Ti è mai capitato di partecipare a una giornata “a porte aperte”? Forse quando tuo figlio doveva scegliere in quale università andare; o quando da ragazzino dovevi scegliere il liceo da frequentare.
Ebbene, hai mai pensato che ad aprire le porte al pubblico potrebbe essere proprio la tua azienda?
Il tuo intento è farti conoscere da nuovi clienti o rafforzare il rapporto con quelli già acquisiti? Vuoi aumentare la visibilità della tua azienda con il grande pubblico?
Vuoi instaurare un legame forte e resistente tra azienda e clienti? Organizzare un open day potrebbe essere la soluzione più adatta alle tue esigenze!
Che cos’è un open day?
Contenuti
Partiamo da un caso pratico, che quasi tutti hanno avuto l’occasione di vivere in prima persona: gli open day scolastici. Ciascuna scuola apre le sue porte ai futuri studenti, impegnandosi a trasmettere la migliore versione di sé. Lo scopo è quello di risultare interessanti agli occhi dei visitatori e spingerli all’iscrizione. A questo fine, le scuole fanno leva sui punti di forza: cosa offrono in più degli altri, perché loro rappresentano la scelta giusta.
Allo stesso modo, l’open day è sfruttato dalle aziende per avvicinare i potenziali clienti al proprio brand e fidelizzare quelli già presenti. Se le aziende sono interessate ad organizzare un open day, significa che vogliono mostrare al mondo il loro modus operandi. Questo rappresenta già di per sé un punto di forza: trasparenza, apertura, professionalità.
Per questo motivo questo evento è così importante. Ti permette di creare un legame stretto con il pubblico; non mostri solo il tuo prodotto, ma te stesso: la professionalità dei tuoi dipendenti, i macchinari che usi, le tecnologie su cui fai affidamento. Tutto determinerà l’idea che gli ospiti si faranno della tua azienda.
Assicurati che tutto sia perfetto!
So che sarà complicato, perché dovrai gestire parallelamente più aspetti del tuo evento e trovare soluzioni a problemi di cui non conoscevi l’esistenza. Ma non temere! Questo articolo ti darà le indicazioni di cui necessiti per la tua impresa, anche se, ahimè, sarà difficile che tu riesca ad organizzare tutto da solo. Perché non richiedi la consulenza di un esperto?
Noi di Eventi e Fiere siamo qui per questo!
Esistono due tipi di open day aziendale:
• Family day, in cui sono invitate le famiglie dei dipendenti affinché familiarizzino con l’ambiente di lavoro;
• Open day diretti ai clienti, che sono quelli di cui ci occuperemo in questo articolo.
L’obiettivo principale per organizzare un open day è arrivare agli ospiti, incrementare il numero dei tuoi clienti. L’evento è il mezzo attraverso cui puoi trasmettere la vision e la mission della tua azienda e farti ricordare per i valori che la caratterizzano.
Ad esempio, i tuoi prodotti sono ecologici e rispettano l’ambiente? Fai in modo che chiunque se lo ricordi. Gadget e brochure dovranno accentuare proprio questo aspetto, facendo sì che il visitatore si ricordi della tua attenzione per il rispetto dell’ambiente.
L’innovazione è il tuo piano quotidiano? L’azienda per cui lavori utilizza apparecchi tecnologici di ultima generazione per facilitare il lavoro dei tuoi operai? Metti in evidenza i tuoi punti di forza! Potrebbero fare la differenza.
Come ti immagini il tuo evento: il concept
È arrivata l’ora di metterti al lavoro! Per organizzare un open day è importante partire per tempo, almeno un paio di mesi prima dell’evento. La fase dell’organizzazione è la più difficile: prevedere e organizzare tutte le attività che avranno luogo quel giorno e arrivare preparati.
Primi passi
Comincia a pensare a ogni aspetto del tuo evento. Fornitori, personale interno, personale esterno. Valuta imprevisti ed emergenze che si potranno verificare.
Quando vuoi che si svolga la tua giornata a porte aperte? Scegli una data che sia comoda per i tuoi visitatori. Possibilmente nel weekend, così che i lavoratori abbiano la possibilità di venire al tuo evento.
Inoltre, un open day può risultare ancora più efficace se associato a un evento importante per l’azienda. Se, ad esempio, vuoi lanciare un nuovo prodotto, oppure se hai concluso un progetto importante che ritieni sia rilevante pubblicizzare, puoi accostarlo all’open day. In questo modo sarà potenziata sia la divulgazione della notizia che la partecipazione all’evento.
Ora è il momento di valutare l’intrattenimento: ci sono più tipi di attività che puoi organizzare. Determina quali sono le più utili e efficaci per il tuo ambiente e i tuoi ospiti. Ad esempio, sei conosciuto sul mercato per la bontà dei tuoi panettoni? Puoi creare un’attività che avvicini i clienti al tuo mestiere per far vedere loro perché sei diverso dagli altri e in che modo anche loro possono contribuire alla riuscita di un panettone.
Definisci il budget
È ora di fare i conti con la realtà! Nel vero senso della parola.
Arrivato a questo punto devi capire l’ammontare del budget che hai a disposizione. Crea un bilancio preventivo ipotizzando i costi di ogni attività e del personale interno e esterno di cui avrai bisogno. Dovrai prendere in considerazione tutte le spese da affrontare; ricordati che organizzare un open day tutto da solo potrebbe far aumentare esponenzialmente i costi del personale interno. Prendi in considerazione di contattare un esperto del settore, chiedi un preventivo a Eventi e Fiere! Saremmo felici di poterti aiutare.
Per questo tipo di evento non dovrai affittare una location, perché si svolgerà nella tua azienda. Ad ogni modo, devi prendere in considerazione che ogni attività che richiederà del personale specifico, o materiali di cui non disponi nella tua azienda comporterà una spesa. Inoltre, trattandosi di un open day sarà ovviamente gratuito per il pubblico, quindi non avrai entrate di questo tipo.
Valuta gli eventuali sponsor affini alla tua azienda. Gli sponsor possono aiutare la riuscita del tuo evento: seleziona quelli che maggiormente si avvicinano ai prodotti o servizi offerti dalla tua azienda e ascolta cosa hanno da proporre. Inserisci anche questa voce nel tuo bilancio preventivo e fai i calcoli di cui hai bisogno.
Il bilancio di cui abbiamo parlato deve essere fruibile e reperibile da più persone. Nell’organizzazione dell’evento sarà necessario delegare qualche attività ad alcuni tuoi collaboratori. Loro dovranno essere informati dei progressi e dei cambiamenti che subirà l’evento. Per questo motivo, ti consiglio di creare più fogli su Excel e condividerli con Google Drive, così che tutti possano vedere l’andamento generale e le varie sottosezioni dell’evento.
Stendi un progetto preliminare
Una volta deciso la quantità e il tipo delle attività pensa al personale di cui avrai bisogno. Vuoi fare un’area dedicata ai bambini? Ci sarà uno scivolo gonfiabile? Allora avrai bisogno di animatori responsabili che si assicurino che vengano seguite le regole, affinché i bambini non si facciano male.
Nella realizzazione del tuo evento avrai bisogno di hostess e animatori, ma come scegliere tra gli uni e gli altri? Le hostess ti serviranno per l’accoglienza dei tuoi ospiti, per distribuire il materiale e i gadget e per eventuali stand informativi. Mentre gli animatori avranno il compito di intrattenere i visitatori, assicurandosi che si divertano. Quindi avrai sicuramente bisogno di entrambi!
In questa fase devi anche valutare i rischi che determinate attività potrebbero implicare. Se, ad esempio hai immaginato di avere delle animatrici sui rollerblade, considera tutti i rischi che potrebbero correre. Per ogni pericolo ipotetico che potrebbe verificarsi durante il tuo evento dovrai stipulare un’assicurazione apposita. A questo proposito: l’animatrice sui roller è efficace e rilevante per l’attività che proponi? Puoi farne a meno?
Lista delle cose da fare
A questo punto ti consiglio di pensare ai tuoi collaboratori. Ovviamente, essendo un evento che si svolgerà all’interno della tua azienda, la maggior parte dei tuoi dipendenti o colleghi dovrà partecipare.
Oltre a ciò cerca di stilare una lista delle cose che ci sono da fare:
• Contattare il personale
• Accordarsi per eventuali permessi o assicurazioni
• Contattare il catering
• Allestire la sala
• Organizzare le attività
E per ogni macro-sezione designa un responsabile con cui potrai confrontarti. Devi assicurarti che i tuoi collaboratori siano affidabili e con ottime abilità di problem solving, per non dover occuparti di tutto il lavoro da solo.
Siamo solo all’inizio e già ti sembra un lavoraccio? Puoi sempre rivolgerti a un’agenzia o a un esperto che ti aiuti e ti guidi nel corso di questa lunga impresa che sarà l’organizzazione del tuo evento.
Attenzione agli interessi dei visitatori
Inoltre, pensa a persone di tutte le età e ai loro svariati interessi: perché sono lì a visitare la tua azienda? Interrogati sul motivo che li ha spinti a venire al tuo evento e cerca di rispondere alle loro esigenze. Si spera che la maggior parte delle persone non sia venuta solamente per il cibo gratis! Probabilmente vogliono sentire cosa hai da dire. Ci saranno sicuramente famiglie, quindi dovrai pensare all’intrattenimento dei bambini, ma dovrai anche occuparti della cerchia di persone che vuole le risposte ai propri dubbi.
Cerca di scandire i vari momenti della giornata e gli spazi che saranno adibiti ai diversi tipi di attività. Sia per quanto riguarda momenti ludici sia per quanto riguarda i momenti informativi.
Stabilisci le modalità di partecipazione
Una parte molto importante per la riuscita dell’evento è l’invio degli inviti. Pensa se organizzassi un evento perfetto, spendendo molti soldi, e poi non ci fosse nessuno a condividerlo con te.
Hai presente quando devi andare a vedere un film al cinema e prima di andare guardi il trailer per assicurarti che non sia una perdita di tempo? Nel nostro caso l’invito è il trailer e tu lo stai mandando direttamente nella casella postale dei tuoi invitati! Assicurati che lo vogliano guardare fino alla fine e che siano invogliati a prendere parte al tuo evento.
Non è un’impresa facile, lo so bene. Però seguendo alcuni consigli sono sicura che potrai farcela!
L’invito dovrà contenere tutte le informazioni chiave:
• Logo dell’azienda ben visibile;
• Frase d’effetto che incuriosisca il lettore;
• Breve paragrafo sul programma della giornata;
• Call to action, invita i tuoi interlocutori a partecipare all’evento;
• Contatti della tua azienda: dal numero di telefono alle pagine social, devono aver la possibilità di conoscerti e contattarti per ogni eventuale domanda.
Crea degli inviti che siano personali e creativi! Ti consiglio di usare una delle piattaforme online che permettono di creare infografiche, biglietti di natale e inviti di ogni genere. Alcuni esempi sono Canva oppure Venngage, immediati e di facile utilizzo.
Comunicazione e promozione esterna
Un open day è un’opportunità unica per la tua azienda: fai in modo che non siano stati sforzi inutili, fai sapere a tutti del tuo evento! Come glielo comunichi?
Incredibile ma vero: la comunicazione offline non è morta! Crea una brochure su misura che presenti il programma della giornata e che riesca a proiettare i valori della tua azienda.
Un po’ di attività di volantinaggio ti aiuterà a divulgare la notizia del tuo evento, arrivando a persone che probabilmente non sarebbero venuti a conoscenza dell’open day tramite una strategia di web marketing.
E ora parliamo della comunicazione online. Puoi creare una campagna sui Social Media per comunicare con il tuo pubblico. Ma non è l’unica strada! I contatti tramite e-mail sono spesso usati per arrivare personalmente nella casella postale di molte persone. Crea una mailing list con i contatti che possiedi e invia un’e-mail di invito per informarli dell’evento.
Comunicazione interna
La comunicazione interna è molto importante in un’azienda per fare in modo che ci sia un ambiente coeso e compatto, che trasmetta un’immagine fedele dell’azienda e dei suoi valori.
In un evento come l’open day è dunque fondamentale che emerga il carattere dell’impresa. Per questo motivo ci deve essere un coordinamento e una comunicazione incessante tra tutti i membri dello staff.
La comunicazione interna può essere rafforzata grazie all’utilizzo di alcuni strumenti online. Ad esempio, crea delle tabelle di lavoro su Google Drive, così che il tuo staff possa accedervi e consultare un documento aggiornato sull’andamento dell’organizzazione dell’open day.
Inoltre, oltre alla già popolare e-mail, prendi in considerazione di utilizzare applicazioni di messaggistica istantanea, così che alcune problematiche di poca importanza possano essere risolte in maniera tempestiva.
Logistica e allestimento
Assicurati che tutte le tue attività abbiano il personale di cui hanno bisogno. Più l’attività è particolare più avrai bisogno di personale specializzato e di attrezzature insolite. Assicurati di aver considerato tutti questi elementi nella stesura del bilancio preventivo e di aver prenotato tutte le strutture e i servizi di cui hai bisogno.
Allo stesso modo, verifica che per ogni attività siano disponibili il materiale e gli strumenti di cui avranno bisogno. Ci sarà una conferenza in cui interverranno l’amministratore delegato e il presidente dell’azienda? Assicurati di avere una sala che permetta a tutti di assistere all’intervento e che abbia le attrezzature necessarie, dal microfono, alle luci, al videoproiettore.
Inoltre, dovrai permettere agli invitati di spostarsi senza intoppi da una zona all’altra. Per questo motivo, ti consiglio di adottare una segnaletica che indirizzi gli ospiti nelle varie aree. Alcuni cartelli che ti aiutino a gestire il flusso di persone: area ristoro, sala conferenze, sala giochi.
Per quanto riguarda l’allestimento, assicurati di rendere l’ambiente piacevole e gradevole. Cura i dettagli e addobba la tua azienda come se stessi addobbando casa tua per ricevere ospiti a cena. Rendi la tua azienda accogliente e non aver paura di osare! Un po’ di colore e qualche area relax possono aiutarti nell’intento.
Check-up delle attività
Prima dell’evento è buona norma fare un checkup di tutte le attività in programma:
• L’evento porterà una massiccia quantità di persone: verifica che la tua pratica con l’assicurazione sia andata a buon fine.
• Assicurati che i responsabili della sicurezza e del pronto soccorso siano stati contattati
• Considera l’eventualità che un fornitore non si presenti, sempre meglio avere un piano B!
• Il catering dovrà avere a disposizione pietanze che soddisfino tutte le esigenze culinarie. Non lasciare i vegani a bocca asciutta!
Considera tutte le attività che verranno incluse nel tuo evento, i servizi di cui avrai bisogno e i fornitori contattati. Verifica che tutto stia procedendo come previsto!
Durante l’evento
Eccoci arrivati al momento clou!
Tutte le previsioni e i piani dei mesi precedenti dovranno dare i suoi frutti in questa giornata. Assicurati che tutto sia al proprio posto e che i tuoi collaboratori siano informati su quali siano i loro compiti. A questo proposito, è buona norma fare un briefing con il tuo staff appena prima dell’evento, così che vengano ulteriormente chiariti i ruoli di ognuno. Inoltre, può essere utile spiegare le uscite di emergenza a tutti i tuoi collaboratori così da essere pronti a tutto!
Tieni i nervi saldi! È normale inciampare in alcuni imprevisti che metteranno a rischio la buona riuscita dell’evento, ma farsi prendere dal panico non è la giusta soluzione.
Prima che i tuoi invitati lascino il tuo evento potrai consegnare alcuni gadget, una penna o una pallina antistress con il logo della tua azienda. Questi saranno sufficienti per non far dimenticare il tuo evento.
I tuoi ospiti hanno mangiato bene e hanno passato un paio di ore piacevoli all’interno della tua azienda? Prova a chiedergli un favore. Se ti daranno la loro e-mail o un indirizzo fisico sarà più facile contattarli per le prossime comunicazioni.
Cosa fare dopo l’evento
Manca poco, non mollare proprio adesso! Il tuo obiettivo, fin dall’inizio, era quello di rafforzare il rapporto con i tuoi clienti e creare legami con potenziali nuovi clienti. L’open day era solamente il mezzo attraverso cui arrivare a questo fine. Ora che hanno toccato con mano il lavoro che c’è dietro ai tuoi prodotti e hai i loro contatti, non trascurare il rapporto che si è creato! Informali con una newsletter e con lettere personalizzate.
Crea una lista con tutti i nominativi dei tuoi ospiti e i loro recapiti, così da poter attuare una strategia di follow up: attivare una conversazione che rimarrà attiva nel tempo e che aiuti a rafforzare il rapporto con i vostri clienti.
In questa fase finale, annota tutti gli elementi che hanno avvalorato il tuo evento e tutti gli aspetti che non sono risultati una strategia vincente. In questo modo potrai consultare un report finale la prossima volta che vorrai organizzare un open day!
Ed eccoci giunti alla conclusione di questo articolo! Spero sia stato di tuo interesse e che ti abbia aiutato nell’organizzazione di questo evento.
Se questo articolo ti è stato utile condividilo con i tuoi amici e i tuoi conoscenti!
