Il servizio ufficio stampa è una componente fondamentale di ogni azienda poiché è la voce dell’azienda stessa verso l’esterno.
Ma cos’è, più nel dettaglio, un ufficio stampa? È un organo di cerniera tra la fonte dell’informazione, ossia la nostra agenzia di organizzazione eventi, e i vari media coinvolti nel processo di promozione, usando come principale strumento di comunicazione i comunicati stampa.
Servizio ufficio stampa: di cosa si occupa
Contenuti
L’ufficio stampa si occupa di selezionare le informazioni da inviare ai media e di stabilire quando inviarle, oltre che alle modalità sia di contenuti che di forma. Ogni agenzia di organizzazione eventi, per essere efficiente, deve avere un ufficio stampa apposto e dedicato anche per costruire e mantenere un rapporto di collaborazione continua con i giornalisti, creando una fidelizzazione in grado di far percepire l’agenzia come fonte autorevole, affidabile e precisa.
Servizio ufficio stampa: attività e temi
Le attività e i temi di cui si occupa un ufficio stampa sono:
- Una visione chiara degli argomenti e dei temi da trasmettere ai media, assicurandosi di seguire un filo conduttore coerente con la visione e la mission dell’azienda.
- Delineare il pubblico di riferimento, gli obiettivi aziendali e commerciali, i concetti chiave che ruotano attorno al nome dell’azienda. È inoltre fondamentale sapere quali canali siano più adeguati e a quale pubblico.
- La rassegna stampa, che dev’essere quotidiana e ben curata, sulla base di temi in evidenza.
- La creazione di una mailing list contenente i media a cui ci si vuole rivolgere.
- Organizzare un sistema di invio stampa efficiente, informando in anteprima i giornalisti a proposito dell’evento (un mese e mezzo prima per i mensili; dieci giorni prima per i settimanali; quattro-cinque giorni prima per i quotidiani e le agenzie).
- Organizzazione di eventi informativi per comunicare notizie ai media, ossia le conferenze stampa. Curarsi di far intervistare i propri testimonial. Contattare telefonicamente i giornalisti potenzialmente interessati e quelli di settore, per segnalare l’invio stampa.
Servizio ufficio stampa: il comunicato stampa
Strumento principale di un ufficio stampa: il comunicato stampa. Il comunicato stampa è una notificazione ufficiale diretta ai giornalisti da parte dell’organizzazione. I giornalisti scriverebbero comunque a proposito dell’evento, se degno di nota, ma senza il comunicato stampa sarebbero a “briglia sciolta”. In questo modo si ha la possibilità di far passare informazioni mirate, oggettive e provenienti da una fonte più che ben informata ed autorevole: noi stessi.
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