Responsabile marketing

Il responsabile marketing: la chiave per il successo del tuo congresso!

markweingMONITORARE IL BUDGET DI UN CONGRESSO: IL RESPONSABILE MARKETING TI SALVERÁ!

Udite, udite! Oggi vi parlerò di un mago, di un circense dai numeri mirabolanti: il responsabile marketing.

Prima di tutto: quante volte, durante l’organizzazione di un congresso, hai rischiato di sforare il budget e ti sei accontentato di soluzioni approssimative? Su, non preoccuparti: può succedere.

Certo, ai congressi di noi filosofi (ebbene si, sono un filosofo: mea culpa, mea culpa, mea grandissima culpa) ci sono, nel migliore dei casi, sette uditori. Ma pensate ai convegni medici, economici, industriali. Ebbene, la buona riuscita di eventi di questa portata richiede competenza ed attenzione.

Quando si organizza un congresso è fondamentale conoscere il budget di cui si dispone. È ancor più importante, d’altra parte, il monitoraggio costante del budget.

Del resto, è risaputo: “senza soldi non si canta messa”. In questo senso il responsabile marketing sarà il tuo angelo custode. Chi è costui?

Tranquilli, procediamo con ordine.

In cosa consiste il budget?

Partiamo dall’ ABC. Cos’è un budget? Una meta da raggiungere, un numero di riferimento.
Perché è importante? Perché consente di prevedere le necessità, i rischi ad esse connesse e far fronte agli eventuali imprevisti.

Per prima cosa, dunque, consiglio di organizzare il budget a disposizione in categorie definite (catering, marketing, location, trasporti).

Una volta organizzato il budget, subentra una fase fondamentale: il monitoraggio del budget. A chi spetterà questa funzione? Al responsabile marketing!

Solo lui. Sempre lui. Eternamente lui.

Consideriamo ora le pratiche specifiche di monitoraggio.

Responsabile marketing: come monitorare il budget

Nel corso del monitoraggio del budget è determinante il ruolo del responsabile marketing. Perchè?

Sappiamo che il monitoraggio del budget è importante perchè consente di comprendere dove stai spendendo troppo e dove potresti economizzare.

Il monitoraggio del budget richiede spesso una serie di interventi con i quali evitare di sforare. Il responsabile marketing può promuovere una serie di azioni, tra le quali:

  • Aggiornare sempre il tool che usi per calcolare il budget.
  • Richiedere sempre un preventivo ai fornitori per quantificare la spesa. Ricorda che i prezzi variano a seconda della città!
  • Riservare parte del budget alle spese extra. Mettete in conto un eventuale 5-15% di spese extra per far fronte alle situazioni inaspettate.
  • Elaborare sempre un piano di riserva. Purtroppo gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo! In qualunque istante la situazione potrebbe farsi critica. Pensa al caso in cui gli sponsor dovessero ritirarsi improvvisamente!
  • Avvertire i fornitori in caso di sforo del budget. Chiedi degli sconti. (L’alternativa per loro sarebbe perdere un cliente)

Attraverso accorgimenti di questo tipo il responsabile marketing garantirà la riuscita del tuo congresso.
In sintesi, possiamo dire che il responsabile marketing è come il buon genitore: tutela la famiglia evitando di indebitarsi.

Se pensi che questo articolo possa aiutarti nell’organizzazione del tuo congresso, condividilo!

Pace, amore e gioia infinita!

 

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