Al giorno d’oggi è sempre più frequente sentir parlare di hostess all’interno di un contesto fieristico o di un evento. Ma in cosa si distingue una hostess ECM?
Hostess ECM: quale ruolo ricopre?
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Si tratta di una hostess congressuale, molto simile alle normali hostess, ma con qualche mansione in più.
Partiamo dalle basi: qual è il significato della sigla ECM? Semplicemente Educazione Continua in Medicina. Sta ad indicare uno specifico congresso rivolto a medici generici o specialisti, farmacisti, infermieri. Viene organizzato da un provider, ad esempio una società scientifica o una casa farmaceutica, per creare un flusso di formazione costante.
Un evento di questo tipo viene solitamente organizzato in grandi città o in locazioni abituali, quali sale conferenze di Hotel o Pala Congressi, ed è tenuto da uno o più professionisti. Questi si avvalgono del supporto di hostess per l’accoglienza e l’assistenza degli ospiti del convegno.
Hostess ECM: quali mansioni svolge?
Entriamo nel dettaglio: cosa deve fare una perfetta hostess ECM?
Innanzitutto, occorre presentarsi in anticipo nel luogo dove verrà tenuto il convegno. In questo modo potrà conoscere il relatore e gli organizzatori e accordarsi anticipatamente in merito al coffee break o alla pausa pranzo, se prevista.
Procederà quindi ad allestire la sala posizionando il materiale fornitole come i block notes, penne, opuscoli etc, mettendo i cavalieri (cartoncini che contengono i nomi dei relatori) sul tavolo e controllando che non manchi dell’acqua.
In prossimità dell’orario di inizio del congresso, l’hostess deve posizionarsi al desk di accoglienza, consentendo a tutti coloro che arrivano di attestare la propria entrata tramite il registro presenze. I partecipanti inoltre avranno un foglio contenente scheda di valutazione dell’evento.
Durante lo svolgimento del convegno, l’hostess deve rimanere a disposizione del relatore e dei partecipanti per qualsiasi tipo di assistenza. I suoi compiti possono essere vari, quali ad esempio passare il microfono tra gli ospiti durante gli interventi. Inoltre dovrà preoccuparsi di redigere gli attestati di partecipazione, scrivendo nome e cognome del medico a cui verranno successivamente assegnati dei crediti ECM.
All’orario stabilito per il coffee break o per la pausa pranzo, l’hostess dovrà essere disponibile ad accompagnare i partecipanti nei luoghi di ristoro ed essere comunque pronta a fornire informazioni.
Al termine dell’evento, l’hostess dovrà ritirare i fogli di valutazione dell’evento, controllando che siano compilati e firmati in ogni loro parte, occuparsi di raccogliere le firme in uscita e consegnare gli attestati. È importante che il medico partecipi a tutta la durata dell’evento, altrimenti non avrà diritto ai crediti. Eventuali disposizioni aggiuntive saranno sempre comunicate dal relatore o dal referente.
Ora che si conosce nel dettaglio la sua figura, si può concludere che una hostess ECM è l’ingrediente segreto per un convegno di successo!
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