Quante volte ti è capitato di conoscere persone importanti per il tuo lavoro durante un coffee break? Ecco perché durante il tuo convegno è importante pianificare una pausa e affidarsi ad un catering convegni: sono momenti in cui si conoscono persone nuove, iniziano collaborazioni e si formano alleanze, sono momenti di relax e di divertente convivialità.
Un catering convegni sarà in grado di soddisfare le tue esigenze e i tuoi desideri e di creare un angolo relax in linea con il tuo evento. Ricordati che un convegno è un biglietto da visita molto importante per qualsiasi azienda o ente, perciò assicurati di scegliere il catering convegni giusto. Ecco alcuni piccoli suggerimenti per organizzare una pausa ideale durante il tuo convegno!
L’angolo giusto
Contenuti
È importante che il coffee break sia allestito in un’area non lontana da dove si svolgerà il convegno, poiché si tratta di una pausa relativamente breve e non deve permettere ai partecipanti di disperdersi. Può essere uno spazio separato dedicato oppure, se le condizioni lo permettono, uno spazio all’aperto attiguo alla sala in cui ha luogo il convegno.
L’allestimento dell’angolo relax da parte del catering convegni deve garantire il massimo comfort e permettere ai partecipanti di usufruire di un buffet self-service o in alternativa servito, in piedi o in qualche piccolo appoggio, in uno spazio che sia ben organizzato e sufficiente per tutti.
La durata
La pausa ideale va dai 15 ai 30 minuti, in modo da costituire un vero e proprio momento rigenerativo, specialmente se il convegno durerà diverse ore, ma in modo da non distrarre e far perdere la concentrazione ai partecipanti. Se l’evento durerà l’intera giornata, allora potrai decidere di includere una pausa pranzo servita dal tuo catering convegni, che dovrà durare almeno un’ora.
Nella programmazione della pausa non dimenticare che i tempi sono molto importanti: le presentazioni e gli interventi dei relatori di un convegno sono sempre calcolati al minuto. La pausa è da prevedere a metà mattina e, se il convegno prosegue, anche a metà pomeriggio.
Il menu
Ovviamente anche la scelta dei piatti da servire ha la sua importanza. Cibi mediocri e un servizio non all’altezza possono creare malumori tra i partecipanti. Comunica al catering convegni quali sono le tue esigenze: evita piatti che appesantiscono, cibi scotti o freddi. Piatti leggeri e sani sono la scelta migliore, soprattutto se si vuole mantenere sveglia l’attenzione dei partecipanti.
Se vuoi uscire dalle solite proposte e stupire i tuoi ospiti puoi offrire loro qualcosa di nuovo scegliendo un menù a tema, magari legato all’argomento del tuo convegno. Inoltre tieni sempre a mente che al giorno d’oggi sempre più persone hanno esigenze particolari: cibi senza glutine, vegetariani o vegani, biologici…non dimenticarti di loro!
Ricordati di non risparmiare sulle quantità: la soddisfazione dei tuoi ospiti è più importante!
Alcuni consigli
Per affidarsi al meglio ad un catering convegni fai un pre-ordine iniziale basato sul numero di invitati stimato. Quando si avvicinerà la data del convegno potrai aggiustare la quantità dell’ordine finale in base al numero dei biglietti venduti. Comunica tutte le tue necessità senza indugi: il coffee break o il pranzo durante un convegno sono una delle prime cose che i partecipanti ricorderanno!
La qualità del servizio catering, quindi, rappresenta un importante strumento per estendere il successo del tuo convegno. Se hai paura di sbagliare, affidati ad un esperto: Eventi e Fiere è in grado di metterti in contatto con il miglior catering convegni!
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