Quando si organizza un congresso, tra le molteplici cose di cui occuparsi, non bisogna dimenticarsi di rivolgere le dovute attenzioni verso i partecipanti. Quella coccola che esprima loro la riconoscenza per aver accettato di prendere parte all’evento. Del resto, cosa ne sarebbe del tuo congresso senza di loro? Una delle attenzioni più gradite in questo senso è quella di pianificare preventivamente i trasporti dei partecipanti. Come? Contattando un servizio di noleggio auto e bus ovviamente!
D’altro canto, quando si hanno degli ospiti (anche a casa propria) le regole del bon ton “impongono” per prima cosa di occuparsi della loro accoglienza. Questa ovviamente deve essere proporzionata rispetto alle più svariate circostanze e ai diversi ambiti di accadimento.
Seguendo questa ottica, nel caso specifico del congresso, i cui partecipanti sono personaggi di alto profilo quali medici o avvocati, i mezzi di trasporto pubblici, che non sempre sono funzionali, potrebbero risultare inadeguati. Risulta pertanto più opportuno organizzare trasporti alternativi dedicati, usufruendo del noleggio auto e bus che assicuri gli spostamenti dalle sedi di arrivo, a quelle di alloggio, a quelle in cui avrà luogo il congresso.
Ora che abbiamo messo in chiaro quanto sia fondamentale il ricevimento dei partecipanti, vediamo nel dettaglio cosa ha da offrirci questo tipo di servizio.
Noleggio auto e bus: cosa offre il servizio
Il noleggio auto e bus è sì un servizio “navetta” che trasporta i partecipanti di un congresso da una sede all’altra. Ma soffermarsi solo su questo aspetto è abbastanza riduttivo. Si tratta, infatti, di un vero e proprio supporto confezionato su misura a cui un organizzatore di eventi come te può rivolgersi. Mi spiego meglio.
Il primo passo è mettersi in contatto con un responsabile di un’azienda fornitrice di questo servizio. Dopodiché si analizzano nei particolari le fasi dell’evento che si sta organizzando. Il fine ultimo è quello di ricercare le soluzioni di trasporto più adeguate al caso in questione sia dal punto di vista logistico che economico.
La scelta dei mezzi può avvenire in maniera molto flessibile, proporzionalmente al numero di passeggeri. Si passa dal noleggio di auto fino ad un massimo di 7 o 9 posti (compreso il conducente), al noleggio di minibus o bus per gruppi più numerosi. Inoltre qualità come idoneità dei mezzi e la messa a disposizione di autisti professionisti sono assolutamente garantiti.
Ma tralasciamo per un attimo questi aspetti tecnici. Il vero valore aggiunto di cui dovresti davvero tenere conto usufruendo del servizio di noleggio auto e bus è che eviterai ai partecipanti al tuo congresso molteplici situazioni di stress. Non vorrai negare che un relatore con la mente libera e i nervi distesi sia meglio di uno che ne ha già viste abbastanza durante l’arco della giornata solo per raggiungere la location del congresso!
E ti dico di più. Lo stesso tempo necessario a percorrere il tragitto autonomamente, può essere impiegato diversamente da parte degli ospiti se c’è qualcun altro ad occuparsi dei trasporti. Pensa che fortuna per un relatore avere modo di ripassare il programma della giornata prima di arrivare al congresso! Non ci avevi pensato, vero?
Noleggio auto e bus: ultime considerazioni
C’è ancora un aspetto che merita di essere approfondito: il budget. Molto spesso è proprio il fattore economico che spinge a desistere dalla richiesta di noleggio di auto e bus, anche se i benefici offerti sono notevoli. Ma se il tuo obiettivo è un’organizzazione impeccabile del congresso che lasci soddisfatti tutti, ti invito caldamente a ribaltare la tua visione delle cose, sulla base di tutto quanto ci siamo appena detti. Prova a chiedere qualche preventivo e chissà che magari non ne rimarrai sorpreso!
Bene, ora ti lascio dedicare alla definizione di questi ultimi “piccoli” dettagli per la buona riuscita del tuo congresso. Prima però, se ti fa piacere, condividi questo articolo!
Buon lavoro e a presto su Eventi e Fiere!
