Come organizzare un congresso ECM

Come organizzare un Congresso ECM

Avete già organizzato diversi congressi e ora avete finalmente deciso di cimentarvi nell’organizzazione di un congresso ECM? L’organizzazione di un congresso ECM, non è affatto semplice, ci sono infatti delle normative precise da seguire. Ma niente paura! Ora vi spiegherò i passi da seguire per organizzare un congresso ECM di successo.

Cose da fare per organizzare un Congresso ECM

  • Come per ogni evento, la primissima cosa da fare è definire gli obiettivi. Organizzare un congresso ECM non è facile, quindi stabilire da subito un programma da seguire può esservi di gran aiuto. Inoltre, fai una stima del numero di partecipanti che vuoi prendano parte all’evento, scegli chi saranno i relatori e chi i responsabili della segreteria organizzativa.
  • Stabilisci data, luogo e durata del congresso. La data e la durata del congresso sono informazioni fondamentali per la registrazione dell’evento. Anche la scelta del luogo dell’evento non è un elemento da sottovalutare, infatti se avete degli sponsor bisogna assicurarsi che la location non violi i codici etici di quest’ultimi.
  • Due sono le figure fondamentali che si occupano di organizzare un congresso ECM: il PCO e il provider. E’ quindi importante che tu li scelga con estrema attenzione, perché il peso dell’organizzazione ricadrà su di loro. L’ideale sarebbe se il Pco e il Provider coincidessero.
  • In un qualsiasi evento, gli sponsor sono fondamentali, perché ti danno la possibilità di “aumentare” il tuo budget. Tuttavia, dal momento che un congresso ECM ha un valore formativo, quando si scelgono gli sponsor bisogna stare attenti che non venga compromessa l’indipendenza della formazione.
  • In un congresso ECM, è importante che lo staff abbia già esperienza nel settore. Ad esempio nella scelta delle hostess, è meglio prediligere chi ha già lavorato in passato in questo tipi di congressi.
  • Ma soprattutto, stai attento alle scadenze! E’ obbligatorio che un congresso ECM sia registrato dall’Agenas, ovvero dall’Agenzia Nazionale per i Servizi sanitari regionali. La registrazione dell’evento non può però avvenire oltre 30 giorni prima dell’inizio dell’evento.

Stabilisci un Budget

Infine, devi stabilire l’aspetto finanziario dell’organizzare un congresso ECM. Definire un budget è importante per stare con i piedi per terra e porsi solo degli obiettivi realistici. Quando definisci un budget prendi in considerazione non solo i costi dell’organizzazione dell’evento, ma anche i costi dello staff, e degli imprevisti!

Ultimi consigli

  • Assicurati che gli obiettivi che stai stabilendo siano realistici e che tutto quello che hai in mente sia davvero realizzabile per organizzare un congresso ECM.
  • Non dimenticarti di stabilire un budget per gli imprevisti, perché non è mai bello essere colti impreparati e dover sborsare più di quello che si pensava.
  • Non dimenticarti di pubblicizzare l’evento! Se ti sei posto come obiettivo un numero minimo di partecipanti, assicurati di raggiungerlo e pubblicizzare il congresso online e offline.

Spero che questo articolo ti abbia aiutato a capire come organizzare un congresso ECM. Se è così condividi l’articolo in modo da poter aiutare altre persone in difficoltà come te !

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