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Come organizzare un congresso ECM

Definisci i tuoi obiettivi

Sei lì seduto con tutti i tuoi colleghi e si parla di come organizzare un congresso ECM. In un secondo ti trovi catapultato nella conversazione con un banale “che ne pensi?” e ti prende il panico, farfugli qualcosa e finisci con l’annuire. Ecco, ora sei nuovamente finito a dover organizzare qualcosa, chissà cosa, di cui non sai nulla e farai l’ennesima figuraccia. Per fortuna ci siamo qui noi! Ti spiegheremo tutto ciò che c’è da sapere su come organizzare un congresso ECM e soprattutto come evitare di sembrare impreparato. Come spiegato anche da Wikipedia un congresso ECM consiste in una “educazione continua in medicina ed è un programma nazionale di attività formativa, attivo in Italia dal 2002. L’ECM prevede il mantenimento di un elevato livello di conoscenze relative alla teoria, alla pratica e alla comunicazione in campo sanitario”. Quando parliamo del congresso ECM facciamo quindi riferimento a una formazione obbligatoria essenziale per medici, infermieri e tutti coloro che fanno parte del sistema sanitario. Questo congresso è utile anche a coloro che scelgono di rimanere aggiornati sulle ultime novità del settore o per i professionisti incuriositi dal mondo della medicina. Altro aspetto molto importante è ciò che il congresso ECM può diventare. Si tratta, oltre che di un incontro utile all’aggiornamento e alle nuove conoscenze sul settore, di un vero e proprio polo informativo. Si può apprendere costantemente e soprattutto si possono scambiare idee e opinioni su ciò che abbiamo saputo carpire dal flusso di informazioni.

Organizzazione di un congresso ECM

Organizzare un congresso ECM è molto semplice. I provider sono centrali in questo passaggio, a loro spetta la formazione. Devono essere in grado di individuare un comitato scientifico idoneo per tutti gli argomenti che saranno trattati durante il congresso. E’ quindi importante la scelta di soggetti accreditati, con curriculum adatti all’evento, ma anche la scelta degli sponsor. Nel caso in cui il provider non fosse in grado di occuparsene personalmente, il suo compito sarà quello di nominare un PCO che preveda l’organizzazione e la logistica dell’evento. Per un PCO, organizzare un congresso ECM è a tutti gli effetti come progettare un qualsiasi evento, dal momento che tutte le pratiche, la ricerca sponsor, la ricerca relatori e tutte le attività connesse sono proprio in mano a lui. Qualunque soggetto voglia entrare a far parte della categoria provider deve però fare richiesta di accreditamento alle Regioni o alle Province autonome, oppure alla Commissione nazionale per la Formazione Continua. Questo accreditamento può essere reso definitivo dopo un anno e in seguito prevede l’iscrizione all’albo dei Provider ECM. Bisogna sempre tenere a mente che quando si fa riferimento ai partecipanti del congresso ECM, si tocca una categoria di utenti che ha un obbligo ben preciso. La caratteristica che identifica la figura del professionista è infatti sancita dal Codice Deontologico ed è quindi una necessità. Il compito del professionista diventa quello di acquisire nuove abilità, conoscenze e attitudini necessarie per una pratica esperta e competente. Il fine ultimo diventa quello di garantire le migliori competenze ai propri pazienti, basandosi su un’informazione giusta e professionale, senza alcun conflitto d’interesse.

Crediti ECM e Provider

I crediti ECM si possono ottenere grazie a svariate attività: workshop, congressi, auto formazione o grazie agli insegnamenti. Questi crediti rappresentano, sotto forma di codici, la necessità di aggiornamento a cui qualunque operatore sanitario deve provvedere. Sono molto importanti per il settore della sanità pubblica e garantiscono un certo livello professionale. E’ essenziale per rinnovare ed incrementare il proprio bagaglio di competenze tecniche, ma anche pratiche. Inoltre tali crediti valgono su tutto il territorio nazionale. Ma ovviamente questo non è utile per i provider. Al provider spetta un compito ben diverso: quello di comunicare al COGEASP i crediti che sono stati acquisiti da tutti gli operatori del comparto sanitario. Il numero di crediti da acquisire corrisponde a 150 e devono essere raggiunti in massimo tre anni. La certificazione viene rilasciata solo per chi la richiede al termine di tutti e tre gli anni. Il provider, inoltre, ha l’importante compito di garantire la qualità, la trasparenza e l’efficacia dei crediti ECM. Ovviamente come per ogni cosa, anche i crediti ECM sono divisi per settore ed è per questo che viene stabilito un numero determinato di crediti per ogni settore sanitario. Tra i provider più noti vi sono: Facoltà, Dipartimenti universitari, Istituti del consiglio nazionale delle ricerche, agenzie ed enti pubblici o privati, e così via. Vi è però un comparto del settore sanitario esonerato dall’obbligo dell’ECM: il personale che frequenta corsi di formazione post-base, in Italia o all’estero, appartenenti alla propria categoria. Anche tutti i soggetti che usufruiscono di disposizioni in materia di tutela della gravidanza sono esonerati.

Definisci il tuo budget

Di fondamentale importanza resta comunque il budget. E’ la fase principale di tutta l’organizzazione del congresso. E’ molto importante che tu tenga a mente che rientrare in esso è centrale per tutto lo svolgimento dell’evento. Ricordati sempre di verificare ogni possibile pro e contro delle varie situazioni che potresti incontrare.Tieni sempre a mente gli imprevisti che potrebbero accadere e riserva una parte del budget per un fondo imprevisti, che vada eventualmente a coprirli. Nel caso non dovessero verificarsi sei stato impeccabile nell’organizzare un congresso ECM, e soprattutto ora hai un piccolo fondo impagabile per altri interessi. In base al tuo budget considera i tuoi obiettivi e le tue possibilità e cerca di organizzare in maniera precisa e dettagliata tutto ciò che ti occorrerà durante lo svolgimento del congresso. Ovviamente è fondamentale tenere presente anche dei costi interni all’azienda, il personale ed il tempo impiegato, che devono assolutamente rientrare nel tuo budget e soprattutto devono essere tutelati con la giusta retribuzione.

Come ti immagini il tuo evento: Concept

Ricorda di focalizzarti sul tuo target di riferimento. Devi tenere a mente l’utente tipo a cui desideri parlare e far arrivare l’informazione. In base alla categoria selezionata potrai agire nel migliore dei modi e selezionare ciò che è meglio per il tuo soggetto tipo. Dopo l’attenta scelta e dopo aver impostato il lavoro, tenendo bene a mente a chi ti riferisci, puoi decidere quale messaggio mandare e come farlo. Il messaggio, l’informazione, ciò che vuoi far arrivare a chi ti ascolta deve essere studiato con attenzione. Scegli il tema fondante dell’evento, magari un caso farmaceutico particolare su cui poi organizzare l’intero congresso ECM. Se invece la tua idea era quella di toccare tutti i punti e approfondirli parte per parte, forse è il caso di preparare una scaletta su come partire e su dove arrivare a fine della giornata. Ricordati, però, che stabilire il concept della giornata è la scelta migliore, ed anche se decidi di rimanere sul generico è sempre giusto dare un’idea a coloro che parteciperanno. La scelta della location è di primaria importanza. In un secondo momento potrai decidere come allestire la sala e quali intrattenimenti includere. Molto più importante è l’orario e la data, ricorda di stabilire il tutto con molto anticipo: i partecipanti necessitano di tempo per potersi organizzare e per poter partecipare alla durata complessiva dell’evento. Se gli faciliterai il tutto saranno più contenti di partecipare e ne riscontrerai solo feedback positivi.

Analizza i costi

Come già detto i costi per organizzare un evento così grande, quale il congresso ECM, comportano una ferrea organizzazione. Cercare di non sforare e di rimanere sempre costante e preciso è fondamentale. Di costi possibili ve ne sono molti: l’affitto della location, i proiettori, i possibili ospiti illustri che parteciperanno, i costi complessivi per il catering o per l’area coffee break. Come per i normali congressi, questi si svolgono in sale congressuali, hotel o università e possono essere intervallati da pause o concludersi con un pranzo o una cena di saluto. Insomma sarai sommerso dai costi più disparati, quindi cerca di schematizzare in anticipo i tuoi bisogni e i costi che dovrai sostenere durante l’evento per non rischiare di trovarti con le spalle al muro! E’ in questo momento che devi scegliere se portare avanti l’organizzazione da solo o se affidarti ad un esperto che possa guidarti nelle tue scelte e aiutarti a rimanere nei tuoi limiti. Se decidi di continuare il lavoro in autonomia, ricorda sempre quanto utile e importante sarà la progettazione di ogni singolo dettaglio. Se invece intendi affidarti ad un organizzatore di eventi, saranno loro a proporti un progetto su misura per te, che risponda alle tue esigenze. Contattaci su Eventi e Fiere e ti metteremo in contatto con i migliori professionisti del settore. Potrai dormire sonni tranquilli.

Stendi un progetto preliminare

Per riuscire a organizzare in maniera ottimale un congresso ECM, una buona organizzazione è necessaria affinché possa filare tutto liscio. Stendi un progetto preliminare sullo svolgersi della giornata, cercando di rimanere preciso e allo stesso tempo obbiettivo. Occupati di ogni dettaglio dal coffee break, all’ospite, fino alla durata del suo intervento. Tutti i partecipanti saranno più attenti e predisposti all’ascolto sapendo con precisione l’orario di inizio e di fine. Tieni anche conto di ciò che ti occorre, cercando di non tralasciare nulla. Le sale in affitto sono sicuramente la prima importante barriera da superare. Purtroppo niente mare in estate, né baite d’inverno, niente palazzi storici o d’impatto, niente piscine né centri benessere. Le sale scelte per l’evento non devono creare dubbi in chi decide di parteciparvi, non devono dare l’impressione che i medici siano lì per una vacanza. Preoccupati di scegliere sale adatte al tuo budget e alle tue necessità. Il vero punto dolente, sebbene supportati dal provider, può essere proprio la location. Gli imprevisti possono essere molti ma non farti scoraggiare, includi nel progetto preliminare qualunque tuo desiderio e qualunque idea positiva o negativa che sia, in un secondo momento capirai cosa è giusto e cosa no.

Dettagli

A livello ministeriale non ci sono vincoli specifici, ma più spesso sono i codici etici dei vari sponsor ad avere ristrettezze sulla scelta della location e sulle attività non formative all’interno dell’evento stesso. Potrebbero servirti anche catering per i rinfreschi, alloggi per gli ospiti, servizi tecnici per l’audio e per le varie attrezzature di cui disporrai per quel giorno e anche allestimenti. Insomma tieni tutto a mente perché sono i dettagli a fare la differenza! Altro fattore da non tralasciare è la coerenza dell’intero congresso ECM. Sembra una cosa banale e spesso data per scontata ma andare a zig zag senza un filone preciso, rischiando di diventare poco trasparente ed incoerente nella scelta dei vari argomenti da trattare, è un errore commesso da molti.

Richiedi preventivi

Anche se questo passaggio viene spesso dato per scontato, è giusto analizzarlo e soprattutto cercare di capire quali potrebbero essere gli errori più frequenti. La richiesta di preventivi è il passaggio fondamentale per riuscire ad arrivare ad un risultato ottimale e soprattutto per pianificare l’evento nel migliore dei modi. Prima di passare al Gantt, che è il punto saliente dell’organizzazione, ricorda che per ogni idea e per ogni possibile scelta devi sempre sapere se potrai farla rientrare nei tuoi piani. Il preventivo è un documento che ti permette di conoscere innanzitutto il prezzo del servizio o del bene che stai richiedendo e soprattutto ti dà la possibilità di entrare in diretto contatto con il fornitore, il personale e le hostess, per sapere se vi è disponibilità ma anche per avere delucidazioni. Non è sempre giusto pensare che le nostre idee siano le migliori in assoluto. Rivolgersi ad un fornitore magari ci aiuterà a capire se quello che stiamo richiedendo è effettivamente ciò di cui abbiamo bisogno. Inoltre parlare con un professionista potrebbe anche farci capire di aver saltato un fattore importante o una figura necessaria per ciò che stiamo organizzando.

Valuta i preventivi

Ovviamente dopo aver richiesto tutti i preventivi di cui avevi bisogno dovrai fare delle scelte. Ricordati del tuo limite fondamentale: il budget. Sarà proprio lui a vincolare la maggior parte delle tue richieste e a farti capire cosa puoi eliminare e cosa invece diventerà fondante per raggiungere il tuo obiettivo. Ricordati che i preventivi, una volta valutati, vanno anche confermati. Le tempistiche sono un grande nodo da superare e soprattutto una grande barriera da abbattere in questi casi. Pensa e gioca sempre d’anticipo così da poter raggiungere il tuo scopo finale: organizzare il miglior congresso ECM e soddisfare tutti gli obiettivi che inizialmente ti eri fissato. Ora che sai cosa fare e i tempi con cui i passaggi dovranno essere svolti, passa alle ultime verifiche del budget ed in base a queste fai le tue scelte.

Parte burocratica

Un punto da non trascurare mai è sicuramente la parte burocratica. Le cartacce, di cui tutti parlano in maniera spregevole, sono purtroppo fondamentali. Soprattutto quando si tratta di organizzare un congresso così importante, quale il congresso ECM, diventano parte integrante e addirittura attiva dell’organizzazione. Assicurati che siano tutte in regola e di rispettare ogni dovere e limite tassativo ai sensi della legge.

Gantt

Il Gantt è un aspetto, anzi è il signor aspetto, che ti servirà per buttare le basi del tuo progetto. Si tratta di una calendarizzazione di ciò che hai precedentemente stabilito nell’analisi dei costi e nella valutazione preliminare. Il Gantt viene pianificato da tutti coloro che hanno la necessità di organizzare un qualsiasi evento. Ti aiuterà passo per passo ad arrivare al tuo obbiettivo finale in maniera più semplice e rimanendo coerente con le tue scelte iniziali. Ovviamente il Gantt non è un progetto standard che nasce e muore come tale, ma è flessibile e si può cambiare a seconda delle esigenze. Quando scegli di organizzare un congresso ECM, cambiare idea su alcuni fattori e decidere per questo di modificare il Gantt, capita spesso. Non è un errore, anzi, spesso è la mossa giusta per arrivare a ciò che avevi immaginato.

Stabilisci le modalità di invito

Come invitare i partecipanti nel modo più strategico possibile, rimanendo però coinvolgente e professionale allo stesso tempo? Vi sono diverse modalità per condividere l’evento e far girare la voce aumentando la partecipazione. Il primissimo passaggio da fare è però quello che riguarda le tempistiche. Bisogna sempre giocare d’anticipo e mandare per questo le partecipazioni, in qualunque modo decidiamo di farlo, per tempo. I soggetti che parteciperanno devono avere la possibilità di organizzarsi e programmare la giornata (o le giornate) a seconda della scelta. Questo è un fattore fondamentale per chi decide di organizzare un congresso ECM: senza questo non sarebbe possibile garantire all’evento la partecipazione che merita. In seguito, una volta stabiliti i dettagli, potrai scegliere come invitare i possibili partecipanti, se farlo tramite e-mail, se farlo con veri e propri inviti personalizzati o tramite una semplice chiamata.

Comunicazione esterna

Come detto in precedenza i canali sono molti ma soprattutto vari e puoi scegliere quello fatto su misura per te. Quando decidi di organizzare un congresso ECM, comincia sempre con la pubblicizzazione dell’evento. Ti garantirà ciò per cui hai tanto lavorato: partecipazione attiva. A livello esterno parliamo di pubblicizzazione online e offline. Nel primo caso le campagne verteranno sui principali canali social e sulle sponsorizzazioni, ma anche newsletter e blog aziendali potranno darti una mano. Nel secondo caso invece puoi proiettarti verso il volantinaggio o verso le affissioni e, se il budget lo permette, verso gli spot pubblicitari. Se prevedi di organizzare un grande evento ricordati che le conferenze stampa sono sempre la miglior scelta e soprattutto ti forniscono la comunicazione più efficace. A livello interno, invece, approfitta della coordinazione con il personale, con le hostess e con i fornitori. Sono un punto fondamentale per l’organizzazione. Affidati a loro e dirigi l’organizzazione affidando al personale i propri compiti e soprattutto scegli fornitori affidabili, di qualità e con feedback positivi.

Allestimenti

Gli allestimenti utili ad organizzare un congresso ECM sono sempre trascurati e, molto spesso, ci si rende conto solo in un secondo momento che sono importanti per creare un’area professionale. Nel caso dei congressi ECM è importante riuscire a fare colpo. Sembra quasi un contro senso: un congresso così professionale necessita davvero della parte estetica? Sì! Ricorda che, per creare un ambiente professionale, hai innanzitutto bisogno di una reception all’ingresso. E’ importante accogliere i partecipanti fornendo loro tutte le informazioni necessarie, perché questo li aiuterà a sentirsi a loro agio e a muoversi con disinvoltura all’interno del congresso. Anche le attrezzature audio e video, che ti serviranno per organizzare un congresso ECM, competono a questo comparto. Esse necessitano di più accortezza, perché dovranno essere funzionanti, di ottima qualità e posizionate nella maniera giusta, e, di conseguenza, ti occorrerà quasi sicuramente un tecnico competente. Allo stesso tempo ti serviranno kit di benvenuto, gadget, badge, programmi, eventuali menù, segnaposti e materiali di cancelleria. Sono i dettagli a fare la differenza!

Svolgimento dell’evento

Pre-evento

Quando decidi di organizzare un congresso ECM, assicurati di rispettare le tempistiche! Non sembra possibile ma, a volte, anche dopo aver seguito il programma passo dopo passo con la massima precisione, si rischia di sforare con i tempi. Questo imprevisto non dovrebbe mai verificarsi, ma tu non temere! Se ti stai affidando ad un professionista che lo organizzerà per te, puoi dormire sogni tranquilli. In generale è raro, molto raro, trovare qualcuno che non rispetti i tempi. Gli organizzatori di eventi svolgono sempre il loro lavoro con precisione, ed è per questo che spesso sono la scelta migliore da fare. Se hai scelto di affidarti solo ed unicamente alle tue forze basta semplicemente ricontrollare punto per punto quanto messo in pratica. Controlla lo svolgersi dei lavori costantemente, chiama i fornitori e i vari professionisti che si occupano del montaggio delle attrezzature, stai attento a come si svolgono le campagne e assicurati che il messaggio sia arrivato in maniera chiara e non ambigua.

Durante l’evento

Il briefing con il personale diventerà la parte centrale. Nello svolgersi dell’evento preoccupati di parlare con il personale per cercare di carpire i possibili problemi e i vari limiti riscontrati nella parte pratica dell’evento. Verifica che i tuoi gadget e i tuoi kit di accoglienza siano stati distribuiti a tutti coloro che partecipano all’evento e che, soprattutto, tutti abbiano ricevuto un’accoglienza adeguata. Ma presta attenzione a non importunare gli invitati! Devi rimanere sempre vigile e soprattutto cercare di non dare nell’occhio. Se hai anche pensato alla distribuzione di cadeaux di arrivederci assicurati che vengano distribuiti a tutti coloro che lasciano l’evento.

Post-evento

Alla fine dell’evento bisogna sempre eseguire una serie di passaggi finali che sono fondamentali. Finalizza i rapporti economici, assicurati che le fatture siano state consegnate a tutti coloro che hanno fornito i loro servizi per la riuscita dell’evento. Distribuisci delle schede di valutazione sull’evento per ricevere qualche feedback. I partecipanti possono essere l’unico vero punto d’informazione veritiera per avere un’analisi della giornata. Ti aiuteranno a capire gli aspetti positivi e negativi di tutto il congresso, e in questo modo potrai tirare le somme. Le schede saranno ovviamente più utili a te che a chiunque altro e potrai mettere tutto per iscritto! Hai capito bene: per organizzare un congresso ECM stendere una lista di ciò che è andato bene e ciò che invece non era adatto ti renderà il lavoro semplice nelle prossime organizzazioni. Ricorda che, se si tratta del tuo primo evento, potrai renderlo un’ottima base per i prossimi congressi in programma. Come si suol dire “sbagliando si impara”! E allora non preoccuparti se hai avuto qualche piccolo imprevisto, vorrà dire che la prossima volta andrà meglio. Mi raccomando non tralasciare le ultime comunicazioni esterne. Anche se l’evento si è concluso i partecipanti saranno contenti di ricevere ringraziamenti per aver partecipato, questionarisu possibili miglioramenti e questo farà di te un ‘futuro punto di riferimento’ nell’organizzazione di eventi. Ora che hai capito come organizzare un congresso ECM ti rimane solo da tirare le somme, ma non per gli altri, per te stesso! Hai soddisfatto ogni tuo obbiettivo? Li hai raggiunti con professionalità e rimanendo fedele al tuo piano? Se hai sbagliato qualcosa ora hai capito come risolverla? Ma soprattutto, sei pronto ad organizzarne un altro?
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