Al giorno d’oggi i modi per fare una conference call sono andati ben oltre la tradizionale audioconferenza (o teleconferenza). La connessione con i diversi partecipanti non è più legata esclusivamente ad un apparecchio telefonico, ma le vie percorribili sono ormai svariate (computer, tablet, smartphone). Con le nuove tecnologie è inoltre possibile includere l’aggiunta della componente video e tramutare il tutto in videoconferenza.
In questo articolo troverai un approfondimento sulle diverse modalità e sulle nuove app per effettuare una conference call.
Conference call: che cosa occorre?
Le nuove app per conference call prevedono generalmente la possibilità di effettuare entrambe le due opzioni di chiamata condivisa, audio e video, all’interno della stessa applicazione. Questo perché le tecnologie di nuova generazione consentono sia l’uso di attrezzature video (webcam o fotocamera) che di dispositivi voce (microfono).
Non so voi, ma la prima volta che ho sentito parlare di conference call ho pensato ad una sorta di videochiamata o di chiamata condivisa. Approfondendo l’argomento mi sono accorta che la mia intuizione non era del tutto errata, ma neanche del tutto esatta!
Una videochiamata, infatti, generalmente prevede la connessione tra pochi utenti, e soprattutto si rimane in un ambiente informale. Ma nel momento in cui si vogliono mettere in comunicazione più persone, che si trovano in diverse sedi (se non addirittura sparse per il mondo), durante una riunione, un meeting o una conferenza, come ci si deve muovere? È qui che entrano in gioco le app per conference call.
Queste situazioni di tipo “formale”, se così vogliamo definirle, necessitano infatti di maggiori accortezze. Non basta solo un’app per potersi connettere con le diverse parti. Ti faccio un esempio. Una volta che si ha il proprio interlocutore “in linea”, come si può fare per renderlo partecipante attivo alla riunione o alla conferenza? E come fare altrettanto con gli altri colleghi presenti?
Andiamo per ordine. Indubbiamente il primo elemento che occorre è un software o una app per conference call, eventualmente che consenta di registrare e condividere riunioni.
In secondo luogo, occorre pensare alla condivisione degli schermi, per creare una comunicazione faccia a faccia con il proprio team. Per questo obiettivo occorrono diversi strumenti, che devono essere adeguati in base alla grandezza della sala conferenza:
- una videocamera, che garantisca un’ottima qualità video e che sia in grado di riprendere l’intera sala;
- un dispositivo che supporti il doppio display, per la condivisione della presentazione all’interno della sala e per il feed video dei partecipanti attivi;
- un videoproiettore, se la sala conferenze è ampia e si ha la necessità di proiettare il tutto su uno schermo più grande, di modo che sia visibile a tutti;
- dei microfoni sparsi per tutta la sala, per garantire un’ottima qualità audio in ogni angolo e per tutti i partecipanti.
Conference call: a chi rivolgersi?
Spiegata come in precedenza, una conference call può sembrare molto semplice da mettere in atto. Ma se ci pensi bene forse non lo è così tanto.
Il mio consiglio è quello di rivolgersi ad un tecnico specializzato, che sappia presentare le migliori soluzioni per le tue esigenze e, soprattutto, che possa offrire assistenza durante la conference call. Risolvere tempestivamente i piccoli problemi tecnici è infatti molto importante per la buona riuscita dell’evento.
Spero di averti fornito informazioni utili. Se ti fa piacere, condividi questo articolo e diffondi la voce!
Buon lavoro e a presto!
