Organizzazione convegni: cosa c’è da sapere per realizzarne uno
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Bentrovati! Quest’oggi tratteremo dell’organizzazione convegni, di cosa sono e delle loro diverse tipologie.
Se state progettando di organizzare un convegno non potete mancare di leggere questo articolo. In caso contario…uscite subito da questa pagina! No, scherzo, un po’ di informazione non può far altro che bene.
Cos’è un convegno?
Un convegno è una riunione di persone per presentare o per approfondire argomenti di comune interesse. Tutti quelli che vi partecipano possono esprimere il loro punto di vista professionale, in quanto, esperti in materia. Questi esperti portano quindi contributi con l’obiettivo di confrontarsi e in generale, il fulcro della discussione è occupato dalle loro relazioni e dal loro dibattito. Chi partecipa generalmente ascolta, ma può porre anche domande o fare brevi interventi.
Fra i convegni più noti possiamo citare quelli medici, di cui vi lascio qui l’articolo.
Tipologie di convegni
- Convegni aziendali: sono uno strumento primario per una comunicazione aziendale interna in quanto permettono un momento di incontro e scambio tra le diverse anime aziendali che si raccontano e comunicano il proprio ruolo e lavoro. Il fine è quello di affrontare temi che riguardano la gestione, l’utilizzo e lo sviluppo delle risorse aziendali, siano esse umane, strategiche o funzionali.
- Convegni culturali: studiosi, spesso di discipline e nazionalità diverse, mettono a confronto i loro saperi nell’ambito dei beni culturali e sociali, spesso al fine di attuare un loro percorso di valorizzazione.
- Convegni politici: Molte associazioni politiche organizzano periodicamente dei convegni al fine di promuovere le proprie strategie e le proprie soluzioni per problemi di carattere nazionale.
- Altri convegni: i temi promossi in un convegno possono essere di qualsiasi natura, non ci sono limitazioni, l’importante è che possano interessare e attirare l’attenzione dei partecipanti.
Organizzazione convegni
La scelta degli aspetti logistici legati all’oganizzazione di un convegno non può e non deve essere lasciata al caso. La sua buona riuscita dipende da numerosi fattori, che non riguardano solo l’individuazione dei relatori adeguati per gli interventi. Bisogna anche definire una data che consenta agli interessati a partecipare, individuare un luogo che possa essere stategico e accessibile a tutti, rintracciare sponsor e media partner che publicizzino il convegno, trovare hostess e steward che assisteranno i partecipanti durante la giornata….e molto altro, una lista infinita di cose! Senza contare che spesso all’interno di un convegno è sempre meglio aggiungere qualche pausa ricreativa, coffee break, iniziative originali e speciali, al fine di non stancare troppo i partecipanti e di tenere sempre viva la loro attenzione.
Per fortuna esistono professioni dell’organizzazione, i PCO, che si sobbarcheranno di tutti questi aspetti noiosi e dispensiosi di tempo assicurandovi il successo del vostro convegno!
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