come organizzare una conferenza

Come organizzare una conferenza

Vi è stato chiesto di organizzare una conferenza ma non sapete da che parte iniziare? Niente paura! Seguendo una serie di accorgimenti non sarà poi così difficile e la vostra conferenza sarà ben organizzata ed efficace.
Prima di iniziare tutto il lavoro di organizzazione è meglio fissare il proprio budget tenendo conto di che tipo di conferenza si vuole ottenere, delle spese della sala della conferenza, dei materiali da usare e distribuire, del personale, dei relatori e del buffet. 

Lo staff

Durante una conferenza ruolo fondamentale è il mediatore che introduce uno o più relatori e dirige gli interventi. Viene aiutato dalle hostess che distribuiscono il materiale di supporto, coordinano le attività e passano il microfono al pubblico se vuole partecipare. Di solito si organizza anche un buffet di pranzo o cena o un coffee break per cui bisogna prevedere un catering.

La location

Bisogna tener conto del numero dei partecipanti e quindi scegliere un luogo adeguatamente ampio, pulito, facilmente raggiungibile. Più è curato e comodo da raggiungere più i partecipanti apprezzeranno. Si deve decidere la tipologia della sede della conferenza in base al tipo di conferenza: una sala auditorium con tante sedie in fila oppure un tavolo al centro con le sedie attorno. Occorre sempre tenere a mente gli obiettivi, il budget, il profilo dei partecipanti, così come i temi della conferenza per scegliere il luogo ideale. La location potrebbe essere una sala congressi, un’università, un’azienda o un edificio pubblico di rilievo. 

Il buffet

Se la sede della conferenza non predispone di un servizio ristorante occorre organizzare un servizio catering per offrire ai partecipanti uno spuntino. Il cibo deve essere vario per accontentare tutti i gusti, di qualità e comodo da consumare. È sempre meglio informarsi se tra i partecipanti ci sono determinate esigenze per non precludere a nessuno la possibilità di accedere al buffet.

La strumentazione e la scaletta

Sono indispensabili sedie, tavoli, pc, proiettore e bottigliette d’acqua per chi parla e fogli con penne per prendere appunti e da lasciare come gadget.

Prima della realizzazione della conferenza si consiglia di fare una sorta di scaletta e pensare:

  • all’ordine in cui far parlare i relatori e al giusto spazio da lasciare a ognuno
  • al momento di interazione con il pubblico
  • alle pause

Promuovere la conferenza

Per diffondere e comunicare data, ora e luogo in cui avverrà la conferenza è necessario sfruttare tutti i canali adeguati: inviti scritti o canali digitali. Scegliere un giorno in cui non dovrebbero esserci altri eventi importanti per il proprio pubblico per assicurarsi la più alta partecipazione possibile. Comunicare con alcuni giorni di anticipo le informazioni necessarie per permettere ai partecipanti di organizzarsi ed essere presenti. Inoltre ricordare a ridosso del giorno prestabilito l’evento.

Consigli e buon senso

  • In generale la conferenza dovrebbe iniziare in orario o al massimo con il classico quarto d’ora accademico
  • Il contenuto deve essere esposto in maniera chiara e perché no accattivante per tenere vivo l’interesse
  • La durata non deve essere eccessiva per assicurarsi il buon esito e meglio se è intervallata da pause e momenti che diano spazio agli interlocutori e alle domande del pubblico

Seguendo questi consigli la vostra conferenza sarà sicuramente efficace e ben organizzata! Intanto leggete e diffondete.

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