Sei alle prese con l’organizzazione di un evento di questo tipo e non sai proprio come richiedere i preventivi per un dibattito? In questo articolo cercherò di spiegartelo nel modo più chiaro possibile.
Preventivo di costo e spese, conto nel quale si espongono gli elementi di costo di un acquisto da eseguire o di un’opera da effettuare.
Cosa fare anzitutto
Contenuti
Prima di contattare i fornitori per chiedere loro dei preventivi, devi fare un’analisi dei costi per il tuo dibattito e stendere un progetto preliminare. L’analisi dei costi è fondamentale per capire quali saranno le perdite o i benefici possibili in termini di guadagno. La stesura del progetto preliminare, invece, è importante per avere un elenco dettagliato di ciò che ti servirà e le delle attività da fare per la realizzazione del tuo dibattito.
Quali preventivi richiedere
Passiamo adesso all’argomento centrale di questo articolo. Ovvero quali preventivi richiedere ai fornitori per il tuo dibattito, quelli fondamentali sono per:
- Location: preventivi per l’affitto del luogo dove avrà sede il dibattito;
- Catering: se hai deciso di offrire qualcosa ai tuoi ospiti durante l’evento, dovrai richiedere un preventivo per il servizio di ristorazione;
- Gadget e personalizzazione: dovrai richiedere un preventivo anche nel caso in cui dovrai commissionare la realizzazione di alcuni gadget da distribuire eventualmente al dibattito;
- Logistica: la richiesta di preventivi riguarda anche questo ambito, cioè il trasporto di tutto il materiale nella location e anche lo stoccaggio di esso in magazzino;
- Impianti: i preventivi serviranno anche per i vari impianti audio, video, ecc. che daranno vita al tuo dibattito;
- Comunicazione e grafica: per la parte di comunicazione e promozione dovrai affidarti a delle compagnie esterne e quindi richiedere dei preventivi anche per fare ciò.
Ti ricordo che questo è solo un esempio, a seconda di come vuoi personalizzare il dibattito e l’evento in generale, delle attività da svolgere e il target a cui vuoi riferirti dovrai considerare anche altri tipi di preventivi.
Come richiedere i preventivi
Dovrai specificare le quantità e la data del tuo dibattito quando contatterai i fornitori; inoltre, concorda con loro una data limite entro la quale farti mandare tutti i preventivi. Ricorda di tenere in considerazione anche il calcolo dell’Iva, perché non è sempre scontato che sia inclusa nei preventivi che ti giungeranno.
Dopo aver deciso quale fra i vari fornitori fa al caso tuo, devi passare alla fase di conferma dei preventivi e, di conseguenza, stipulare con loro i contratti.
Due consigli: per essere previdenti, indica un fornitore di riserva che nel caso di imprevisti possa sostituire il precedente senza che il tuo evento ne risenta. Poi, per evitare problemi inutili, la scelta migliore sarebbe quella di contattare un’agenzia specializzata per richiedere i preventivi per il tuo dibattito; noi di Eventi e Fiere possiamo aiutarti al meglio!
Siamo giunti alla fine, spero di averti dato gli spunti necessari per richiedere i giusti preventivi per il tuo dibattito. Per ultima cosa, non dimenticare di condividere questo articolo con la tua community!
