pdf o lo vedrete diventare verde di rabbia.

4. Fornitegli i testi che volete sui volantini

Argomento base come le immagini, i testi non devono essere a caso e devono contenere tutte le informazioni dell’evento e le Call to Action (es.”vienici a trovare!”). Il grafico farà le immagini, voi o chi per voi (meglio un professionista) farà i testi. Il muratore che tira su i muri di una casa non sa fare l’impianto elettrico. Qui uguale.

5. Ascoltate i suoi suggerimenti, lui ne sa, noi per nulla

Ovvio, solo lui è il nostro pozzo di scienza sull’argomento volantini, come farli e come stamparli. Dopo che gli abbiamo spiegato la nostra idea facciamo tesoro dei suoi suggerimenti. Ci potrà dare indicazioni per una carta migliore, una grammatura (lo spessore della carta) diversa da quella che avevamo considerato, ci può consigliare sui colori e su come rendere graficamente i volantini più accattivanti.

Ed ora dedicatevi allo street marketing

Bene, i vostri volantini sono stati stampati, sono bellissimi, e pronti per uscire a farsi vedere al grande pubblico. Per raggiungere il maggior numero di persone in poco tempo una campagna marketing efficace è il volantinaggio in strada. Cosa vi serve:

• Promoter che distribuiscano i volantini e invitino all’evento.
• I permessi per la distribuzione su suolo pubblico.
• Un piano di azione delle zone dove distribuire i vostri volantini.

Affidatevi per tutte e tre le cose ad un’agenzia di comunicazione. Vi fornirà il personale adatto che selezionerà personalmente, si occuperà di sbrigare le pratiche burocratiche con il comune per ottenere i permessi per la distribuzione e redigerà una mappa per rendere più efficace la vostra distribuzione in base al target al quale vi rivolgete e allo scopo che volete ottenere.

Dai, alla fine non è stata così dura creare i volantini con il nostro nuovo amico grafico. Anche Eleonora vi ha dato dei suggerimenti molto utili in questo suo articolo.

Per la cronaca Stefy la grafica mi parla ancora, soprattutto davanti alla macchinetta del caffè. Noto solo un suo strano prurito e arrossamento cutaneo quando, da una stanza all’altra dell’ufficio, le urlo “Stefy dopo vengo da te che ci sono da fare dei volantini!”. Boh.

Condividete tutti e contribuirete a salvare un grafico dalla cirrosi epatica!