Come organizzare una cerimonia di premiazione

Come organizzare una cerimonia di premiazione

Quando si parla di lavoro, una delle cose che si sente dire più spesso è che non si lavora per la gloria, ma per amore di quello che si fa. Questo è sicuramente vero nella maggior parte dei casi, però non prendiamoci in giro, a chi dispiacerebbe vedere i propri sforzi e sacrifici riconosciuti? Nessuno rifiuterebbe un premio che dia merito delle sue fatiche. Ecco perché organizzare una cerimonia di premiazione!

Organizzare una cerimonia di premiazione, perché

Organizzare una cerimonia di premiazione è un modo perfetto per premiare e far conoscere i successi ottenuti con grande sacrificio, facendo sapere alle persone a cui è rivolto, quanto è importante il loro impegno. Eventi del genere possono riguardare i settori più disparati:

  • Associazioni sportive che al termine di un torneo debbano onorare i vincitori;
  • Organizzazioni non profit per premiare l’impegno di gruppi e singoli in una causa;
  • Aziende che vogliano sottolineare i successi più importanti raggiunti dai propri impiegati e dipendenti.

Il gioco vale la candela?

Sì, è proprio come sembra: una cerimonia di premiazione richiede moltissimi sforzi e impegno, ma le tue fatiche saranno ricompensate dai risultati ottenuti! Può infatti permettere a chi la organizza di raggiungere obiettivi diversi. Per esempio, nel caso in cui volessi organizzare una cerimonia di premiazione per per festeggiare il successo ottenuto da qualcuno dei tuoi dipendenti, otterresti certamente un incremento della motivazione.  Sarà anche un modo per lasciare il segno nella comunità e, rendendo visibili a tutti i risultati raggiunti, far crescere il valore e l’importanza della tua attività e dei tuoi collaboratori ottenendo un’ottima pubblicità!

Parola d’ordine: organizzazione!

Quando ti prepari ad organizzare una cerimonia di premiazione, gli aspetti di cui occuparsi sono davvero tanti. Per non  dimenticare niente e curare tutto nel dettaglio, fai una lista accurata di tutto ciò che ti servirà nell’organizzazione  dell’evento, a partire da qual è l’obiettivo che vuoi raggiungere. Segna sulla tua lista:

  • Obiettivo
  • Numero degli ospiti
  • Luogo e data
  • tono dell’evento e tema della cerimonia
  • Decorazioni per la sala
  • Intrattenimento e presentazione

In base a quello che vuoi realizzare individua altre possibili voci da inserire nella tua lista.

Seguendo queste linee guida potrai realizzare il tuo evento secondo il modello che hai in mente e sarai anche in grado di misurarne il successo. Inoltre questa lista ti servirà nel passo successivo: fissare il budget.

Un piccolo costo per un grande merito

La spesa per organizzare una cerimonia di premiazione è variabile e certamente dipende dal modello di cerimonia che intendi realizzare. Ti sarà utile stabilire un limite massimo di spesa e poi fissare un budget per ogni voce sulla tua lista (affitto della sala, servizio di catering, premio, intrattenimento, etc). Ma attenzione: è fondamentale ricordarsi di mettere in conto anche un budget per le spese fuori preventivo, gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo!

Dai un taglio ai costi!

Una buona soluzione per coprire almeno in parte i costi dell’organizzazione è trovare degli sponsor per la serata; vendere i biglietti di partecipazione all’evento anche a chi non ha ricevuto un invito direttamente da voi o organizzare una lotteria durante la cerimonia.

Connettiti alla tua comunità:

La tua cerimonia sarà per te e la tua attività una vetrina fondamentale per farvi conoscere, per questo la pubblicizzazione dell’evento non è un aspetto secondario. I social network e la pubblicità su radio e tv locali sono il canale privilegiato per arrivare il più in fretta possibile al maggior numero di persone. Fissa un hashtag personalizzato che connetta ospiti e non all’evento. Crea anche un indirizzo e-mail apposito a cui rivolgersi per chiedere informazioni ed effettuare le prenotazioni. Per facilitare l’impresa considera anchela possibilità di rivolgerti a dei professionisti che si occupino della tua comunicazione.

Non perderti nei dettagli!

Essendo una grande occasione per accrescere la propria immagine, quando si pensa a come organizzare una cerimonia di premiazione nulla deve essere lasciato al caso e ogni aspetto deve essere curato nel dettaglio. Ecco qualche suggerimento:

  • Quando scegli la sala assicuranti non solo che sia abbastanza spaziosa per il numero degli invitati, ma presta attenzione anche all’accessibilità: è raggiungibile in macchina o solo con i mezzi pubblici? Sono informazioni importanti per i tuoi ospiti!
  • Definisci (e precisalo nell’invito) se si tratta di un’occasione formale o casual; fissare un tema è un buon modo per restare impressi e magari far divertire gli ospiti. Eventualmente cura gli altri aspetti come cibo, decori e musica in base al tema scelto.
  • Evita gli intoppi nella presentazione rivolgendoti ad un presentatore professionista. In ogni caso la parola d’ordine sarà: provare, provare e ancora provare!
  • Se vuoi che i tuoi ospiti si divertano puoi coinvolgerli nell’intrattenimento con un karaoke o preparando una pista da ballo; se invece si tratta di un evento formale potresti assumere un complesso che accompagni la serata con della musica dal vivo. 

Il tocco finale è il tuo!

Questi sono i punti cardine da seguire e sviluppare quando si deve organizzare una cerimonia di presentazione. Adesso che hai le idee più chiare è arrivato il momento di mettere in azione la tua creatività e far vedere a tutti come sarebbe la tua cerimonia! Ma prima, per onore del merito, condividi questo articolo per far sapere ai tuoi amici che è cosa buona e giusta premiare chi raggiunge ottimi risultati!

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