Hostess congressuale ECM

Hostess ECM: chi è e che cosa fa questa hostess nei congressi?

Al giorno d’oggi è sempre più frequente sentir parlare di hostess all’interno di un contesto fieristico o di un evento. Ma in cosa si distingue una hostess ECM?

Hostess ECM: quale ruolo ricopre?

Si tratta di una hostess congressuale, cui siamo soliti pensare, ma con qualche mansione in più.

Partiamo dalle basi: qual è il significato della sigla ECM? Semplicemente Educazione Continua in Medicina. Sta ad indicare uno specifico tipo di convegno rivolto a medici generici o specialisti, farmacisti, infermieri che viene organizzato da un provider (ad es. una società scientifica o una casa farmaceutica) per fornire una formazione costante.

Un evento di questo tipo viene solitamente organizzato in grandi città, in locazioni abituali quali sale conferenze di Hotel o Pala Congressi, ed è tenuto da uno o più professionisti. Questi si avvalgono del supporto di hostess per l’accoglienza e l’assistenza degli ospiti del convegno.

Hostess ECM: quali mansioni svolge?

Entriamo nel dettaglio: cosa deve fare una perfetta hostess ECM?

Innanzitutto, occorre presentarsi in anticipo nel luogo dove verrà tenuto il convegno in modo da conoscere il relatore e gli organizzatori e accordarsi anticipatamente in merito al coffee break o alla pausa pranzo, se prevista.

Procederà quindi ad allestire la sala posizionando il materiale fornitole (block notes, penne, opuscoli, ecc.), mettendo i cavalieri (cartoncini che contengono i nomi dei relatori) sul tavolo e controllando che non manchi dell’acqua.

In prossimità dell’orario di inizio del congresso, la hostess deve posizionarsi al desk di accoglienza, consentendo che tutti coloro che arrivano attestino la loro entrata firmando il registro presenze. Ai partecipanti andrà inoltre consegnato un foglio contenente una scheda di valutazione dell’evento.

Durante lo svolgimento del convegno, la hostess deve rimanere a disposizione del relatore e dei partecipanti per qualsiasi tipo di assistenza (ad es. passare il microfono tra gli ospiti durante gli interventi). Dovrà, inoltre preoccuparsi di redigere gli attestati di partecipazione, scrivendo nome e cognome del medico, a cui verranno successivamente assegnati dei crediti ECM.

All’orario stabilito per il coffee break o per la pausa pranzo, la hostess deve essere disponibile ad accompagnare i partecipanti nei luoghi di ristoro e deve essere comunque pronta a fornire informazioni.

Al termine dell’evento, l’hostess dovrà ritirare i fogli di valutazione dell’evento (controllando che siano debitamente compilati e firmati in ogni loro parte), occuparsi di raccogliere le firme in uscita e consegnare gli attestati. È importante che il medico partecipi a tutta la durata dell’evento, altrimenti non avrà diritto ai crediti. Eventuali disposizioni aggiuntive saranno sempre comunicate dal relatore o dal referente.

Ora che si conosce nel dettaglio la sua figura, si può concludere che una hostess ECM è l’ingrediente segreto per un convegno di successo!

Se hai compreso l’importanza di una hostess ECM e quanto possa fare la differenza su una buona riuscita di un convegno, condividi questo articolo e diffondi la voce!

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