L'ufficio stampa a Milano è l'organo che diffonde notizie per conto di aziende, organizzazioni ed enti pubblici, singoli individui come attori e parlamentari, ai giornalisti e ai media. In particolare l’ufficio stampa a Milano ha la funzione di selezionare, filtrare e veicolare il flusso delle informazioni provenienti dall'interno dell'ente verso gli organi di informazione, per aumentarne la visibilità e promuoverne l’attività. Tutti i settori possono dotarsi di un ufficio stampa: programmi tv, cinema, aziende, centri commerciali, eventi di ogni genere.
È consigliabile che un ufficio stampa sappia scrivere e parlare bene, dato che deve fare da tramite, e che sia in grado di gestire buoni rapporti con i giornalisti e i professionisti dei media e col pubblico esterno. Oggi gli uffici stampa non sono più composti solo di giornalisti, come all’inizio, ma anche da professionisti di altro tipo, che hanno imparato a utilizzare alcuni strumenti classici del giornalismo: curiosità, flessibilità mentale, capacità di comunicazione, organizzazione e creatività.
Le comunicazioni ufficiali redatte da un ufficio stampa a Milano sono chiamate comunicati stampa: sono dei testi che dovrebbero essere chiari, non troppo lunghi e magari anche accattivanti. Possono rivelarsi utili parole chiave, allegati per approfondimenti e immagini. È necessario tenere conto del pubblico a cui ci si sta rivolgendo. Di solito il comunicato stampa viene inviato a una mailing list precedentemente organizzata con tutti i contatti dei giornalisti. Un buon ufficio stampa potrebbe investire la propria intelligenza per riuscire a captare i contatti più interessanti e riuscire ad agganciarli prima che lo facciano altri.
Successivamente di solito viene fatto un recall ai giornalisti per accertarsi che abbiano ricevuto il comunicato, per informarsi se segnaleranno la notizia e dando loro contemporaneamente la disponibilità per interviste. Anni fa l’ufficio stampa a Milano approcciava i giornalisti con i mezzi che erano disposizione: il telefono e l’e-mail. Oggi si serve sempre di più dei nuovi mezzi di comunicazione quali i social network. Di solito è bene fare il recall con moderazione: farsi risentire il giusto per non essere dimenticati, ma non per tartassare e ottenere così l’effetto contrario.
Spesso per un ufficio stampa a Milano può rivelarsi molto utile il confronto su gruppi di discussione e il sapere ascoltare ciò che si ha attorno: questi due fatti permettono di conoscere e farsi conoscere. Può essere vantaggioso analizzare i risultati dei media per capire cosa ha funzionato e cosa no. La verifica della visibilità che l’evento ha avuto presso i media è data dalla raccolta della rassegna stampa.
Si consiglia di rendere l'informazione una notizia di valore per il pubblico e così sarà anche per il giornalista. Spesso è una tattica vincente affiancarsi a un media partner che abbia una buona reputazione, così da goderne di riflesso. Di solito l’ufficio stampa a Milano si sceglie come proprio partner un alleato che condivida i suoi valori e che segua la sua linea comunicativa. Il media partner può essere una radio, un’agenzia stampa, una televisione e a livello locale o nazionale.
