Che voi dobbiate promuovere una qualsiasi tipologia di eventi o di fiere, dovrete per forza appoggiarvi a un buon ufficio stampa.
Se mi concedete pochi minuti del vostro prezioso tempo, vi spiego immediatamente perché.
Noi appassionati operatori nel mondo degli eventi e delle fiere lo sappiamo bene. La maggior parte delle informazioni presenti su un giornale è frutto del rapporto tra un giornalista e un professionista delle pubbliche relazioni. Quest’ultimo è incaricato da un’azienda o da qualunque altra organizzazione di dare visibilità a una certa notizia.
Detto ciò, è chiaro che un ufficio stampa è indispensabile sia per curare l’uscita di notizie prima che dopo l’evento, come conseguenza di una precisa strategia di comunicazione.
Ufficio stampa: compiti e funzioni
Grazie a questo ufficio, i mass media vengono costantemente aggiornati sulle novità inerenti il mondo degli eventi e delle fiere. In questo modo le persone potranno venire a conoscenza di tutte le informazioni necessarie per parteciparvi.
La parola d’ordine di un ufficio stampa è, dunque, far conoscere.
Più nello specifico, gli addetti stampa, dopo aver raccolto tutte le informazioni necessarie, si occupano della stesura di comunicati stampa. Un testo scritto in cui vengono messi nero su bianco tutti i dati sull’evento che l’azienda o l’organizzazione vuol far trapelare all’esterno. Descrive l’evento, gli organizzatori, gli obiettivi, gli ospiti, insomma qualsiasi elemento utile a suscitare l’interesse del target.
Organizzatori di eventi e ufficio stampa
Qual é, alla fine dei conti, la relazione tra queste due figure professionali?
Più volte vi abbiamo detto che l’organizzatore di eventi ha il delicato compito di fare da tramite tra il committente e tutte le altre pedine del gioco. Insomma, tutti coloro che daranno il loro contributo per ottenere il successo. Quindi anche in questo caso, sarà egli a mantenere i contatti con l’ufficio stampa.
Grazie a questa collaborazione, potrà essere eseguita una comunicazione mirata al target di riferimento. Il quale, come sempre, determina in che modo, quando e perché svolgere determinate azioni.
Ed è così che, proprio in base al target, vengono individuati i canali di comunicazione, il linguaggio, le testate giornalistiche nazionali e locali dove si ritiene più opportuno apparire.
Infine, l’ufficio stampa, si occupa di redigere la rassegna stampa di tutte le uscite inerenti una determinata notizia. Questo documento risulta essere il mezzo attraverso il quale è possibile verificare la risonanza e la visibilità che un evento ha prodotto sui media. Si tratta di cercare, raccogliere e leggere su tutti i giornali, siti Internet, tv e radio gli articoli o i servizi riguardanti la notizia oggetto del comunicato stampa diffuso in precedenza ed è, solitamente, un’azione che l’addetto stampa dovrebbe compiere subito al mattino. Immerso tra giornali e smartphone con davanti la prima tazzina di caffè della giornata.
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A presto e buon lavoro.
