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Come organizzare una cerimonia di premiazione

Stai pensando di organizzare una cerimonia di premiazione ma non hai molte idee su che tipo di evento potresti ideare? Oppure sai a grandi linee come vorresti la tua cerimonia, ma hai le idee molto confuse su come realizzare e gestire l’organizzazione del tuo evento?
Tranquillo, oggi noi di Eventi e Fiere siamo qui per spiegarti come organizzare una cerimonia di premiazione con i fiocchi. Ti daremo degli spunti importanti e molto interessanti su questo tipo di cerimonia che, diciamocelo, è una tra le più difficili da organizzare!

Le origini

L’origine della cerimonia di premiazione non è ben chiara, se navighi sul web d’altronde non troverai molte informazioni sulla sua istituzione o su cosa sia concretamente. Esistono diverse ipotesi: la più accreditata afferma che la cerimonia di premiazione fu istituita a Olimpia con la nascita dei Giochi Olimpici e che il suo scopo fosse quello di premiare e riconoscere il merito di un singolo o di un team.
Da allora, la cerimonia di premiazione ha assunto diverse conformazioni, le più conosciute sicuramente sono: gli Oscar, i Grammy e i premi Nobel, che rappresentano la più alta forma di manifestazione di questo tipo di cerimonie.

Probabilmente adesso starai pensando che non sarai mai in grado di organizzare una cerimonia di premiazione all’altezza delle aspettative di quelli che saranno i tuoi invitati. La cosa che non sai, è che esistono molti altri esempi di cerimonia di premiazione e che su questo tipo di evento ci si può davvero sbizzarrire. Infatti esistono cerimonie di premiazione dalle più bislacche a quelle più serie. Per cui, non farti troppe paranoie, mettiti comodo e inizia a leggere queste semplici mosse, falle tue, cura i dettagli dell’organizzazione della tua cerimonia di premiazione e vedrai che non sarà poi tutto così complicato.

Perché organizzare una cerimonia di premiazione?

Organizzare una cerimonia di premiazione richiede moltissimo tempo e impegno, ma ti permette di raggiungere diversi obiettivi e benefici.
Questo tipo di cerimonia ti permette di mettere in risalto le grandi vittorie o i traguardi più duri che tu, i tuoi dipendenti e in generale la tua azienda siete riusciti a conquistare durante l’anno.
Facciamo un esempio: vuoi organizzare una cerimonia di premiazione per mettere in risalto la bravura o il successo di alcuni tuoi dipendenti, organizzando questo tipo di cerimonia, otterresti come risultato un incremento di motivazione da parte dei tuoi dipendenti. Oppure potresti lasciare il segno mostrando i risultati ottenuti, facendo crescere il valore e l’importanza della tua attività e dei tuoi collaboratori, anche sfruttando adeguatamente la pubblicità.

Organizzare una cerimonia di premiazione è un ottimo modo per mettere in risalto anche agli occhi di chi non lavora nella tua azienda gli importanti traguardi raggiunti. Per non parlare dell’importanza che assumerebbero i dipendenti, il cui senso di appartenenza e comunità aumenterebbe molto, perché tramite questo evento avrebbero l’opportunità di capire quanto è importante il lavoro che quotidianamente svolgono.
I motivi che ti possono spingere a organizzare una cerimonia di premiazione possono essere diversi. Puoi scegliere questo tipo di cerimonia per:

premiare qualche dipendente: per i dipendenti la cerimonia di premiazione diventerà un momento importante, quello in cui si sentiranno ripagati delle fatiche fatte e inoltre si sentiranno soddisfatti del lavoro svolto durante l’anno. Infatti, nel momento in cui verranno premiati, si sentiranno appagati e saranno invogliati a lavorare meglio, per raggiungere il premio;
premiare uno specifico reparto interno della tua azienda

Definisci i tuoi obiettivi

Probabilmente all’inizio avrai già letto quello che sto per dirti, ma ci tengo a ribadirlo, organizzare una cerimonia di premiazione non è affatto semplice, le attività da pianificare sono moltissime e, molte volte, tendono a sovrapporsi.
La cosa più importante da fare prima di iniziare con l’organizzazione è quella di stilare una lista di cose che pensi siano opportune per raggiungere l’obiettivo che vuoi ottenere.
Con questo tipo di cerimonia puoi concepire il tuo evento come preferisci, ma la cosa fondamentale da ricordare è quella di tener presente chi sei e che messaggi vuoi trasmettere. Sii coerente e fedele ai valori che la tua azienda vuole comunicare al proprio target.

Grazie al target che definisci puoi rivedere l’obiettivo che vuoi raggiungere con l’evento. Infatti, puoi concepire la cerimonia di premiazione come un evento:
Chiuso: indirizzato solo a chi ha ricevuto l’invito e alle rispettive famiglie;
Aperto: chiunque può partecipare.
Ecco perché qualora dovessi capire di non potercela fare da solo nell’organizzazione di una cerimonia di premiazione, faresti meglio ad affidarti a qualcuno che ti sappia consigliare e portare sulla giusta strada.

Definisci il budget

Nell’organizzazione della tua cerimonia di premiazione la cosa fondamentale da fissare è comunque il budget, fattore che decreterà l’eventuale successo del tuo evento.
Per istituire il budget considera la situazione finanziaria della tua azienda e i tuoi obiettivi, definendo la soglia massima, oppure se affidarti a sponsor e finanziatori.
In base al tuo budget considera i pro e i contro e gli obiettivi che vuoi raggiungere: solo così potrai capire e scegliere cosa fare alla cerimonia di premiazione.
Ricorda di destinare per ogni parte dell’organizzazione della tua cerimonia di premiazione una parte del tuo budget in modo da essere sicuro che tutto quello che vuoi realizzare abbia una base.

Infine è opportuno destinare una parte del tuo budget per eventuali rischi che si potrebbero verificare durante il corso dell’organizzazione, in modo tale da riuscire a tamponare gli imprevisti e non compromettere la cerimonia.

Se realizzi che il tuo budget non basta per soddisfare le tue aspettative, hai pensato di poter ricorrere a sponsor che finanzino il tuo evento?

Come immagini il tuo evento: il concept

A questo punto è arrivato il momento di definire il concept della tua serata.
Nell’organizzare una cerimonia di premiazione cerca di dare qualche informazione ai tuoi invitati sul tipo di evento che stai organizzando. In questo modo tutti saranno preparati alla serata, ad esempio sapendo se si tratterà di una cerimonia formale o informale.
Per organizzare una cerimonia di premiazione in modo ottimale le cose fondamentali a cui pensare sono: la data, l’ora, la location e l’intrattenimento.

Data e ora

Essendo un evento aziendale, saprai per certo i giorni liberi dei tuoi dipendenti, quindi, basati su quelli per scegliere il più congeniale a tutti;

Location

Puoi scegliere se organizzare tutto all’interno della tua azienda, oppure, se stupire i tuoi dipendenti con una location diversa.

Se il tuo budget te lo permette, potresti optare per qualcosa in grande stile, come avviene per la cerimonia del Premio Nobel. Oppure opta per qualcosa di informale e divertente, come avviene per gli Oscar.
La scelta del posto ti permette di spaziare tra le seguenti opzioni:

  • Una location all’aperto: come un bel giardino curato, a bordo piscina;
  • Una location al chiuso: in un hotel, in un ristorante, all’interno di una villa o di un palazzo

Le location sono davvero molte e tu hai solo l’imbarazzo della scelta.
Il posto in cui deciderai di organizzare la tua cerimonia di premiazione deve essere abbastanza grande e capiente in modo tale da accogliere tutti i tuoi invitati.

Intrattenimento

Trattandosi di una cerimonia di premiazione puoi scegliere di affidarti ad un intrattenitore professionista, una persona spigliata e divertente, proprio come vediamo per gli Oscar, che intrattenga i tuoi ospiti, in modo da goderti pienamente la serata. Hai pensato ad una per l’intrattenimento musicale dell’intera cerimonia? E ai balli o contest di karaoke?
Se tutto ciò ti sembra banale per la serata che hai in mente di ideare, puoi anche rivolgerti a un bravo comico che proponga qualche sketch.

Analisi dei costi

Mettiamo che tu stia organizzando la cerimonia di premiazione con l’intento di premiare un tuo dipendente o un settore specifico della tua azienda, che nell’ultimo anno ha raggiunto importanti traguardi. Tutto ciò implica che i tuoi dipendenti saranno anche gli ospiti della cerimonia che hai scelto di organizzare, per questo motivo non potrai contare sul loro aiuto durante la serata, ma dovrai decidere se affidarti a un aiuto esterno.

L’idea probabilmente non ti farà saltare di gioia, ma devi calcolare i vantaggi e gli svantaggi di tale decisione, e scegliere se proseguire con l’organizzazione da solo o se farti aiutare da un team di professionisti.
I costi da affrontare durante l’organizzazione di una cerimonia di premiazione hanno bisogno di seguire regole molto ferree. Infatti, cercare di restare all’interno del budget che ti sei prefissato all’inizio è una cosa molto complicata, perché i costi sono davvero molti, come la scelta della location, il catering e le varie attrezzature che ti serviranno nel corso della serata.
Se deciderai di organizzare la cerimonia di premiazione da solo, con le tue forze e assumendoti gli eventuali rischi che potresti incontrare, sappi che dovrai stendere un progetto preliminare sulla base dell’idea che hai del tuo evento.
Se invece, decidi di affidarti a degli organizzatori di eventi, oltre a ridurre i rischi a cui potresti andare incontro, saranno loro a proporti un progetto preliminare e varie opzioni sulla base delle tue idee ed esigenze.
Per cui, vedi tu se vuoi correre il rischio o meno.

Il progetto preliminare

Quando stendi il progetto preliminare della tua serata devi occuparti di tutti i dettagli e dovrai curarli in modo meticoloso, per rendere tutto perfetto e ricevere solo feedback positivi da parte dei tuoi ospiti.
Tieni conto di quello che ti serve, come: il servizio catering, il servizio audio e luci e le varie attrezzature che dovrai affittare per quella giornata.
Questi servizi, ovviamente, variano in base alla location che hai deciso di affittare.
La location, infatti, risulterà probabilmente l’aspetto più ostico da affrontare, perché dovrai trovare un posto che sia facilmente raggiungibile a chiunque e, allo stesso tempo, dovrai trovare una sala idonea al tipo di evento che stai per realizzare.

Ricorda che, se hai scelto per la tua serata l’intrattenimento con la band musicale, devi cercare di non disturbare chi abita nelle vicinanze del posto che hai scelto, ecco perché una location che si trovi un po’ fuori dal centro abitato sarebbe l’ideale per la tua serata.
Allo stesso modo, sei molto fortunato, perché trattandosi dell’organizzazione di una cerimonia di premiazione non hai restrizioni su questo tipo di scelta.
Preoccupati e ricorda comunque che la location che sceglierai deve rientrare nel budget che ti eri prefissato inizialmente.

Stendi un progetto preliminare

Come avrai ben capito, organizzare una cerimonia di premiazione tutto da solo è una cosa abbastanza complicata, perché stare dietro a così tanti allestimenti e preparazioni, curandone i minimi dettagli è una cosa abbastanza difficile e complicata.
Non facendoti aiutare da nessuno, sicuramente, non riuscirai a stare dietro a tutte le fasi dell’organizzazione, o magari ti perderai nei dettagli dei preparativi più importanti.
Alcune volte si tende a non confrontarsi con nessuno, perché si pensa di avere le idee chiare su quello che si vuole al proprio evento: si iniziano i preparativi con mesi di anticipo per non tralasciare nulla e dare a tutto la giusta importanza, ma probabilmente capita di trascurare un piccolissimo particolare, magari anche insignificante, che potrebbe compromettere la tua cerimonia di premiazione.
Infatti, ogni volta che si crede di aver fatto tutto bene e di aver curato tutto, arriva qualcuno che fa notare che effettivamente c’è qualcosa che non va: un dettaglio che non si era preso abbastanza in considerazione e/o qualcosa che poteva essere fatto in modo diverso.

Evita tutto ciò, chiedi aiuto a qualcuno, affidati a dei veri esperti. Si, sto parlando di noi: Eventi e Fiere è qua per questo!
Poni la massima attenzione, perché in giro ci sono moltissimi fornitori a cui richiedere un preventivo, ma non sarai mai certo che questi siano affidabili o che svolgano il loro lavoro alla perfezione, se non quando sarai arrivato alla fine della tua cerimonia di premiazione.
Per cui rivolgiti ad un’azienda come noi di Eventi e Fiere che individui al tuo posto solo fornitori certificati e avrai la garanzia che le persone che ti verranno consigliate offriranno una mano preziosa e l’aiuto cercato.

Il Gantt di progetto

Il Gantt di progetto è la parte più importante di tutta l’organizzazione, perché ti permette di avere una visuale completa di come dovrebbero andare le cose per riuscire a raggiungere l’obiettivo nei giusti tempi e con i giusti costi. Si tratta di una calendarizzazione che ti permette di raggiungere l’obiettivo finale, in modo semplice, restando coerente con le scelte inizialmente fatte.
È un progetto flessibile, che cambia a seconda delle tue esigenze, che possono mutare a seconda di alcuni fattori che inizialmente non avevi considerato. Attraverso il Gantt puoi cambiare in corso d’opera qualcosa del tuo progetto, senza commettere errori e pianificando la mossa giusta per organizzare la cerimonia di premiazione che ti eri prefissato.

Modalità di partecipazione

Per invitare i propri ospiti a un evento in generale si hanno a disposizione un’infinità di modalità di invito. Tu dovrai trovare quella più congeniale al tuo caso e cercare di restare professionale, considerando anche che si tratta di una cerimonia di premiazione aziendale.
In particolar modo, dovrai giocare con le tempistiche e informare i tuoi dipendenti per tempo, in modo che questi si organizzino per essere presenti; quindi dovrai giocare d’anticipo.
Trattandosi di una cerimonia di premiazione aziendale le modalità di invito più congrue al tuo caso possono essere:

  • Utilizzare la bacheca dell’azienda dove affiggere un volantino dell’evento, in modo tale da essere visibile a chiunque;
  • Indire una riunione con tutto lo staff per comunicare la tua intenzione di organizzare una cerimonia di premiazione quali sono stati i motivi che ti hanno spinto a organizzarla;
  • Comunicare all’interno dei canali social dell’azienda la tua volontà.
  • Poi, se vuoi rifarti a grandi cerimonie di premiazione puoi pensare di spedire un invito scritto e ben curato a casa dei tuoi dipendenti.

Comunicazione

Quello che devi fare con i tuoi dipendenti, in sostanza, è comunicare. I canali attraverso cui far conoscere il tuo evento sono molteplici e devi essere tu a capire e sfruttare quelli più consoni al tuo caso.
Per pubblicizzare la tua cerimonia di premiazione all’interno della tua azienda, usa la newsletter o la chat aziendale, in questo modo il tuo invito arriverà a tutti.

Allestimenti

Per organizzare la cerimonia di premiazione dei tuoi sogni devi porre molta attenzione ad alcuni servizi e in particolar modo agli allestimenti. Potresti pensare a un servizio di reception all’entrata che accolga i tuoi invitati, che prenda i loro cappotti e li riponga in un apposito guardaroba, gli fornisca tutte le informazioni sulla serata, li metta a loro agio e li accompagni ai loro tavoli.
Un servizio di cui non puoi fare a meno per la tua cerimonia di premiazione è quello delle attrezzature audio e video che, in serate come una cerimonia di premiazione, sono fondamentali.
Per capire l’utilità di queste attrezzature pensa a cosa sarebbero i Grammy o I David di Donatello senza questi impianti. La risposta più ovvia sarebbe, quasi sicuramente, che non avrebbero il successo e il seguito che oggi contano.
Quindi, controlla che tutte le attrezzature siano funzionanti e in buono stato, che siano disposte in modo ottimale all’interno della sala, in modo da non creare fastidio, e fatti aiutare da un bravo tecnico competente che ne controlli il normale funzionamento.

Allestisci la tua sala, ma non creare qualcosa che non sia in linea con la serata che hai ideato.
Potresti pensare a distribuire e disporre gli spazi interni in modo funzionale, collocando i tavoli in modo da non creare impedimenti e magari pensa a come disporre i tuoi invitati, creando dei piccoli e carini segnaposti per ognuno di loro. In alternativa, puoi affidarti a un servizio di allestimenti per sale.

Pre-evento

Prima dell’evento, il giorno prima oppure la mattina stessa dell’evento, è bene controllare di aver svolto tutte le attività che fino a ora sono state elencate e sarebbe consigliabile organizzare un briefing con il personale, in modo da dare indicazioni precise sulla serata e controllare se tutto è pronto per l’ultimissima volta..
Per arrivare tranquillo alla cerimonia di premiazione devi prestare massima attenzione a:

  • budget: verifica di essere rientrato nella spesa totale che ti eri prefissato all’inizio;
  • tempistiche: assicurati di aver rispettato tutti i tempi e controlla tutto fin nei minimi dettagli, perché l’imprevisto è sempre dietro l’angolo.

Quindi se hai scelto di fare affidamento solo su te stesso, sii lungimirante e controlla, settimana dopo settimana, che tutto funzioni e che i servizi che avevi richiesto siano presenti.
Controlla lo svolgersi dei lavori e indici delle riunioni con i tecnici, chiama i fornitori e i professionisti delle attrezzature che hai deciso di affittare e informati sul loro status, assicurati che gli inviti siano arrivati e che la comunicazione con i tuoi dipendenti sia stata chiara.

La cosa migliore che puoi fare per evitare tutto ciò sarebbe affidarsi a dei professionisti nell’organizzazione di eventi. Infatti, affidandoti a degli organizzatori di eventi, non devi temere per nulla, perché le tempistiche vengono rispettate e anche i desideri dei clienti, in questo caso i tuoi desideri. È raro correre dei rischi con gli organizzatori di eventi, perché questi svolgono il loro lavoro con precisione.

Durante l’evento

È finalmente arrivata la serata che hai organizzato con tanti sforzi, i tuoi invitati sono arrivati e puoi finalmente aprire le porte della tua cerimonia di premiazione. Il tuo lavoro, però, non è ancora finito.
Durante l’evento la cosa migliore che tu possa fare è godertelo, perché dopo tanti sacrifici e giorni passati a organizzare la cerimonia di premiazione, puoi e devi gustarti la serata pienamente.
Nel frattempo, puoi chiedere ai tuoi ospiti se tutto è di loro apprezzamento, ascoltali e vedi se i feedback che ricevi sono positivi o meno.
Allo stesso tempo, resta vigile sull’organizzazione e controlla che tutto vada per il verso giusto: parla con il personale per vedere se tutto fila liscio o se al contrario si sono creati dei problemi durante la serata. Passa a parlare con il personale che si trova alla reception per controllare se hanno riscontrato qualche problema e se tutti gli invitati sono arrivati.

Post-evento

Sei finalmente arrivato alla fine della cerimonia di premiazione, prima di tornare a casa, dovrai accertarti di alcune questioni preziose per capire come effettivamente sia andata la cerimonia che hai deciso di organizzare, se sia stata apprezzata dai tuoi invitati.
Puoi chiedere ai tuoi invitati di mandarti dei feedback, oppure rilasciare loro un foglio da compilare o un’eventuale scheda di valutazione sull’evento, così capirai cosa è andato male e cosa bene. Attraverso i feedback che hai ricevuto puoi capire cosa migliorare nell’organizzazione di una cerimonia di premiazione in futuro. Le schede, infatti, ti saranno molto utili per arrivare a una conclusione sulla serata.
Infine, ringrazia i tuoi invitati per aver preso parte all’evento.
Successivamente dovrai controllare che tutte le fatture, verso coloro a cui hai richiesto un servizio, siano state consegnate.

A questo punto, puoi tornare a casa soddisfatto e goderti la riuscita della tua cerimonia di premiazione. Se quello che hai organizzato è stato il tuo primo evento, ti devi sentire felice per aver fatto un buon lavoro. Se, al contrario, hai già realizzato questo tipo di eventi in passato, adesso hai dei riscontri da cui ripartire, quindi non preoccuparti, poniti delle domande sulla base dei feedback ricevuti durante la serata, cerca di comprendere quali sono stati i tuoi obiettivi per l’evento e chiediti cosa puoi fare per migliorare, in modo da essere pronto per organizzare la futura cerimonia di premiazione!

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