Come invitare i partecipanti ad una conferenza?
Contenuti
Stai organizzando una conferenza ed è arrivato il momento di inviare gli inviti a tutti i partecipanti? Niente paura! Sono qua per spiegarti alcuni esempi di inviti per una conferenza. Prima però è necessario partire dal motivo per cui la tua conferenza è stata organizzata.
Mettiamo che tu abbia già pensato alle fasi fondamentali per la realizzazione della tua conferenza: hai messo a punto idee e obiettivi, fissato il budget e richiesto preventivi per tutti i servizi necessari. Una volta definiti data dell’evento e luogo è finalmente arrivato il momento di invitare i partecipanti.
Inizia a pensare più o meno a quante persone la tua conferenza potrebbe rivolgersi, di conseguenza quindi a quanti potrebbero essere i partecipanti all’evento. Prima di decidere il tipo di invito, però, è necessario distinguere gli inviti da rivolgere ai relatori dagli inviti da rivolgere ai partecipanti. Gli inviti per i relatori saranno sicuramente più formali.
Invitare i relatori
Per invitare i relatori di una conferenza potresti optare per inviti cartacei, quindi i classici biglietti d’invito. Per la produzione degli inviti potresti rivolgerti ad un’agenzia di comunicazione, che si occupi della parte grafica e della stampa.
Gli inviti cartacei sono personalizzabili in tutto e per tutto, a partire dalla grandezza del biglietto, sino al tipo di font usato. Solitamente per questa tipologia non esistono dimensioni prestabilite, ma variano a seconda che il biglietto sia pieghevole o meno. Per le buste la misura più comune è 11×22 cm, ma esistono molti altri formati, che si suddividono per grandezza (ad esempio il C4, il C5 e il C6).
Dopo aver spedito gli inviti cartacei è consigliato accertarsi che l’invito sia stato ricevuto, accertandosi anche della disponibilità del relatore ad intervenire o meno. Se vuoi essere più sicuro sulla ricezione degli inviti, puoi sempre controllare se la tua lettera è stata recapitata utilizzando il servizio di ricerca spedizioni che fornisce l’ente postale. Valuta anche la possibilità di spedire gli inviti tramite raccomandata con ricevuta di ritorno. Il vantaggio della raccomandata è la garanzia di poter tracciare la spedizione e assicurarsi che la spedizione sia andata a buon fine.
Occorre inviare gli inviti con un certo preavviso, anche per riuscire a trovare soluzioni alternative nel caso in cui un relatore declinasse l’invito.
Invitare i partecipanti
Per quanto riguarda invece le modalità d’invito dei partecipanti, si possono scegliere sia inviti online
sia quelli cartacei.
Se il numero di partecipanti è elevato sarà più conveniente optare per gli inviti online. Quando parliamo di inviti online intendiamo l’enorme potenzialità che offre internet permettendo di contattare e raggiungere un vasto numero di persone. Questo può avvenire con la promozione dell’evento sui social network, o l’invio di una mail informativa ai destinatari già noti.
Ma fai attenzione! Se qualche indirizzo mail non è corretto, non più esistente, oppure è stato spedito più volte potrebbe verificarsi un bounce. Il bounce si ha quando un messaggio viene rispedito indietro al mittente, senza che il destinatario lo riceva, dal momento che si presenta un errore nella ricezione, ad esempio nell’indirizzo indicato oppure quando il server di gestione della posta non è in grado di ricevere.
Nel caso in cui il mittente fosse riconosciuto come spammer dal sistema di posta del ricevente, è importante monitorare questi errori e risolvere il problema con il destinatario.
Il contenuto
Ora che ti ho mostrato alcuni esempi di inviti per una conferenza, è ora di pensare al contenuto! Indipendentemente dalla modalità d’invito, si deve cercare di entusiasmare gli invitati in modo elegante e creativo partendo da un font dal carattere sicuro e ricercato.
Una volta deciso che l’invito sarà spedito via e-mail o per posta, sarà importante curarne la forma, a partire dal contenuto. Assicurati di indicare tutte le informazioni principali in modo che gli invitati possano arrivare all’ora esatta. Inoltre è importante includere un contatto telefonico per chi declinerà l’invito. Inserisci le eventuali istruzioni sul codice d’abbigliamento ed eventualmente le mappe su come arrivare al luogo dell’evento. Non dimenticare di inserire le informazioni sulle destinazioni e sull’alloggio, e di chiedere la conferma della partecipazione.
Inoltre deve essere esaustivo ed accattivante poichè gli inviti sono una grande opportunità per esporre e promuovere il programma stesso della conferenza.
È importante calcolare i tempi di spedizione degli inviti. Prima l’invito arriva al destinatario, più hai la possibilità di contare sulla sua partecipazione!
Se pensi che questo articolo sia stato utile a chiarirti le idee, non dimenticarti di condividerlo!