Proseguiamo l’argomento su come organizzare congressi e addentriamoci questa volta un po’ più nello specifico.
In questo articolo noi di Eventi & Fiere desideriamo chiarirvi le idee su come strutturare al meglio il programma di un congresso e su come promuoverlo.
Il punto di partenza è sempre il medesimo: conoscere il proprio target. Il trucco sta nel definire il proprio partecipante medio, i suoi interessi e le sue aspirazioni.
Una volta compiuta un’attenta e approfondita analisi sul target, occorre occuparsi di ciò che andremo ad analizzare nei paragrafi che seguono. Si tratta di due soli argomenti ma, e ve ne accorgerete, sono i più complessi e importanti riguardo come organizzare congressi.
Come organizzare congressi: scegliere l’argomento
Contenuti
L’argomento che tratterete durante il congresso dovrà, sostanzialmente, migliorare la vita dei partecipanti. Cioè, questi dovranno poter risolvere alcuni quesiti o semplicemente acquisire nozioni nuove che possano dare una svolta alla propria professione.
Una volta trovato l’argomento, si può passare a studiare il programma. Un programma efficace deve necessariamente seguire una scaletta e considerare tre elementi fondamentali:
1) Il relatore o i relatori
Questa è una delle figure principali del congresso. Devono essere personalità indiscusse nel settore, veri e propri luminari di cui i vostri ospiti provino una stima incondizionata.
2) Il presentatore
Altra figura fondamentale, il presentatore si occuperà di dettare i ritmi del congresso, invitare i relatori sul palco e, cosa fondamentale, di tenere viva l’attenzione del pubblico in sala.
Durante questo tipo di eventi, il presentatore dovrà essere in grado di coniugare simpatia e autorità. Dovrà mantenere vivo l’interesse del pubblico con una sana dose di ilarità e leggerezza. E dovrà anche identificarsi come figura autorevole in potere di gestire l’andamento delle attività.
Anche il presentatore dovrà essere esperto nel settore e dal portamento elegante, curato e che sappia gestire egregiamente la propria comunicazione non verbale.
3) La presentazione e le slide
I vostri presentatori e relatori dovranno utilizzare presentazioni efficaci, a differenza di chi crede che siano semplici scalette per aver ben chiari i punti da trattare.
Le presentazioni sono uno strumento utilissimo per coinvolgere e divertire i partecipanti al vostro convegno e non vanno assolutamente trascurate. E’ meglio privilegiare slides dinamiche, ben curate e contenenti immagini di alta qualità. Questo permetterà di fornire contenuti incisivi e le cui nozioni rimangano impresse nella memoria.
Come organizzare congressi: la promozione
Qua entriamo nella fase operativa di come organizzare un congresso.
Una volta portate a termine le indicazioni di questo e del precedente articolo, occorre promuovere il proprio congresso per cercare di attirare tanti ospiti.
Innanzitutto occorre aprire un sito dedicato all’evento, che per la sua semplicità e la chiarezza dei contenuti è lo strumento di promozione più efficace. Una volta lanciato il sito si può procedere con la promozione sui social, Facebook e LinkedIn soprattutto.
Nel caso dei congressi, per concludere, uno strumento efficace è sicuramente quello delle newsletter. Questo nel caso possediate già una lista di contatti. Ma, come spiegato in precedenza, dato l’alto spessore di partecipanti a questo tipo di eventi, non dovrebbe certo essere un problema creare una mailing list.
Condividete numerosi e buon lavoro!
A presto con tanti nuovi articoli sull’affascinante mondo degli Eventi e delle fiere!
