Se stai leggendo questo articolo è perché probabilmente ti spetta il compito di organizzare un congresso. Non è una bella cosa quando ci si butta a capofitto nell’organizzazione di un evento, impiegando tempo, denaro e fatica, e alla fine il tutto si rivela un flop. Questo non vuol dire necessariamente che il livello di qualità raggiunto per l’evento sia scarso, bensì potrebbe trattarsi di un problema di promozione. È qui che entrano in gioco le strategie di marketing per la pubblicità del congresso.
Non basta, infatti, accertarsi esclusivamente che sia tutto a punto per la data del congresso, ma occorre adoperarsi anticipatamente per far conoscere quanto più possibile l’evento. Mi spiego meglio: come può una persona pensare di partecipare al tuo congresso se non ne immagina neanche l’esistenza? Ecco dunque un’analisi degli elementi che vengono presi in considerazione per la pubblicità del congresso quando si effettuano delle strategie di marketing.
Gli elementi delle strategie di marketing per la pubblicità del congresso
Contenuti
Dare un nome al congresso
Il primo passo fondamentale è trovare un nome che sia identificativo dell’evento che stai organizzando, ma al contempo che sia accattivante e abbia capacità di attrazione. Questo perché ogni giorno siamo bombardati di informazioni, con la conseguenza che filtriamo solo le cose che colpiscono la nostra attenzione. In questo modo sarà dunque più probabile riuscire a trovare un pubblico interessato a prendere parte al tuo congresso.
Individuare il target di persone
Quali strade, dunque, intraprendere per raggiungere un pubblico che sappia apprezzare il lavoro e la passione che ci sono dietro ad un congresso? Inutile dirlo, è impossibile che tutte le persone di questo mondo siano interessate all’argomento trattato in un congresso. È dunque importante fare delle previsioni e determinare chi vi parteciperà.
Includere i leader del settore
Lo “sfruttamento” di un nome famoso nelle campagne pubblicitarie contribuisce (e di molto anche) ad amplificare quello che potremmo chiamare “effetto calamita”. Programmare l’intervento di uno stimato esperto o di un leader di settore durante il congresso costituisce un’ottima strategia per suscitare interesse nelle persone e convincerle a partecipare all’evento.
Pubblicità del congresso
La pubblicità di un evento, qualunque esso sia, deve avere una giusta tempistica per diversi aspetti. In primis per motivi organizzativi, consentendo dunque ai relatori di calibrare con cura i loro discorsi. In secondo luogo per raggiungere un numero di persone più ampio e consentire che queste memorizzino la data del congresso.
Inoltre, la pubblicizzazione di un congresso deve raggiungere il pubblico “target” con i mezzi appropriati. Ad esempio, se il congresso è rivolto ad un gruppo limitato, come i dipendenti di un’azienda, sarà sufficiente inviare delle e-mail/newsletter ai diretti interessati. A questo poi si potrebbe pensare ad un’ulteriore menzione durante le riunioni periodiche.
Quindi, le strade da utilizzare per raggiungere un ipotetico pubblico vanno impiegate a seconda dei casi. Le più efficaci sono:
- stampa, che si tratti di poster e cartellonistica, stampa di gadget, inserzioni sui giornali oppure su riviste e blog propri di settore;
- inviti spediti a specifiche persone o organizzazioni;
- e-mail e newsletter quando si parla di gruppi ristretti di persone;
- social media quando invece si mira ad un pubblico molto vasto.
Creare un sito web del congresso
Creare una pagina o un sito web potrebbe consentire a chi è interessato a partecipare al congresso (o quantomeno sta valutando se partecipare) di effettuare degli approfondimenti in merito. Sono, infatti, strumenti che offrono un’opportunità “di convincimento” se contengono tutte le informazioni pertinenti ad un evento, ben strutturate in ordine di importanza.
Accettare le registrazioni al congresso
Conoscere prima le registrazioni ad un congresso può essere utile per molteplici aspetti:
- accertarsi che la nostra promozione sta avendo successo e che i diretti interessati conoscono le date del congresso;
- verificare quanti sono i nuovi iscritti;
- conoscere anticipatamente il numero stimato di partecipanti;
- verificare l’efficacia della strategia di marketing.
Ci sono diverse soluzioni per le ricevere le registrazioni: possono essere effettuate direttamente all’interno del sito web o, se ciò non fosse possibile, mediante modelli da compilare e inviare via e-mail.
Per quanto riguarda i pagamenti, invece, è possibile rivolgersi a servizi online specializzati, offrendo magari tariffe agevolate per incoraggiare le registrazioni anticipate.
Concludo questa infarinatura generale dandoti un ulteriore consiglio. Rivolgiti sempre ad un’agenzia di comunicazione per delle strategie di marketing che siano sicure ed efficaci per la pubblicità del congresso. Avrai così una garanzia in più per il successo del tuo congresso!
A questo punto non mi resta che lasciarti andare, cosicché potrai dedicarti ad organizzare il tuo fantastico congresso! Ma prima, se ti fa piacere, condividi questo articolo!
A presto e buon lavoro!
