Come organizzare una conferenza

Ricordi quella volta che il tuo capo ti ha dato l’incarico di organizzare una conferenza? Che panico! Da dove inizio? Riuscirò ad organizzare tutto in tempo? Immagino che all’inizio non sapevi dove mettere le mani e, durante l’organizzazione, la pressione su di te si faceva sempre più pesante. Alla fine non è andata come avresti voluto, e gli obiettivi da raggiungere? Non te li sarai dimenticati mentre decidevi la location, vero?

Se non è stato un gran successo, allora qualche suggerimento su come organizzare una conferenza potrà sicuramente tornarti utile per la prossima volta! Migliorare è sempre possibile, ma partiamo dal principio. Iniziamo intanto dal capire meglio che cos’è.

Cos’è una conferenza?

Se non conosci a fondo l’argomento, puoi vagamente immaginare che cosa sia una conferenza e per quale ragione venga organizzata. Ma io sono qua per spiegartelo! Le conferenze sono riunioni non periodiche tra più persone per la discussione, presentazione di un determinato argomento di comune interesse. E fin qui, tutto è semplice. Ma dietro a questi grandi eventi si cela una pianificazione e comunicazione tra organizzatori, professionisti e fornitori, difficilmente gestibile da soli, senza l’aiuto di esperti di settore.

Una conferenza può quindi trattare degli argomenti più disparati, in relazione agli obiettivi per cui la conferenza viene organizzata: argomento scientifico, di attualità, politico, artistico, letterario, religioso, ecc.

Pensa ad esempio alla storica Conferenza di Jalta, che si svolse in Crimea dopo la sconfitta della Germania nazista durante il secondo dopoguerra, nel lontano 1945. La Conferenza durò sette giorni, a cui presero parte Stalin, Roosevelt e Churchill per decidere i piani per l’occupazione e la spartizione della Germania, e stabilire le sorti dell’Europa e dell’Estremo Oriente.

Ovviamente questo rappresenta solo un esempio storico, ma è importante capirne il rilievo e quanto lavoro ruoti attorno alla sua preparazione. Ad oggi le conferenze non sono più solo riunioni tra rappresentanti di stati o enti per risolvere controversie internazionali, ma rientrano tra gli eventi di maggior successo utilizzati soprattutto da enti pubblici e privati per favorire la conoscenza di novità su tematiche importanti.

Ecco allora tutte le cose che devi sapere su come organizzare una conferenza!

Dai tempo al tempo

Non serve fare le cose velocemente, ricordati che più vai di fretta, più perderai controllo e maggiore sarà la tua probabilità di sbagliare. Prenditi piuttosto tempo per pensare e prepara una checklist dei punti principali che riguardano tutto ciò che servirà per organizzare la tua conferenza: gli obiettivi, il concept dell’evento, il budget, la location, spese extra, e via discorrendo. Assegna poi mansioni e responsabilità ai collaboratori del tuo team in base alle attitudini personali di ognuno.

Definisci gli obiettivi

La prima cosa da fare è definire gli obiettivi, quelli per cui la conferenza viene organizzata. Quali valori e messaggi vuoi veicolare?
Informare, coinvolgere o motivare? Gli obiettivi raggiungibili sono molteplici e, con eventi di questo tipo, è possibile raggiungere una varietà di target differenti, quindi non deve esserci alcun limite nella scelta dei tuoi obiettivi. Non limitarti ai soli obiettivi di quest’anno. Se qualche obiettivo dell’anno precedente non è stato realizzato potrebbe essere una buona idea prendere spunto da scorsi propositi, ma assicurati che siano ancora rilevanti.
Focalizza bene il target al quale si rivolge l’evento e di conseguenza individua il messaggio che vuoi trasmettere. Ricorda che non tutti i partecipanti potrebbero essere specializzati nel settore degli organizzatori. Dovrai essere qualificato e professionale, perciò anche la comunicazione è importante: utilizzare uno storytelling avvincente e convincente può essere un buon modo per rendere partecipi gli spettatori.

Definisci il budget

Tieni a mente la situazione finanziaria della tua azienda e quindi fissa un budget massimo per l’evento.
Definisci una somma iniziale e adattala agli obiettivi che ritieni più importanti per poi arrivare a quelli meno importanti. Butta giù una lista più o meno dettagliata di quelli che saranno i costi.
Per la determinazione del budget, potresti ricorrere alla ricerca di sponsor e finanziamenti.
Contatta eventuali sponsor, istituzioni o enti per finanziamenti per la tua conferenza. Se non riesci ad avere finanziamenti, prova a tagliare le spese non necessarie, cercando però di restare fedele ai tuoi obiettivi. Includi nel tuo budget un fondo imprevisti e rischi, i cambi di programma dell’ultimo minuto non potranno mettere in difficoltà il tuo evento!

Considera tutti i rischi che puoi correre: rischi operativi, rischi esterni e rischi professionali, se non ti appoggi a un esperto dell’organizzazione di eventi. Ad esempio potresti incorrere in multe o sanzioni per non aver chiesto tutti i permessi necessari.

Il concept dell’evento

Inizia ad immaginarti come sarà l’evento, partendo dagli obiettivi. Chiediti cosa si aspettano i partecipanti dall’evento. Qual è l’argomento intorno al quale si svilupperà l’evento? Quali valori e idee vuoi condividere, quali attività vuoi proporre?
Il concept è l’idea che sta alla base della realizzazione dell’evento, una visione creativa iniziale. Stabilisci il target ed il numero di ospiti e, in base a questo, scegli la location più idonea alle tue esigenze. Stabilisci una data in cui svolgere l’evento, la durata, il tipo di location, gli allestimenti e tutte le attività che vuoi organizzare. Collabora con il tuo staff interno ed esterno.
Scegli poi il tema, il titolo ed il contenuto da dare al tuo evento.

Che tipo di location scegliere?

Tieni a mente il numero di partecipanti. Solitamente le conferenze richiedono location di grandi dimensioni, con vasti spazi per allestire attrezzature di ampia portata e permettere al pubblico di muoversi liberamente durante l’evento. Opta per una location situata lontano dai rumorosi e trafficati centri città, ma comunque facilmente raggiungibile.

Definisci gli aspetti logistici e quelli per l’allestimento interno, e la strategia comunicativa con la quale si intendono comunicare valori e idee. Infine, scegli la data e l’ora di inizio e fine dell’evento e se possibile, cerca di evitare giorni a ridosso di ponti e ferie.
Pensa a selezionare i relatori esperti che parteciperanno al discorso. La loro presenza è necessaria per approfondire il tema dell’evento. Generalmente la scelta viene fatta a seconda del grado di esperienza e di conoscenza del tema della conferenza. I relatori devono possedere precise competenze, indipendentemente dalla categoria sociale o professionale di appartenenza. È importante contattare con largo anticipo i relatori per verificare la loro disponibilità.

Stendi un progetto preliminare

Avendo immaginato il tuo evento, ricordati che devi rientrare nel budget che ti eri prefissato. Il progetto preliminare è la stesura di un elaborato in fase di progettazione. Crea un progetto che comprenda il nome da dare all’evento, la data e durata dell’evento, il budget e le spese, le attività che si vogliono organizzare, la location e i vari allestimenti, lo staff interno ed esterno.
Organizza i contenuti e la scaletta di interventi per la giornata dell’evento. Assicurati della coerenza tra i valori che vuoi veicolare ed il messaggio che comunichi. Individua nel dettaglio tutte le attività da svolgere nel corso dell’evento e valutane i rischi.

Senza alcune pratiche non si può realizzare un evento. Fai quindi un elenco di tutte le attività burocratiche che dovrai svolgere e di tutti i permessi che ti occorreranno in fase organizzativa, ad esempio il permesso per l’occupazione del suolo pubblico.

Richiedi preventivi e valuta quello migliore

Ricorda sempre di non affidarti esclusivamente alla percezione di risparmio dei costi se decidi di lavorare in maniera indipendente.
Se decidi di organizzare da solo il tuo evento per risparmiare, in realtà potresti finire per spendere di più, con il rischio di trovare fornitori inaffidabili, poco professionali, o che ti faranno preventivi a costi più alti rispetto al prezzo di mercato. Perciò, per organizzare la tua conferenza non ti consiglio di richiedere un preventivo ad un fornitore autonomamente. Se decidi comunque di rischiare, almeno permettimi di darti un consiglio. Comunica al fornitore un budget inferiore rispetto a quanto sei disposto a spendere realmente, così facendo potrai evitare di tagliare somme per spese extra.

Se ti affiderai a degli organizzatori di eventi, oltre a ridurre considerevolmente i rischi che potresti incontrare, saranno loro a proporti un progetto preliminare e varie opzioni in base alle tue idee ed esigenze. Richiedi preventivi a fornitori ed aziende diverse per avere una maggiore possibilità di scelta.

Ecco alcuni esempi di servizi di cui potresti necessitare:

• Location ed allestimenti
• Servizi audio e luci
• Hostess e catering
• Collaboratori esterni
• Logistica

Verifica il budget e taglia le spese non necessarie

Dopo aver valutato tutti i preventivi ed aver scelto quello migliore, assicurati che l’evento corrisponda alle tue aspettative. Ora che sai quanto spenderai, se rientri nel budget con un largo margine a disposizione, puoi approfittarne per migliorare l’evento stesso e decidere di aggiungere qualcosa (ad esempio il pernottamento e prima colazione in camera singola o doppia, pensione completa piuttosto che mezza pensione. Sto parlando della sistemazione dei relatori).
È consigliabile richiedere prezzi di tutte le tipologie di sistemazione previste, nonché dei relativi servizi offerti. Se invece lo superi il budget che avevi stabilito, sarà necessario rivedere i prezzi e le spese.

Gantt di progetto

La fase di progettazione necessita di molta attenzione e di un controllo continuo. Se tutto procede secondo i piani puoi sviluppare un Gantt di progetto, una tabella di marcia per monitorare i progressi ed eventualmente modificare strategie e obiettivi.

Il Gantt di progetto assomiglia ad una calendarizzazione di tutte le attività che funge da guida per organizzare la conferenza. La principale ragione del successo del Gantt di progetto è la sua semplicità e la veloce visualizzazione delle attività, che permette di vedere come si sviluppa e struttura l’intera organizzazione dell’evento. La tabella permette di capire in anticipo se si va in contro a problemi organizzativi o tecnici, così che ci sia il tempo necessario per poterli risolvere. Il Gantt di progetto mostra la data di inizio e di fine di ogni attività e i ruoli di chi le svolgerà, cosicché sia facile prevedere se sarà fattibile rientrare nei tempi previsti.

Stabilisci le modalità di invito

Esistono principalmente due modalità di invito per una conferenza. Solitamente per un ristretto numero di invitati è possibile scegliere opzioni di promozione offline come ad esempio inviti cartacei (biglietti, volantini, ecc.). La produzione degli inviti cartacei va realizzata in tipografia. Se invece il numero di persone è piuttosto elevato, come nella maggior parte dei casi, è preferibile utilizzare inviti online come e-mail, newsletter, e siti internet per mandare gli inviti, così da poter fissare un promemoria e sapere chi parteciperà.
Un altro esempio delle principali metodologie di invito utilizzate per promuovere una conferenza sono le mailing list. Questa deve sempre comprendere i recapiti ed il ruolo degli invitati, dopodiché si procede a verificarne accuratamente il nome e il cognome, il titolo (per esempio: dottore, ecc.), la struttura di appartenenza e, nel caso, anche l’incarico (ad esempio: direttore, coordinatore, ecc.), infine l’indirizzo del codice postale.

Una volta deciso che l’invito sarà cartaceo oppure redatto online, sarà importante curarne la forma ed il suo contenuto. Per scrivere un invito, è necessario tenere a mente quale messaggio e valori si vuole trasmettere. Ti consiglio di inserire nell’invito anche la mappa percorso su come arrivare al luogo dell’evento.

Comunicazione esterna

Ogni evento dovrebbe essere promosso da un buon piano di comunicazione e dovrebbe coinvolgere una buona quantità di media. A meno che non si tratti di riservare l’evento ad un pubblico di nicchia, è opportuno far conoscere sui media e social media tutte le informazioni relative all’evento affinché le persone possano essere adeguatamente informate.
Il programma dell’evento rappresenta di per sé il principale strumento di promozione.
Hai presente i volantini degli spettacoli teatrali? Quelli con il font accattivante, che elencano il programma dello spettacolo, il nome degli attori, il luogo e gli orari? Potresti prenderne spunto per creare brochure per il tuo evento! Ricordati però che, oltre ad essere visivamente gradevole, esso deve raffigurare la conferenza nei suoi contenuti.

Esistono diversi modi per realizzare un programma, a seconda dei temi e dello stile che si preferisce realizzare mantenendo coerenza con il format dell’evento. Può risultare una valida idea distribuire volantini e brochure informative in biblioteche ed aule studio per informare sulla conferenza.

Comunicazione interna

Come precedentemente accennato, la programmazione ed organizzazione di una conferenza richiede l’essere propensi ad una comunicazione aperta ed attiva. Tutto questo gran lavoro necessita di attenzioni e cure per risultare idoneo alle aspettative ed ottenere un buon successo.
La comunicazione tra il personale, i relatori e i fornitori è la chiave per rispettare tempistiche e prevenire eventuali errori che potrebbero insorgere durante tutto il processo di organizzazione dell’evento. È quindi fondamentale essere il più chiari possibile e far circolare le informazioni importanti, evitando incomprensioni.
Ti ricordi il Gantt di progetto di cui ti avevo parlato? Ti tornerà utile in questa fase, per tenere aggiornati i tuoi collaboratori sule attività svolte e quelle ancora da svolgere.

Logistica

In relazione agli spostamenti degli ospiti dai punti di arrivo e di partenza dai relativi alloggi al luogo dell’evento, i mezzi pubblici di trasporto possono rivelarsi inadatti. In questo caso si deve provvedere al noleggio di apposite navette che ad orari prestabiliti permettano gli spostamenti di relatori ed ospiti.
Ricorda però che questa scelta diventa sconveniente nel caso in cui non si raggiunga la totale capienza del mezzo di trasporto. In alternativa è consigliabile scegliere, a seconda delle necessità, pullman da 30 o 50 posti, oppure minibus da 10 o 15 posti.

Allestimenti

Sii creativo! Cura la disposizione dei tavoli, sedie e delle attrezzature per allestire la sala, accertandoti che gli spazi interni ed esterni siano adeguati per muoversi agevolmente. Predisponi anche una segnaletica adeguata che guidi i partecipanti dall’ingresso principale fino alla sala di svolgimento dell’evento.
Sarà poi utile fare un elenco del materiale che servirà nel salone dove si terrà la conferenza (striscioni, manifesti, piante e fiori, ecc.) ed eventuali supporti tecnici ed audiovisivi agli interventi (microfoni, computer, video, ecc.).
È bene prima informarsi che la sala sia idonea all’uso di tutte le apparecchiature necessarie alla presentazione. Se l’evento dura tutta la giornata è assolutamente necessario predisporre un catering che, oltre al buffet, offra anche un coffee break agli ospiti. A pranzo/cena fai sedere relatori e partecipanti gli uni accanto agli altri di modo che possano scambiarsi idee e impressioni.

Per il servizio fotografico è bene rivolgersi a professionisti del settore, senza dimenticare di dare indicazioni su come e cosa si desidera che sia fotografato. Se necessiti di servizi video e foto, Eventi e Fiere sarà felice di aiutarti!
Le attività di catering causano sporcizia: prendi accordi per la sistemazione e la pulizia degli spazi dopo i pasti, magari ingaggiando un’impresa di pulizie!

Check-up delle attività

Monitora le attività: Procede tutto regolarmente? Stai rispettando le tempistiche?
Un programma dettagliato dei ruoli e le funzioni attribuite, consente di accertare il corretto svolgimento del lavoro di ciascuno e della tabella di marcia. Ricordati di predisporre un piano alternativo nel caso si presentassero problemi per tutte le attività svolte durante dell’evento, ad esempio una mancata consegna da parte di un fornitore.
Prima dell’inizio dell’evento, riunisci il tuo personale in un briefing per effettuare le ultime comunicazioni e risolvere eventuali imprevisti dell’ultimo minuto.
Occupati dell’accoglienza degli invitati e dell’eventuale distribuzione di materiali da consegnare agli ospiti. Ma non devi pensarci personalmente tu! Se hai seguito i miei consigli dovresti avere uno staff predisposto per questo tipo di attività! Il materiale informativo deve contenere tutto il necessario affinché gli invitati partecipino al meglio all’evento.

Svolgimento dell’evento: il discorso

Ricordi quando ti ho spiegato la stesura del progetto preliminare? È arrivato il momento di metterlo in pratica! Se hai organizzato bene questa fase, tutto procederà per il meglio.
La conferenza mette a disposizione varie tempistiche di intervento, durante le quali devono essere messe in atto tutte le strategie comunicative e di argomentazione definite durante la redazione del progetto preliminare. I relatori dovranno essere il più chiari e incisivi possibile per mantenere la partecipazione attiva.
La durata dell’evento può variare da una a tre ore (a seconda della tipologia di pubblico e dell’argomento affrontato) scandita da pause durante le quali il pubblico potrà porre eventuali domande ai partecipanti ed approfittare del servizio catering a disposizione.

Introdurre l’argomento con frasi d’effetto o divertenti aiuterà a rompere il ghiaccio, poi presenta i relatori ed invitali ad approfondire il tema. L’importante è mantenere la partecipazione attiva da parte del pubblico cercando di coinvolgere il più possibile. La strategia di argomentazione deve essere sempre convincente, ma diversificata a seconda del tipo di pubblico.

Valuta anche l’ipotesi di ingaggiare anche un moderatore, il quale non parteciperà al discorso, ma avrà l’importante compito di garantire le tempistiche di ogni intervento.

Nella fase conclusiva della conferenza dedica 10 o 15 minuti alle domande del pubblico. Questo scambio di idee favorirà il pensiero critico e lo scambio di opinioni, anche su argomenti che durante la conferenza non sono stati approfonditi.
Controlla che tutto proceda regolarmente per raggiungere migliori risultati e mantieniti sempre disponibile per regolare eventuali inconvenienti.

Cosa fare dopo l’evento: feedback

La conferenza non si conclude una volta terminato lo scambio comunicativo tra i relatori. Ti consiglio di prevedere una fase successiva da dedicare alla raccolta di informazioni che potranno tornare utili per futuri eventi simili.
Quante persone hanno partecipato all’evento? Il pubblico ha mostrato interesse? Quanti materiali sono stati distribuiti durante l’evento? Cosa si poteva fare in più?
Raccogli i feedback utilizzando ad esempio questionari di gradimento per valutare che effetto ha prodotto la conferenza sui partecipanti e le loro impressioni.
Al termine di ogni evento, si deve poi stilare un resoconto delle spese sostenute, verificare quali obiettivi sono stati raggiunti ed inviare le lettere di ringraziamento a tutti i partecipanti. Inoltre, dovranno essere archiviati e raccolti tutti i contenuti prodotti in fase di organizzazione, compresi i materiali informativi distribuiti durante lo svolgimento dell’evento (ad esempio le brochure informative, il programma dettagliato sull’evento, le schede sugli sponsor, le fotografie e materiale promozionale).

La buona riuscita dell’evento non si determina solamente dal corretto funzionamento di tutte le attività di organizzazione o dal raggiungimento degli obiettivi.
Ricorda però che alcuni obiettivi di lungo periodo, come il miglioramento dell’immagine o della reputazione aziendale non sono immediatamente riscontrabili. Un dato indicativo potrebbe essere il numero di adesioni alla prossima conferenza che organizzi.
Se hai già organizzato una conferenza e vuoi migliorare, Eventi e Fiere ti aiuterà ad ampliare le tue competenze.
L’ultima conferenza che hai organizzato ti è andata male? Non ti preoccupare, Eventi e Fiere ti darà una mano perfezionare le tue capacità.
Se non hai mai organizzato una conferenza e non sai da dove partire, parti da Eventi e Fiere.