Mezzi di trasporto e viaggio incentive: come gestire al meglio la logistica

Come utilizzare i mezzi di trasporto

Oggi qui su Eventi e Fiere proseguiremo il filone sui viaggi incentive, trattando la questione dei mezzi di trasporto. La affronteremo, nello specifico, sotto due punti di vista: quello logistico e quello emozionale.

No, se ve lo state chiedendo non sto parlando delle indubbiamente grandi, grandissime emozioni che si possono provare salendo sul vagone di un treno o in fila al terminal dell’aeroporto. Quando parlo del fattore emozionale del viaggio parlo di uno spirito di condivisione che, sin dal momento della partenza (se non addirittura dei bagagli), può coinvolgere i vostri dipendenti. Motivo per il quale, affinchè l’esperienza incentive sia vissuta del tutto positivamente, dovrete curare nei  minimi dettagli la gestione dei mezzi di trasporto!

Infatti se i viaggi incentive sono, e cito Rossella, delle vacanze o dei momenti di relax che un’azienda regala ai propri dipendenti con il fine di motivare e incrementare il legame di chi vi partecipa, è chiaro che questo spirito motivazionale che INCENTIVI, per l’appunto, la coesione e l’armonia del gruppo di lavoro e del lavoro di gruppo, debba essere coltivato sin dal viaggio.

Ci torneremo più tardi. Intanto, iniziamo a capire come gestire la logistica dei mezzi di trasporto.

MEZZI DI TRASPORTO E LOGISTICA

Così come la cura nella scelta della meta di viaggio è centrale per garantire armonia e coerenza all’incentive trip, allo stesso modo la gestione dei trasporti nell’organizzazione è non solo importante, ma addirittura imprescindibile per la riuscita del viaggio. I trasporti rientrano in quell’insieme di attività di prenotazione e organizzazione (come la prenotazione dell’hotel e la scelta della meta) precedenti al soggiorno, ma ovviamente cruciali, definendone la piena riuscita (o il vero disastro).

Dunque, sempre nell’ottica della gestione ottimale del vostro progetto, dovrete essere metodici e coerenti, avere una tabella di marcia, e allo stesso tempo la prontezza di reagire a situazioni impreviste con elasticità e capacità di problem solving.

Gestire il budget

Ovviamente, neanche a dirlo, questo senso d’organizzazione e progettualità NON POTRÀ NON RIGUARDARE IL BUDGET. Riprenderò un esempio che avevo usato per affrontare la questione dell’organizzazione delle camere nel viaggio incentive. Prenotare 10 singole è diverso che prenotare 5 doppie, e per fare questo dovrete tenere sempre sott’occhio il numero di partecipanti. Questo infatti potrebbe cambiare per emergenze e imprevisti! Ecco l’elasticità di cui parlavamo. Allo stesso modo, dovrete considerare il numero di partecipanti che avete confermato sulla vostra lista e ricercare pacchetti-offerta che vi diano una maggiore convenienza in termini qualità-prezzo da un certo numero di partecipanti in su’, considerando sempre eventuali disdette o imprevisti.

Come già Rossella ci ha mostrato per quel che riguarda le prenotazioni d’albergo, allo stesso modo potrete curare le prenotazioni dei mezzi di trasporto tanto in modalità Early Booking (largo anticipo) o Last Minute (all’ultimo minuto). Dovrete avere la giusta dose di elasticità e pragmatismo allo stesso tempo per venire incontro alle esigenze dei dipendenti, affrontare disdette e imprevisti e valutare le offerte migliori. Proprio per questo, verificate ad esempio se i biglietti treno/aereo/bus offrano la possibilità di rimborso.

Gestire i mezzi e le persone

Ovviamente, per garantire un’esperienza confortevole sin dalla partenza (e conformemente con le possibilità del budget), sarà preferibile la ricerca di mezzi di trasporto che arrivino il più vicino possibile all’hotel di soggiorno del viaggio, in orari non proibitivi. Insomma, è chiaro che sarebbe preferibile non far atterrate il vostro team a circa 3 ore di viaggio in treno dall’albergo che avete prenotato (certamente risparmiando in pecunia, ma rimettendoci in entusiasmo).

In breve, definiamo i passaggi chiave nella gestione della logistica dei mezzi di trasporto del viaggio incentive:

  • Definire un numero più o meno preciso di partecipanti al viaggio.
  • Cercare delle offerte convenienti in base al numero di partecipanti, magari con pacchetti-offerte.
  • Verificare orari di partenza e arrivo e stazioni/aeroporti di partenza e arrivo in base alla vicinanza con i luoghi del soggiorno.
  • Fare sempre un raffronto qualità-prezzo tra le tante offerte prima di prenotare.

MEZZI DI TRASPORTO = MEZZI DEL TRASPORTO

Sono proprio bravo a fare giochi di parole e trovare titoli accattivanti, lo so. Ma al di là di questa indiscutibile verità, vorrei farvi notare una cosa che avevo già accennato all’inizio. Il modo in cui i vostri dipendenti viaggeranno avrà un impatto fondamentale sul viaggio intero. E qui non è più solo una questione di comfort e comodità, è una questione di condivisione. Tornerò di nuovo sull’esempio campo scuola che avevo utilizzato qui: vi ricordate come eravate elettrici nelle gite scolastiche alle medie o al liceo (o almeno, così era per me)? Il viaggio era il momento simbolico in grado di condensare l’allontanarsi da casa, da scuola, dai registri, pur rimanendo una classe. Era un momento di eccitazione, entusiasmo ed euforia collettiva.

Ora, non mi aspetto che persone tra i 25 e i 65 anni facciano piroette e trenini al momento dell’ingresso nel vagone. Ma allo stesso modo so che un momento di distensione e condivisione potrà favorire il trasporto collettivo verso l’armonia, oltre che verso l’albergo.

Ecco perché la gestione dei mezzi di trasporto favorirà il trasporto collettivo, nella direzione di quel processo di team building che riflette la natura dell’incentive trip.

 

Spero che queste indicazioni ti siano state d’aiuto! Prima di portare la tua classe in gita però… Condividi questo articolo!

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