{"id":7514,"date":"2019-01-31T18:12:59","date_gmt":"2019-01-31T17:12:59","guid":{"rendered":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/?p=7514"},"modified":"2019-02-01T12:02:23","modified_gmt":"2019-02-01T11:02:23","slug":"come-organizzare-un-evento","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/","title":{"rendered":"Come organizzare un evento"},"content":{"rendered":"\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Definisci_obiettivo_e_budget\"><\/span>Definisci obiettivo e budget<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2><div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_27 ez-toc-wrap-right counter-hierarchy\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\">Contenuti<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><\/span><\/div>\n<nav><ul class=\"ez-toc-list ez-toc-list-level-1\"><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Definisci_obiettivo_e_budget\" title=\"Definisci obiettivo e budget\">Definisci obiettivo e budget<\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-3\"><li class=\"ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Obiettivi_aziendali_che_cosa_centrano_gli_eventi\" title=\"Obiettivi aziendali:\nche cosa c\u2019entrano gli eventi\">Obiettivi aziendali:\nche cosa c\u2019entrano gli eventi<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Perche_obiettivi_ed_evento_vanno_a_braccetto\" title=\"Perch\u00e9 obiettivi ed\nevento vanno a braccetto?\">Perch\u00e9 obiettivi ed\nevento vanno a braccetto?<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#La_fase_preliminare\" title=\"La fase preliminare\">La fase preliminare<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Quali_possibili_obiettivi\" title=\"Quali possibili obiettivi\">Quali possibili obiettivi<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Il_budget\" title=\"Il budget\">Il budget<\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-3\"><li class=\"ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Non_e_finita_qui\" title=\"Non \u00e8 finita qui!\">Non \u00e8 finita qui!<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Last_but_not_least\" title=\"Last but not least!\">Last but not least!<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-9\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Dai_un_nome_al_tuo_evento\" title=\"Dai un nome al tuo evento\">Dai un nome al tuo evento<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-10\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Come_ti_immagini_il_tuo_evento_il_concept\" title=\"Come ti immagini il\ntuo evento: il concept\">Come ti immagini il\ntuo evento: il concept<\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-3\"><li class=\"ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-11\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Che_cose_il_concept\" title=\"Che cos\u2019\u00e8 il concept\">Che cos\u2019\u00e8 il concept<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-12\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Analisi_dei_costi\" title=\"Analisi dei costi\">Analisi dei costi<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-13\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Il_progetto_preliminare\" title=\"Il progetto preliminare\">Il progetto preliminare<\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-3\"><li class=\"ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-14\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Ma_tutto_questo_serve_davvero\" title=\"Ma tutto questo serve\ndavvero?\">Ma tutto questo serve\ndavvero?<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-15\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#La_richiesta_di_preventivi\" title=\"La richiesta di preventivi \">La richiesta di preventivi <\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-3\"><li class=\"ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-16\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Come_si_richiedono_i_preventivi\" title=\"Come si richiedono i preventivi\">Come si richiedono i preventivi<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-17\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Valuta_i_preventivi_e_decidi\" title=\"Valuta i preventivi e decidi\">Valuta i preventivi e decidi<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-18\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Verifica_budget_e_approvazione_progetto\" title=\"Verifica budget e approvazione progetto \">Verifica budget e approvazione progetto <\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-19\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Approvazione_o_rivalutazione_del_progetto\" title=\"Approvazione o rivalutazione del progetto\">Approvazione o rivalutazione del progetto<\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-3\"><li class=\"ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-20\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Se_sei_arrivato_a_questo_punto_puoi_farti_i_complimenti\" title=\"Se sei arrivato a questo punto puoi farti i complimenti! \">Se sei arrivato a questo punto puoi farti i complimenti! <\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-21\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#La_scaletta_dellevento\" title=\"La scaletta dell\u2019evento \">La scaletta dell\u2019evento <\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-22\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#E_ancora%E2%80%A6\" title=\"E ancora&#8230;\">E ancora&#8230;<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-23\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Organizza_e_gestisci_le_attivita\" title=\"Organizza e gestisci le attivit\u00e0\">Organizza e gestisci le attivit\u00e0<\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-3\"><li class=\"ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-24\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Gantt_di_progetto_perche_sceglierlo\" title=\"Gantt di progetto perch\u00e9 sceglierlo:\">Gantt di progetto perch\u00e9 sceglierlo:<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-25\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Comunicare_levento\" title=\"Comunicare l&#8217;evento\">Comunicare l&#8217;evento<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-26\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Comunicazione_esterna\" title=\"Comunicazione esterna\">Comunicazione esterna<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-27\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Comunicazione_interna\" title=\"Comunicazione interna\">Comunicazione interna<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-28\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Logistica\" title=\"Logistica\">Logistica<\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-3\"><li class=\"ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-29\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Quasi_dimenticavo%E2%80%A6\" title=\"Quasi dimenticavo\u2026\">Quasi dimenticavo\u2026<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-30\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Allestimenti\" title=\"Allestimenti \">Allestimenti <\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-3\"><li class=\"ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-31\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Catering\" title=\"Catering\">Catering<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-32\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Prima_dellevento\" title=\"Prima dell&#8217;evento \">Prima dell&#8217;evento <\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-33\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Durante_levento\" title=\"Durante l&#8217;evento  \">Durante l&#8217;evento  <\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-3\"><li class=\"ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-34\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Ecco_che_cosa_devi_fare_quando_arrivi_alla_sede_dellevento\" title=\"Ecco che cosa devi fare quando arrivi alla sede dell\u2019evento \">Ecco che cosa devi fare quando arrivi alla sede dell\u2019evento <\/a><\/li><\/ul><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-35\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Post_evento\" title=\"Post evento \">Post evento <\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-3\"><li class=\"ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-36\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-evento\/#Eccoci_arrivati_davvero_al_termine_quasi_mi_dispiace\" title=\"Eccoci\narrivati davvero al termine (quasi mi dispiace!)\">Eccoci\narrivati davvero al termine (quasi mi dispiace!)<\/a><\/li><\/ul><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n\n\n\n\n<p>Ti \u00e8 mai successo di partecipare ad una di quelle riunioni dove il tuo capo parla per un\u2019ora e mezza degli obiettivi che l\u2019azienda si pone per il nuovo anno e che bisognerebbe fare mille eventi per realizzarli? <\/p>\n\n\n\n<p>Se stai leggendo questo articolo immagino di s\u00ec, perch\u00e9 magari sei una segretaria di produzione e il tuo capo queste riunioni le fa principalmente con te, oppure sei un AD, il tuo capo ti d\u00e0 del tu e ti sequestra nel suo ufficio per motivarti a spronare i vostri dipendenti; o magari il capo sei proprio tu, e allora come si dice in gergo tecnico \u201cte la canti e te la soni\u201d. <\/p>\n\n\n\n<p>Non importa quale sia il tuo ruolo in azienda, se il tuo cervello \u00e8 martellato ogni anno da obiettivi da raggiungere e ti senti con l\u2019acqua alla gola questo articolo \u00e8 fatto apposta per te!<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Obiettivi_aziendali_che_cosa_centrano_gli_eventi\"><\/span><strong>Obiettivi aziendali:\nche cosa c\u2019entrano gli eventi<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Ora che sappiamo che cosa sono e perch\u00e9 esistono, e quindi giustifichiamo la pressione agonistica del nostro capo nel raggiungerli, vi state domandando (forse): che cosa c\u2019entrano gli eventi? E qui entra in gioco <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">Eventi e Fiere<\/a>!<br>L\u2019evento aziendale \u00e8 il mezzo che ti permette di realizzare uno o pi\u00f9 obiettivi, raggiungere quindi lo scopo che ti ha indicato l\u2019azienda e far felice il tuo capo che non ti stresser\u00e0 pi\u00f9 (non \u00e8 vero, come al gioco dell\u2019oca si riparte dal via; morto un obiettivo se ne fa un altro).<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Perche_obiettivi_ed_evento_vanno_a_braccetto\"><\/span><strong>Perch\u00e9 obiettivi ed\nevento vanno a braccetto?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Perch\u00e9 gli obiettivi si realizzano attraverso gli eventi. Di\neventi ce ne sono a migliaia e sono tutti diversi e non sono tutti sempre\nadatti al tipo di obiettivo che dobbiamo raggiungere. Non si scelgono dunque\neventi a caso, l\u2019evento si seleziona sulla base di criteri specifici e\nattraverso uno studio mirato. Per far questo ci vogliono delle competenze, non\nci si improvvisa. Le agenzie di comunicazione e di eventi masticano questi\nargomenti tutti i giorni e sono un gran vantaggio soprattutto nella parte\npreliminare dell\u2019organizzazione di un evento, che \u00e8 anche la pi\u00f9 importante. Se\nl\u2019evento non \u00e8 in linea con gli obiettivi, per quanto sia un evento magnifico,\nnon ti porter\u00e0 a nulla, anzi, sar\u00e0 stata una perdita di denaro aziendale, del\ntuo tempo e il capo con te sar\u00e0 furioso.<\/p>\n\n\n\n<p>Se decidi in ogni caso di affidarti solo alle tue forze per l\u2019organizzazione dell\u2019evento lascia almeno che io ti aiuti e ti guidi passo passo in questo lungo percorso!<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"La_fase_preliminare\"><\/span><strong>La fase preliminare<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Chiariamo un concetto che ti ho accennato prima, ma lo ripeto perch\u00e9 \u00e8 fondamentale: questa \u00e8 la fase pi\u00f9 delicata di tutte, qui si decide se l\u2019evento raggiunger\u00e0 l\u2019obiettivo oppure se sar\u00e0 un disastro totale.<\/p>\n\n\n\n<p>Siediti alla tua scrivania, respira e rifletti; il passo numero 0 da fare \u00e8<strong> definisci i tuoi obiettivi<\/strong>. Ho capito che ne abbiamo parlato fino ad adesso, ma la cosa non \u00e8 cos\u00ec scontata. Se hai un capo, gli obiettivi te li avr\u00e0 dati lui, se invece sei tu il capo, te li sarai definiti da solo. In ogni caso gli obiettivi devono essere:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Chiari e compresi da tutto lo staff<\/li><li>Decisi sulla base dei bisogni che l\u2019azienda ha\nriscontrato e sulle prospettive per il futuro<\/li><li>Accompagnati da una proposta finanziaria atta a\ngiustificarli<\/li><li>Raggiungibili nei tempi stabiliti<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Quali_possibili_obiettivi\"><\/span><strong>Quali possibili obiettivi<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Parliamo di cose concrete. Quali sono gli obiettivi aziendali? Non \u00e8 questa la sede per indicarteli tutti, identifichiamoli per\u00f2 in macro aree. Gli obiettivi aziendali possono riguardare:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>La formazione dei dipendenti<\/li><li>L\u2019informazione interna ed esterna<\/li><li>L\u2019affiatamento del team<\/li><li>La ricerca di fondi e sponsor<\/li><li>Il festeggiamento dei successi un gruppo di\nlavoro o di un singolo dipendente<\/li><li>L\u2019incremento delle vendite<\/li><li>La presentazione di un nuovo prodotto sul mercato<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Una volta che hai gli obiettivi aziendali chiari, puoi farti la seconda domanda: quanti soldi hai a disposizione per realizzarli? Eh s\u00ec, perch\u00e9 l\u2019azienda (o tu stesso se sei il capo) ti avr\u00e0 sicuramente dato un budget che puoi impiegare per realizzare il tuo progetto. Anche questo \u00e8 un passaggio chiave per la definizione del tuo evento nella fase preliminare; inutile costruire un progetto facendo dei voli pindarici se poi non abbiamo il budget per realizzarlo. Pertanto, identifichiamo un budget effettivo e costruiamo il nostro progetto solo su quell&#8217;ammontare di denaro. N\u00e9 di pi\u00f9, n\u00e9 di meno (se sei il capo forse sul \u201cdi meno\u201d potresti dissentire).<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Il_budget\"><\/span><strong>Il budget<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>A questo punto pu\u00f2 nascere un dubbio: se il <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/organizzazione-eventi-budget\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">budget<\/a> non ti \u00e8 dato ma lo stabilisci tu, come lo fai? Seguendo queste poche semplici regole.<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Valuta la situazione finanziaria generale della tua azienda e definisci quanto destinare all&#8217;<a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/budget-di-spesa-check-tool-meeting\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">evento che vuoi realizzare<\/a>;<\/li><li>Torna con la mente indietro nel tempo, oppure consulta l\u2019archivio aziendale: la tua azienda ha gi\u00e0 fatto eventi negli anni passati? Se s\u00ec, quali? per soddisfare quali scopi? Quanto budget era stato dedicato? Gli obiettivi sono stati raggiunti? Se alcuni obiettivi risultano insoddisfatti, chiediti perch\u00e9! L\u2019esperienza insegna e tu cerca di fare meglio;<\/li><li>Puoi scegliere 2 strade per definire il budget: la prima \u00e8 definire gi\u00e0 un budget fisso, la seconda \u00e8 pensare ad un evento senza preoccuparti (momentaneamente) del limite di budget. <\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Che fare se hai optato per un evento senza limiti di budget? Beh, o sei molto fortunato oppure, se non vuoi far venire un infarto al tuo capo, tieni bene a mente che puoi cercare sponsor e partner che ti finanzino parte dell\u2019evento. Ti faccio un esempio: se il tuo brand fosse un produttore di abbigliamento sportivo, un partner\/sponsor potrebbe essere un\u2019azienda che produce barrette dietetiche o bevande iperproteiche, oppure potrebbe essere un brand di attrezzature tecniche sportive.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Non_e_finita_qui\"><\/span>Non \u00e8 finita qui!<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Ricorda che per agevolare la definizione del budget potresti gi\u00e0 decidere a livello generale la <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/location-eventi-primi-passi\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">tipologia di location <\/a>dove ti piacerebbe ambientare il tuo evento e i giorni di durata dell\u2019evento stesso: ad esempio, l\u2019affitto di una sala meeting \u00e8 sicuramente meno costoso di un intero centro congressi. Sicuramente questa scelta \u00e8 nettamente collegata al numero di persone che vorrai al tuo evento. Di questo ne parleremo in maniera approfondita pi\u00f9 avanti.<\/p>\n\n\n\n<p>Quando pensi al budget del tuo evento ricorda che non dovrai focalizzarti solamente sui costi esterni (la location, il catering, le hostess, etc), ma anche sui costi interni. Eh s\u00ec, hai capito bene. Il tuo lavoro ha un costo. E anche quello di tutti i dipendenti interni dell\u2019azienda che lavoreranno con te all&#8217;organizzazione dell\u2019evento. Ogni attivit\u00e0 che fate ha un costo per l\u2019azienda e questo costo deve rientrare nel budget che hai disposto per l\u2019evento. Senza dubbio un\u2019agenzia di eventi riesce ad ottimizzare i tempi di realizzazione di un progetto come il tuo evento, tu invece considera qualche ora in pi\u00f9 per finalizzare tutti i punti che compongono l\u2019evento.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Last_but_not_least\"><\/span><em>Last but not least!<\/em><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Includi nel tuo budget un fondo per gli imprevisti. Fidati, fallo. Poi capirai perch\u00e9. Se non lo fai lo capirai lo stesso, ma sulla tua pelle. E io rider\u00f2.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Dai_un_nome_al_tuo_evento\"><\/span><strong>Dai un nome al tuo evento<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Forse non te ne rendi ancora conto, ma abbiamo gi\u00e0 fatto un gran lavoro. Abbiamo definito quali sono gli obiettivi della nostra azienda, abbiamo deciso quanto denaro possiamo investire sulla realizzazione del progetto, ci manca capire quale evento fare. Sembra difficile ma non lo \u00e8: basta cercare quali sono gli eventi che soddisfano i nostri obiettivi. Avremo modo di parlare in maniera approfondita di ogni singolo evento e ti dar\u00f2 una linea guida per ognuno di essi. Per ora limitiamoci a dire che, con la definizione degli obiettivi e la delineazione del budget totale da investire sul progetto, sei pronto a scegliere l\u2019evento giusto per te secondo la seguente modalit\u00e0:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Seleziona gli eventi che soddisfano ameno uno dei tuoi obiettivi;<\/li><li>Tra gli eventi finalisti identifica quelli pi\u00f9 in linea con la tua azienda;<\/li><li>Tra questa ultima rosa scegli quello che risponde maggiormente ai due punti precedenti;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>A questo punto il gioco \u00e8 fatto, hai deciso quale evento andrai a realizzare! Ben fatto, adesso puoi passare alla fase successiva!<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Come_ti_immagini_il_tuo_evento_il_concept\"><\/span><strong>Come ti immagini il\ntuo evento: il concept<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Una volta che hai riflettuto sugli obiettivi che la tua azienda si pone, ed hai individuato il target al quale intendi rivolgerti, ti trovi nella condizione di poter scegliere la tipologia di evento che fa al caso tuo, senza dimenticare di considerare il budget a tua disposizione. <br>Una volta scelto l\u2019evento pi\u00f9 adatto alle tue esigenze, \u00e8 il momento di dare vita al tuo concept!<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Che_cose_il_concept\"><\/span><strong>Che cos\u2019\u00e8 il concept<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Quando ti parlo di concept intendo un meta progetto in cui saranno da definire gli aspetti fondamentali che vuoi affrontare e sviluppare durante l\u2019evento. Questa \u00e8 la sede in cui ti devi chiedere come vorresti che il tuo evento fosse. A partire dalla location, dalle attivit\u00e0 che vorresti organizzare, per passare allo staff di cui puoi necessitare, fino a considerare soluzioni possibili a contrattempi dell\u2019ultimo minuto!<\/p>\n\n\n\n<p>Ecco, io se fossi in te, per star tranquillo, preferirei\nfarmi aiutare da un esperto di settore!<\/p>\n\n\n\n<p>Non perch\u00e9 dubito delle tue capacit\u00e0, ma perch\u00e9 tenere tutto sotto controllo \u00e8 possibile anche se molto faticoso, e rischi di arrivare all&#8217;inizio dell\u2019evento completamente fuso, spossato, in tilt. Non possiamo permetterci di commettere errori.<\/p>\n\n\n\n<p>Comunque, per decidere se farlo da solo o affidarti ad\naltri, potrebbe esserti utile fare una tabella che contenga i vantaggi e gli\nsvantaggi di un\u2019opzione e dell&#8217;altra.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Analisi_dei_costi\"><\/span><strong>Analisi dei costi<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Questo \u00e8 il momento di verificare se il budget di cui disponi \u00e8 in grado di soddisfare le tue ambizioni. Occorre prendere in considerazione i costi degli elementi che hai inserito nel tuo concept (l\u2019affitto della struttura, la retribuzione dello staff, il <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/costi-di-stoccaggio-ridurli-per-la-logistica\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">prezzo dei materiali necessari<\/a>, eventuali trasporti) e valutare se il tutto \u00e8 effettivamente realizzabile. Se la spesa totale risulta eccessiva \u00e8 sempre consigliabile tagliare dove si pu\u00f2, per avere un margine nel caso di imprevisti vari.<\/p>\n\n\n\n<p>Se decidi di lavorare in maniera indipendente, ricorda di\nnon affidarti esclusivamente alla percezione di risparmio dei costi. Perch\u00e9\ndietro ad un\u2019offerta apparentemente vantaggiosa potrebbe nascondersi un\nfornitore inaffidabile o poco professionale. Inoltre non sottovalutare i costi\ninterni da sostenere in quanto a tempo e dipendenti!<\/p>\n\n\n\n<p>Se invece decidi di affidarti ad un organizzatore di eventi,\noltre a ridurre i rischi a cui puoi andare incontro, sar\u00e0 lui stesso ad\nanalizzare per te la convenienza o meno dei vari preventivi, proponendoti un\nprogetto preliminare e la possibilit\u00e0 di scegliere tra pi\u00f9 soluzioni diverse. <\/p>\n\n\n\n<p>A proposito di <strong>progetto preliminare<\/strong>, \u00e8 arrivato il suo momento! <\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Il_progetto_preliminare\"><\/span>Il progetto preliminare<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Purtroppo non puoi ancora procedere con la parte operativa:\neh lo so, sono noiosa ma ti avevo avvertito, se ti fai aiutare \u00e8 meglio!<\/p>\n\n\n\n<p>In fase di stesura del progetto preliminare occorre che tu stili una lista dettagliatissima di tutte le attivit\u00e0 che l\u2019organizzazione dell\u2019evento pu\u00f2 prevedere. Vediamone alcuni esempi:<\/p>\n\n\n\n<p>Nella fase pre evento potresti dover programmare le campagne pubblicitarie di promozione, o comunque attivit\u00e0 legate al branding. Questo comporta che il materiale cartaceo da pubblicizzare, o eventualmente i contenuti online, siano preparati preventivamente, per essere distribuiti a pi\u00f9 riprese durante la campagna. Quindi occorre accordarsi con le agenzie pubblicitarie, con i grafici e con chi di dovere per le tempistiche di diffusione dei materiali. <\/p>\n\n\n\n<p>Un altro caso da non sottovalutare \u00e8 quello dei permessi necessari per l\u2019evento. Sto parlando per esempio di permessi relativi all&#8217;occupazione del suolo pubblico, all&#8217;utilizzo di forze dell&#8217;ordine, permessi SIAE, etc. Si tratta di pratiche molto importanti, senza le quali spesso \u00e8 irrealizzabile l\u2019evento. <\/p>\n\n\n\n<p>Sempre all&#8217;interno del progetto preliminare, valuta anche possibili soluzioni ad eventuali pericoli, come ad esempio le assicurazioni ad hoc per promoter sui rollerblade. In casi come questo, valuta bene se ne vale la pena, o se piuttosto conviene pi\u00f9 pensare ad una attivit\u00e0 alternativa. <\/p>\n\n\n\n<p>Occorre dunque che presti molta attenzione ad avere tutto in regola, onde evitare di andare incontro a sanzioni. Cogli in questa fase occasione per appuntarti anche tutte le scadenze che ci sono da rispettare.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Ma_tutto_questo_serve_davvero\"><\/span><strong>Ma tutto questo serve\ndavvero?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Questo tipo di organizzazione pu\u00f2 sembrarti un po\u2019 macchinosa in un primo momento, ma pi\u00f9 l\u2019evento si avviciner\u00e0, pi\u00f9 capirai l\u2019importanza sostanziale che hanno questi accorgimenti. <\/p>\n\n\n\n<p>Hanno infatti l\u2019obiettivo di aiutarti nell&#8217;orientamento attraverso varie situazioni, anche impreviste, fornendoti un valido supporto!<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"La_richiesta_di_preventivi\"><\/span>La richiesta di preventivi <span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Siamo arrivati ad una fase chiave dell&#8217;organizzazione del tuo evento: abbiamo deciso che tipo di evento fare, abbiamo idea di quanto budget possiamo impiegare nel progetto e abbiamo steso un programma preliminare, che ci permette di individuare tutto ci\u00f2 di cui abbiamo bisogno (la location, il catering, lo staff esterno, il materiale grafico ecc). Ora non ci resta altro che richiedere preventivi per tutto ci\u00f2 di cui abbiamo bisogno.<\/p>\n\n\n\n<p>Dire &#8220;non ci resta altro&#8221; in realt\u00e0 \u00e8 abbastanza limitativo, questa \u00e8 una attivit\u00e0 molto complessa e non sono concessi errori.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Come_si_richiedono_i_preventivi\"><\/span><strong>Come si richiedono i preventivi<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>\u201cCi vuole molto coraggio\u201d cantano gli Ex- Otago (grande gruppo) e ci vuole molta pazienza in questa fase di richiesta preventivi. E occorre anche essere \u201csul pezzo\u201d, presenti e super attenti a che cosa chiediamo.<\/p>\n\n\n\n<p>Prima di tutto dobbiamo avere chiara una cosa: che cosa ci serve. S\u00ec, lo abbiamo definito nella fase del concept, per cui quella tabella con tutto ci\u00f2 di cui hai bisogno per realizzare il tuo evento ora tirala fuori, perch\u00e9 ti serve. Organizzare il lavoro secondo uno schema, un piano, una griglia temporale ti aiuter\u00e0 moltissimo per due motivi:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Lo schema ti aiuta ad avere sottomano la lista di tutto ci\u00f2 di cui hai bisogno, ed eviti che qualcosa ti sfugga;<\/li><li>Ti aiuta ad avere sott&#8217;occhio anche i tempi di lavoro, se tutto procede secondo i piani o se ci sono dei ritardi per i quali devi trovare una soluzione;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Un software molto utile per gestire una crono tabella \u00e8 il <strong>Gantt di progetto<\/strong>, di cui avremo modo di parlare pi\u00f9 avanti.<\/p>\n\n\n\n<p>Quando fai una richiesta di preventivo ad un fornitore per qualsiasi tipo di servizio \u00e8 molto importante che tu dia la maggior parte delle informazioni di cui disponi; pi\u00f9 una richiesta \u00e8 accurata e dettagliata, pi\u00f9 semplice sar\u00e0 il lavoro del fornitore che riuscir\u00e0 a procurarti un preventivo il pi\u00f9 possibile dettagliato. Questo \u00e8 un gran vantaggio sia per te, che per il fornitore: pi\u00f9 un preventivo \u00e8 entrato nello specifico, pi\u00f9 il prezzo sar\u00e0 accurato e tu non rischierai di trovarti a dover fare delle modifiche sostanziali alle richieste iniziali e a sconvolgere completamente il prezzo di partenza del preventivo. <br>Ricordati che hai un budget, i conti alla fine dovranno tornare tutti.<\/p>\n\n\n\n<p>Le aree pi\u00f9 importanti per le quali ti troverai a chiedere preventivi sono le seguenti:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/location\/\" target=\"_blank\">Location<\/a> e impresa di pulizie<\/li><li><a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/allestimenti\/\">Allestimenti<\/a><\/li><li>Alloggi e <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/trasporti\/\">trasporti<\/a> (se sono previste delle trasferte)<\/li><li>Servizi tecnici come noleggio <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/service-audio-e-luci\/\">impianti audio<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/video-e-foto\/\">video<\/a>, luci<\/li><li><a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/catering\/\" target=\"_blank\">Catering<\/a><\/li><li>Stoccaggio e <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/trasporti\/\" target=\"_blank\">trasporto dei materiali<\/a><\/li><li><a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/staff-per-eventi\/\" target=\"_blank\">Staff esterno<\/a>: <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/la-hostess-sorriso-e-professionalita\/\" target=\"_blank\">hostess<\/a> e <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/tecniche-di-vendita-la-promoter\/\" target=\"_blank\">promoter<\/a><\/li><li>Collaboratori esterni per gestione campagna marketing, <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/organizzatori-di-eventi\/\">organizzazione evento<\/a><\/li><li><a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/grafica-stampa-e-gadget\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">Grafica e stampa<\/a> del materiale promozionale<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Ricordati di chiedere pi\u00f9 di un preventivo per lo stesso servizio a fornitori diversi. In questo modo potrai valutare le opzioni che ti arriveranno, avrai un metro di paragone e ti farai un\u2019idea sui prezzi. L\u2019errore pi\u00f9 grande \u00e8 richiedere solo un preventivo ed incrociare le dita sperando vada tutto bene. Non funziona in questo modo, soprattutto se \u00e8 il tuo primo evento e, se non l\u2019hai mai fatto prima, non puoi fidarti di un solo fornitore. <br>Le agenzie che organizzano eventi conoscono molto bene le realt\u00e0 del loro territorio e sanno quali sono i fornitori validi e quelli invece da lasciare perdere. Anche noi di <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">Eventi e Fiere<\/a> lo sappiamo e li abbiamo selezionati sul nostro sito. Ma tu no. Non puoi permetterti di fare questo tipo di errore.<\/p>\n\n\n\n<p>Perch\u00e9? Perch\u00e9 un fornitore sbagliato, poco professionale e quindi non di qualit\u00e0 pu\u00f2 danneggiare la buona riuscita del tuo evento. Quindi pensa, tu ti sei impegnato, hai fatto tutto a dovere, ma un errore di poca importanza apparente ti rovina tutto. E la colpa \u00e8 solo in parte tua.<\/p>\n\n\n\n<p>Non si richiedono preventivi a caso nel tempo perso, poco\nprima della pausa pranzo o nei momenti in cui si \u00e8 scarichi da altre attivit\u00e0;\nquesto incarico va fatto bene secondo il seguente criterio:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Elenca tutto ci\u00f2 di cui hai bisogno;<\/li><li>Ricerca almeno 3 fornitori per ogni categoria;<\/li><li>Chiama per spiegare all&#8217;incaricato tutti i dettagli del tuo evento e che cosa vorresti realizzare;<\/li><li>Aspetta che lui ti faccia delle domande per capire meglio il tuo bisogno ed indirizzarti verso la scelta pi\u00f9 adatta alle tue esigenze;<\/li><li>Chiedi entro quando ti verr\u00e0 inviato il preventivo;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>C\u2019\u00e8 un\u2019altra cosa che occorre fare quando si richiedono i preventivi: valuta, per quanto ti \u00e8 possibile, la seriet\u00e0 del fornitore. Lo so, non \u00e8 semplice, ma cerchiamo di capire quanto possiamo fidarci del fornitore al quale stiamo richiedendo un preventivo. Lo capiamo gi\u00e0 dal sito, da come si presenta, dalla sua valutazione su internet e da come \u00e8 sembrato al telefono. Certo, un organizzatore di eventi vi leva da questa problematica e si fa carico del rischio, ma noi qui stiamo ragionando per un evento che hai deciso di organizzare in totale autonomia.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Valuta_i_preventivi_e_decidi\"><\/span><strong>Valuta i preventivi e decidi<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Bene, hai ricevuto tutti i preventivi per i servizi e i materiali che ti servono per il tuo evento. Come selezionare il preventivo vincitore tra tutti?<br>Con poche semplici mosse:<br><\/p>\n\n\n\n<ul><li>Tieni in considerazione la qualit\u00e0 del fornitore;<\/li><li>Ricordati che cosa vi siete detti durante il colloquio telefonico o a voce e se hai dei dubbi fagli delle domande;<\/li><li>Leggi bene il preventivo;<\/li><li>Scarta i preventivi che sono altamente fuori dal tuo budget;<\/li><li>Fatti suonare un campanello d\u2019allarme davanti a prezzi molto bassi, se non capisci perch\u00e9 ci sia una cos\u00ec grande differenza di prezzo chiedi spiegazioni. Un prezzo basso non equivale per forza ad un ottimo servizio, ma nemmeno viceversa. Trova un giusto compromesso.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Quando hai selezionato il fornitore con il preventivo che pi\u00f9 si addice al tuo evento e al tuo budget, contattalo, chiarisci con lui tutti i dettagli. Tieni per sicurezza un fornitore secondo classificato per ogni servizio o materiale che hai richiesto. Sai, la prudenza non \u00e8 mai troppa e l\u2019imprevisto \u00e8 sempre dietro l\u2019angolo.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Verifica_budget_e_approvazione_progetto\"><\/span>Verifica budget e approvazione progetto <span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ti ricordi quando ti parlavo di budget? Ti dicevo che per\norganizzare un evento devi verificare la situazione finanziaria della tua\nazienda e valutare il suo trascorso. Bene, ripartiamo da questo punto!<\/p>\n\n\n\n<p>Nelle fasi precedenti avrai quindi fatto i conti in tasca\nalla tua azienda e avrai destinato un budget per l\u2019organizzazione del tuo\nevento, avrai pianificato le attivit\u00e0 anche se ancora in maniera sommaria e\navrai richiesto tutti i preventivi di cui hai bisogno. Hai dato sempre un occhio\nalla somma totale a tua disposizione o hai sforato il budget? Se \u00e8 cos\u00ec, mi\nauguro almeno tu sia riuscito a trovare il finanziamento di un buono sponsor!<\/p>\n\n\n\n<p>Scherzi a parte, in questo momento dovresti gi\u00e0 avere le\nidee pi\u00f9 chiare e qualche dato alla mano sulle disponibilit\u00e0 economiche della\ntua attivit\u00e0 (o dell\u2019attivit\u00e0 per cui lavori), dunque puoi iniziare e valutare\nse le tue aspettative possono effettivamente essere soddisfatte dal budget di\ncui disponi.<\/p>\n\n\n\n<p>I preventivi che ti hanno fatto sono soddisfacenti? Ti puoi\ntrovare in tre situazioni:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Rimani paralizzato di fronte alla cifra spropositata data dalla somma dei preventivi<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Soluzione: taglia le spese superflue, punta a risparmiare dove puoi e cerca di minimizzare le uscite. Se alcune attivit\u00e0 richiedono troppo personale, o diminuisci lo staff, o trovi una attivit\u00e0 pi\u00f9 economica. Anche qua, come in precedenza, pu\u00f2 esserti utile l\u2019aiuto di un organizzatore di eventi, perch\u00e9 sa dove \u00e8 giusto risparmiare e dove invece conviene investire.<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Rientri\nnel budget e ti rimane un ampio margine di disponibilit\u00e0.<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Fai il modesto? Suvvia, prova ad osare di pi\u00f9! Essere accorti nelle spese \u00e8 una grande qualit\u00e0, ma se si ha la possibilit\u00e0 di fare bella figura, perch\u00e9 precludersela? <br>Quindi, ricordando sempre di lasciare un margine per qualsiasi imprevisto economico, aggiungi qualche attivit\u00e0: scegli un servizio catering pi\u00f9 equipaggiato, opta per una location mozzafiato, organizza uno spettacolo di intrattenimento, amplia il numero degli invitati!<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Le tue aspettative, il tuo budget e i preventivi corrispondono<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Niente da dire. I miei pi\u00f9 sentiti complimenti. Conosci la tua azienda, sai cosa pu\u00f2 permettersi e sai quello che vuole, il tuo evento \u00e8 gi\u00e0 sulla buona strada.<br>Quindi, ricapitolando, ora che hai deciso tutto, verifica di rientrare nel budget che ti eri prefissato, se non \u00e8 cos\u00ec, prendi uno dei provvedimenti che ti ho elencato.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Approvazione_o_rivalutazione_del_progetto\"><\/span><strong>Approvazione o rivalutazione del progetto<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Se rientri nel primo gruppo forse \u00e8 il caso di prendere qualche provvedimento. Hai mai pensato di chiedere un finanziamento a sponsor? Prova a contattare eventuali enti per finanziamenti o patrocini. Esistono pi\u00f9 soluzioni di quelle che pensi e se trovi un contributo economico, sei sicuramente pi\u00f9 agevolato nelle scelte. <br>Come ti ho detto sopra, prima \u00e8 opportuno tagliare dove puoi, cos\u00ec da evitare le spese inutili. <\/p>\n\n\n\n<p>Se invece rientri fra quelli del secondo e terzo gruppo, sei gi\u00e0 sulla buona strada e non ti resta che metterti all&#8217;opera per iniziare la fase pi\u00f9 pratica!<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Se_sei_arrivato_a_questo_punto_puoi_farti_i_complimenti\"><\/span>Se sei arrivato a questo punto puoi farti i complimenti! <span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Hai gi\u00e0 fatto un gran lavoro. Hai iniziato a costruire lo scheletro del tuo evento, hai selezionato i fornitori e ti sei fatto un\u2019idea pi\u00f9 precisa dell\u2019ammontare del tuo evento, accertandoti di non sforare il budget. Bene, non \u00e8 finita. Ora devi definire punto per punto che cosa succeder\u00e0 durante il tuo evento e devi seguire i lavori.<\/p>\n\n\n\n<p>Ti\nsembrava finita la fase difficile dell\u2019organizzazione dell\u2019evento? No, il bello\ndeve ancora venire. Se sei ancora convinto di poter gestire da solo il prosieguo\ndelle attivit\u00e0 ecco come devi fare.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"La_scaletta_dellevento\"><\/span><strong>La scaletta dell\u2019evento <\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Che cosa accadr\u00e0 durante l\u2019evento? questo \u00e8 quello che ti devi chiedere. Arrivati qui devi stilare punto per punto tutto ci\u00f2 che dovr\u00e0 accadere durante l\u2019evento in ordine cronologico e quanto deve durare ciascuna attivit\u00e0.<br><\/p>\n\n\n\n<p>Ci saranno degli interventi di qualche relatore? Organizza la scaletta e dai loro i tempi. Fai rispettare a tutti la crono tabella che decidi di proporre e ricordati che questa potrebbe avere anche delle limitazioni imposte da variabili che non dipendono da te. Mi spiego, se fai un evento all&#8217;aperto con un accompagnamento musicale quasi certamente dovrai attenerti ad un\u2019ordinanza comunale che impone il silenzio da un certo orario in poi. Gi\u00e0 in questa fase devi organizzare un programma dettagliato con orari definiti dove non rischi di sforare. Non si scherza, ci sono le multe. E anche salate.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"E_ancora%E2%80%A6\"><\/span>E ancora&#8230;<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Se il tuo evento \u00e8 organizzato in pi\u00f9 giornate decidi esattamente le attivit\u00e0 quotidiane, se ci sono eventi in contemporanea, come pu\u00f2 essere durante un congresso con pi\u00f9 incontri nello stesso tempo decidi i luoghi, le location, le sale di ogni incontro. Indica anche che materiali servono per ogni sala e di quante persone hai bisogno.<\/p>\n\n\n\n<p>In\nquesto modo ti avvantaggi per due motivi: prima di tutto, andando a definire\nsempre pi\u00f9 nello specifico il tuo evento riduci le probabilit\u00e0 di errore.\nEntrando nei particolari ti puoi accorgere pi\u00f9 facilmente di eventuali\ndimenticanze, hai sotto controllo i materiali, riesci a gestire le attivit\u00e0 in\nmaniera pi\u00f9 approfondita. Secondariamente hai organizzato gi\u00e0 una buona parte\ndel lavoro, ti sei avvantaggiato e, scomponendo il tuo evento in settori, hai\nla visione chiara di tutto ci\u00f2 che dovr\u00e0 succedere e, nel caso ci fossero\nincongruenze, cambi di rotta, problematiche, ti verr\u00e0 pi\u00f9 semplice intervenire.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Organizza_e_gestisci_le_attivita\"><\/span><strong>Organizza e gestisci le attivit\u00e0<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>La\nvisione generale dell\u2019evento non \u00e8 semplice. Considera che per organizzare un\nevento ci sono diverse cose da fare, le puoi fare tutte da solo o puoi farti\naiutare da colleghi e collaboratori (ne abbiamo parlato nella parte della\nstesura preliminare del progetto). Ora, non importa in quanti sarete ad\norganizzare l\u2019evento, tu devi tenere sotto controllo ogni singola attivit\u00e0.\nDevi sapere chi sta facendo cosa, quanto tempo ci mette, chi sta aspettando la\nfine di una attivit\u00e0 per poter iniziare la sua, chi \u00e8 in ritardo sulla tabella\ndi marcia e ha bisogno di un aiuto, e cos\u00ec via.<\/p>\n\n\n\n<p>Per aiutare la gestione di pi\u00f9 attivit\u00e0 con molte persone, per fortuna, si pu\u00f2 ricorrere ad applicazioni e software. Ce ne sono dei pi\u00f9 disparati. Personalmente non riesco a stilare una classifica dei migliori o dei peggiori. <br><\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Gantt_di_progetto_perche_sceglierlo\"><\/span>Gantt di progetto perch\u00e9 sceglierlo:<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<ul><li>Indica i nomi di tutti i collaboratori che lavorano ad un progetto;<\/li><li>Inserisci per ciascuno le singole minime attivit\u00e0 che devono fare;<\/li><li>Definisci quali sono le attivit\u00e0 legate ad altre attivit\u00e0 e ad altri operatori (ad esempio puoi annotare che fino a che il grafico non ha completato il volantino dell\u2019evento il materiale non pu\u00f2 essere mandato in stampa. Entrambe le attivit\u00e0 hanno indicata la loro scadenza; in questo modo ti puoi accorgere facilmente se il grafico \u00e8 in ritardo e puoi intervenire per tempo.)<\/li><li>Puoi aggiornare ogni attivit\u00e0 con la percentuale di completamento;<\/li><li>Puoi intervenire sui ritardi minimi prima che si propaghino in un mega ritardo dove l\u2019evento potrebbe risentirne;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>La gestione delle attivit\u00e0 non \u00e8 un lavoro semplice. Le agenzie di eventi sono ormai allineate sull&#8217;ideazione di una crono tabella e sulle modalit\u00e0 di gestione degli operatori. Se vuoi fare questo lavoro da solo sappi che ci metterai pi\u00f9 tempo e anche i tuoi collaboratori incontreranno qualche difficolt\u00e0.<br>Non demordere per\u00f2, qui ti sto dando tutti gli strumenti necessari per limitare i danni e organizzare un evento senza rischiare l\u2019esaurimento nervoso.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Comunicare_levento\"><\/span>Comunicare l&#8217;evento<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Una volta che ti sei fatto un\u2019idea su come vuoi realizzare l\u2019evento, sulle attivit\u00e0 necessarie per organizzarlo, sulle spese che tutto questo comporta: hai fatto molto, ma la strada \u00e8 ancora lunga.<br>Adesso \u00e8 il momento di pensare ai veri protagonisti dell\u2019evento: gli invitati!<\/p>\n\n\n\n<p>Come prima cosa occorre fare una distinzione: si tratter\u00e0 di un evento riservato ad un numero limitato di partecipanti, oppure \u00e8 aperto potenzialmente a chiunque? <br>Ti dico questo perch\u00e9 in base al target di riferimento, esistono varie modalit\u00e0 di invito.<br>Se, per esempio, devi organizzare una cena aziendale e quindi devi contattare tutti i dipendenti dell\u2019azienda, puoi ricorrere a:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Email d\u2019invito<\/strong>: puoi destinare una email a tutti i dipendenti, nella quale spieghi in cosa consiste l\u2019evento e ti raccomandi di confermare o meno la partecipazione tramite mail. In questo modo puoi avere sotto controllo sia gli invitati, che gli effettivi partecipanti;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul><li><strong>Bacheca aziendale<\/strong>: un\u2019altra modalit\u00e0 di comunicazione con i propri dipendenti potrebbe essere quella di affiggere un annuncio o invito sulla bacheca aziendale, sul luogo di lavoro;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Se invece quello che stai organizzando tu ha l\u2019ambizione di diventare l\u2019evento del secolo, ti conviene diffondere l\u2019annuncio secondo queste modalit\u00e0:<br><\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Annunci sponsorizzati<\/strong>: gli annunci pubblicitari da diffondere su internet sono un potentissimo mezzo per trasmettere informazioni. Possono comparire durante la navigazione sui social e raggiungere dunque un numero molto vasto di utenti. Sono particolarmente consigliati per chi vuole raggiungere un target relativamente giovane, per esempio per invitare gli studenti ad un open day universitario;<\/li><li><strong>Materiale cartaceo<\/strong>: per tutti i tipi di eventi rivolti al grande pubblico \u00e8 sempre vivamente consigliata la diffusione di materiale cartaceo di vario genere. Dalle locandine, ai manifesti, fino alla <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/volantinaggio-una-comunicazione-efficace\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">distribuzione di volantini<\/a> nei luoghi pi\u00f9 frequentati. In questo modo si ha la possibilit\u00e0 di raggiungere anche una tipologia di target che solitamente non reperisce informazioni online.<br><br><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Per gli eventi riservati e indirizzati ad un gruppo specifico di invitati, la modalit\u00e0 pi\u00f9 consigliata di invito \u00e8:<br><\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Biglietto\nvia posta<\/strong>: a voi \u00e8 mai capitato di ricevere un invito del genere? Vi\nassicuro che si tratta di qualcosa di veramente esclusivo, che fa sentire\nimportante chi lo riceve. Il biglietto di invito \u00e8 nominativo, questo consente\ndi far partecipare solo ed esclusivamente le persone selezionate.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Infine, se l\u2019evento \u00e8 aperto al pubblico, ma si vuole far pagare una cifra di ingresso, si ricorrer\u00e0 alla modalit\u00e0 di partecipazione attraverso:<br><\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Ticket a pagamento<\/strong>: i ticket in genere sono acquistabili su internet o all&#8217;ingresso dell\u2019evento. Alcuni sono disponibili solo su prenotazione. Questa modalit\u00e0 generalmente prevede agevolazioni per gruppi, per studenti, bambini ed alcune categorie professionali.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Beh, adesso di scelta ne hai. Sta a te decidere quale modalit\u00e0 di invito fa al caso tuo!<br><\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Comunicazione_esterna\"><\/span><strong>Comunicazione esterna<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Adesso\nche hai stabilito come deve essere l\u2019evento, dove e con chi, non ti resta che\ncomunicarlo! Ma a chi? Ancora una volta: dipende dall&#8217;evento!<br>Per quanto riguarda gli <strong>eventi pubblici<\/strong>, al fine di diffondere informazioni dettagliate \u00e8 opportuno ricorrere a:<br><\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong><a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/che-cose-una-conferenza-stampa\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">Conferenza stampa<\/a><\/strong>: generalmente \u00e8 l\u2019ufficio stampa dell\u2019ente organizzatore ad occuparsi di questo tipo di evento e consiste nella convocazione di giornalisti di settore, che scrivono per riviste e quotidiani (online o cartacei). Pu\u00f2 considerarsi esso stesso un evento, che ha lo scopo di trasmettere tutte le informazioni necessarie riguardanti l\u2019evento in programma. I giornalisti invitati, una volta raccolto il materiale, trasmetteranno le informazioni pubblicando un articolo sul giornale;<\/li><li><strong>Comunicato stampa<\/strong>: per eventi di dimensione inferiore si pu\u00f2 optare per il comunicato stampa. Questo \u00e8 un documento che, ancora l\u2019ufficio stampa dell\u2019ente organizzatore, si occupa di inviare ai giornalisti di settore, contenente tutte le informazioni riguardanti l\u2019evento. Questi in seguito lo trasmetteranno tramite articolo sulla rivista per cui scrivono.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Per quanto riguarda la comunicazione esterna di eventi rivolti ad un pubblico pi\u00f9 <strong>selezionato e ridotto<\/strong>, vale ci\u00f2 che abbiamo detto in precedenza, riguardo alle modalit\u00e0 di invito. Ci\u00f2 che devi fare per la richiesta di partecipazione corrisponde alla stessa comunicazione esterna. <\/p>\n\n\n\n<p>Si pubblicizza l\u2019evento con: affissioni (volantini,\nbrochure, manifesti, locandine) e promozione sui social.<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Pubblicizzarsi su Facebook e Instagram<\/strong>: per <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/web-marketing-e-social-share-on-facebook\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">promuovere il tuo evento sui social<\/a> ti consiglio di creare un\u2019apposita pagina dedicata all&#8217;evento (su Facebook), tramite la quale puoi invitare tutti gli utenti selezionati. Questi ultimi hanno la possibilit\u00e0 di vedere tutte le informazioni che riguardano l\u2019evento e comunicare la propria adesione o meno, selezionando \u201cpartecipo\u201d o \u201cnon partecipo\u201d.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Su Instagram invece potrebbe essere utile coinvolgere gli utenti pubblicando foto della preparazione dell\u2019evento e Stories in cui viene mostrato il personale all&#8217;opera. Questo aiuta a mantenere viva l\u2019attenzione e a seguire tutta la preparazione. L\u2019utente, cos\u00ec facendo, sar\u00e0 curioso di vedere il risultato finale e sar\u00e0 pi\u00f9 propenso a partecipare all&#8217;evento.<br><br>Ovviamente se per l&#8217;organizzazione dell&#8217;evento ti affidi ad esperti esterni, ci sono molte pi\u00f9 probabilit\u00e0 che venga realizzata una <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/campagna-marketing-di-un-evento\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">campagna marketing<\/a> strutturata ed efficace, con la certezza di arrivare al cuore dei tuoi invitati.<br><\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Comunicazione_interna\"><\/span><strong>Comunicazione interna<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>La\ncomunicazione interna \u00e8 la trasmissione di informazioni, aggiornamenti, dati e\nvarie novit\u00e0 destinate al pubblico interno di un\u2019azienda, composto da\ndipendenti e collaboratori. <\/p>\n\n\n\n<p>Questo aspetto non \u00e8 da sottovalutare: la circolazione di opinioni, suggestioni e valutazioni \u00e8 molto importante all&#8217;interno di un\u2019azienda. Non si pu\u00f2 pretendere di avere un gruppo di lavoro coeso, se il gruppo comunica solo nelle pause caff\u00e8. <br>Nello specifico caso dell\u2019organizzazione di un evento, la comunicazione interna \u00e8 strettamente funzionale alla trasmissione di informazioni e aggiornamenti riguardanti l\u2019evento. <br><br>Ad una parte dei dipendenti potrebbe essere affidato un ruolo all&#8217;interno dell\u2019evento stesso: ne \u00e8 un esempio il team aziendale che si occupa di presenziare in fiera per rappresentare l\u2019azienda. <br>In questo caso \u00e8 importante aver creato precedentemente una coesione ed una solidariet\u00e0 tra i dipendenti, perch\u00e9 saranno proprio loro a doverla trasmettere all&#8217;esterno. <br><\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Logistica\"><\/span><strong>Logistica<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Oh questa benedetta logistica! Tutti ne parlano e nessuno alla fine sa veramente definire in cosa consista. Tu hai capito cos&#8217;\u00e8? Nel dubbio ricapitoliamo un attimo. <\/p>\n\n\n\n<p>La <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/logistica\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">logistica<\/a> in realt\u00e0 \u00e8 coinvolta in vari processi aziendali:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>in entrata<\/strong>: \u00e8 quella che riguarda la gestione del magazzino, l\u2019organizzazione delle merci al suo interno ed il rapporto con i fornitori;<\/li><li><strong>interna<\/strong>: \u00e8 l\u2019organizzazione sia informativa, che di suddivisione di ruoli all&#8217;interno dell\u2019azienda, con il fine di garantire una buona produzione;<\/li><li><strong>dei trasporti<\/strong>: riguarda tutta l\u2019organizzazione che sta dietro al trasporto dei materiali e alla loro distribuzione.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Quanto\nti parlo di logistica in termini generali, comprendo tutti i punti sopra\nelencati (che non sono pochi) e quindi una serie di compiti e responsabilit\u00e0\nsul materiale che utilizzi per l\u2019evento, in cui non puoi tralasciare nemmeno un\npassaggio.<\/p>\n\n\n\n<p>Prova\nad immaginare il trasporto logistico per l\u2019organizzazione di un concerto! Tutti\ni materiali per la costruzione del palco, i cavi, i microfoni, gli amplificatori,\nle luci, etc. Non c\u2019\u00e8 qualcosa che puoi dimenticarti e soprattutto non c\u2019\u00e8\nqualcosa che pu\u00f2 dimostrarsi difettoso durante l\u2019evento. Quindi pensa sempre in\nanticipo anche al materiale di riserva in caso di guasto improvviso. Cos\u00ec sarai\nsempre sicuro di avere tutto sotto controllo. <\/p>\n\n\n\n<p>Quindi,\naltri elementi importanti della logistica sono:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Rapporto con i fornitori<\/strong>: stabilisci tempistiche e quantit\u00e0 di distribuzione, qualit\u00e0 del materiale;<\/li><li><strong>Gestione materiale<\/strong>: stoccaggio dei materiali e verifica funzionamento.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Quasi_dimenticavo%E2%80%A6\"><\/span><strong>Quasi dimenticavo\u2026<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>La logistica non \u00e8 solo trasporto di merci, ma anche di persone! Quando organizzi un evento come ad esempio un meeting aziendale, devi pensare anche all&#8217;<a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/hotel-prenotazione-diritti-e-doveri\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">accomodation degli ospiti<\/a>. Guardare gli hotel della zona, valutare quello pi\u00f9 conveniente per il tipo di evento che devi dare e fissare il pernottamento per gli invitati. <br>Questa fase risulta molto importante per eventi formali, che convogliano invitati provenienti da parti lontane e disparate. Dobbiamo pensare anche ai minimi dettagli e far sentire l\u2019ospite come se fosse a casa!<br><\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Allestimenti\"><\/span><strong>Allestimenti <\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Finalmente siamo arrivati alla parte creativa! Tranquillo, gli eventi oltre a migliaia di preoccupazioni ed ansie, danno anche qualche soddisfazione. L\u2019organizzazione degli allestimenti \u00e8 una di queste! <br>Questa \u00e8 la sede giusta per dare spazio alla tua creativit\u00e0 e sbizzarrirti con gusto e fantasia. <\/p>\n\n\n\n<p><strong>Partiamo dalla location<\/strong>: questa ricopre un ruolo importante in qualsiasi tipo di evento, perch\u00e9 rappresenta l\u2019ambiente in cui questo si svolge e dunque fa da cornice, pi\u00f9 elegante o meno, a seconda della tipologia di situazione. Vediamone alcuni esempi:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Per la celebrazione di un matrimonio l\u2019<a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/location-eventi-e-come-allestirle\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">allestimento della location<\/a> rappresenta uno dei punti cruciali della festa. Solitamente si sceglie un tema conduttore di tutto l\u2019evento, che guida dunque la scelta degli arredi, delle decorazioni floreali, dell\u2019allestimento degli spazi.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>L\u2019<strong><a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/allestimenti\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">allestimento<\/a><\/strong> determiner\u00e0 lo stile della festa e dar\u00e0 carattere alla celebrazione;<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Per un workshop le necessit\u00e0 di allestimento variano un po\u2019. La location perde leggermente di importanza, rispetto all&#8217;allestimento degli spazi interni, intesa come organizzazione dei posti, disposizione del materiale audiovisivo, allestimento reception;<\/li><li>O ancora, se organizzi un meeting diventa importante l\u2019allestimento della sala nella quale si svolgono gli incontri, la preparazione di brochure, segnaposti, kit di benvenuto, cancelleria;<\/li><li>Forse la fiera \u00e8 uno degli eventi in cui l\u2019allestimento ricopre un ruolo molto pi\u00f9 importante di tutto il resto! Perch\u00e9 lo dico? Perch\u00e9 nello specifico caso di una esposizione fieristica l\u2019azienda ha l\u2019obiettivo di farsi conoscere al pubblico e di stringere contatti con potenziali clienti. Che mezzi ha per farlo? La sua immagine e il suo team in fiera. Qui (cos\u00ec come nel caso del matrimonio), l\u2019aiuto di un allestitore diventa fondamentale. Occorre comunicargli quali sono i valori che l\u2019azienda intende trasmettere, se ci sono dei colori distintivi del marchio e che tipo di impressione vogliono dare ai propri clienti. In base a queste indicazioni l\u2019allestitore decider\u00e0 come distribuire gli spazi dello stand, se progettarlo aperto o a bandiera, etc.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Catering\"><\/span><strong>Catering<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>La maggior parte degli eventi, oserei dire la quasi totalit\u00e0, ha bisogno di un supporto per quanto riguarda il momento ristoro. Per soddisfare questo bisogno \u00e8 molto utile ricorrere a team specializzati, che si occupano della preparazione, del trasporto e della distribuzione di cibo e bevande, durante il tuo evento. Sto parlando del servizio <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/catering-per-eventi-che-cosa-sono\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">catering<\/a>. <\/p>\n\n\n\n<p>La composizione del catering varia a seconda della dimensione dell\u2019evento, ma generalmente a una parte del team viene affidata la preparazione di tutte le pietanze in una fase pre evento, all&#8217;altra spetta il servizio al banco di cibi e bevande, mentre altri ancora si occupano del servizio al tavolo.<\/p>\n\n\n\n<p>La\nscelta tra queste varianti \u00e8 frutto di un accordo tra l\u2019organizzatore\ndell\u2019evento ed il catering, in cui vengono definite le portate principali, le\ntempistiche di servizio di tali portate, la scelta di fare un eventuale\ncocktail di benvenuto e altro, a seconda della tipologia di evento. <\/p>\n\n\n\n<p>In questa sede il catering tiene ovviamente in considerazione anche eventuali intolleranze, allergie, preferenze (vegani\/vegetariani), cercando di soddisfare i gusti di tutti gli ospiti. <\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Prima_dellevento\"><\/span>Prima dell&#8217;evento <span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Manca poco all&#8217;evento. E&#8217; quasi tutto pronto e alla data dell\u2019evento mancano pi\u00f9 o meno 15 giorni. Sei stanco, stressato, dormi poco, ti sogni il catering anche la notte, il tuo colorito \u00e8 pallido direi pi\u00f9 quasi grigio. Anche questo fa parte dell\u2019organizzazione dell\u2019evento!<br>Ma consolati, tra pochi giorni sar\u00e0 tutto finito e il tuo evento sar\u00e0 solo un bel (speriamo) ricordo. Non mollare proprio ora! Ci sono un altro paio di cose che devi fare.<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Controlla che sia tutto in regola<\/strong>: con tutto intendo proprio tutto. Custodisci il Gantt dell\u2019evento come fosse il Sacro Graal? Allora sarai sicuramente aggiornato sull&#8217;andamento di ogni singola attivit\u00e0. Tutto dovrebbe andare secondo il piano cronologico che ti sei stabilito, le attivit\u00e0 importanti dovrebbero essere chiuse e se hai fatto tutto bene ti sono rimaste ancora poche cose insolute in fase di terminazione.<\/li><li><strong>Sei pronto a gestire un\u2019emergenza? <\/strong>Non ti chiedo di costruire un\u2019Arca e salvarci tutti, quello che voglio sapere \u00e8 se hai previsto che qualcosa possa non andare come dovrebbe all&#8217;ultimo momento. Forse non lo hai previsto, vero?<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Prima che i sensi ti assalgano, ti elenco alcuni aspetti che potrebbero sfuggirti, cos\u00ec hai la possibilit\u00e0 di pensare ad una soluzione per tempo:<\/p>\n\n\n\n<ol><li>Qualche relatore potrebbe disdire la partecipazione;<\/li><li>Ci possono essere ritardi dei trasporti che non dipendono da te;<\/li><li>Le hostess potrebbero ammalarsi;<\/li><li>Qualche tuo collaboratore potrebbe ammalarsi;<\/li><li>Tu potresti ammalarti;<\/li><li>Ci possono essere ritardi sulla consegna del materiale;<\/li><li>Ti possono fare problemi con qualche pratica burocratica;<\/li><li>Potrebbero piovere cavallette; <\/li><\/ol>\n\n\n\n<p>In realt\u00e0 ci sono altre mille variabili che potrebbero saltare fuori prima del tuo evento, per cui valuta bene tutti i punti sui quali si basa la tua organizzazione e il tuo programma definitivo e tieniti pronto un <strong>piano B<\/strong>.<br>E poi: sincerati sulla presenza dei responsabili per la gestione delle emergenze!<br>Qui ti sto parlando di emergenze vere, non gli imprevisti di prima. Per ogni evento che si rispetti, soprattutto se di dimensioni grandi, devono essere presenti:<\/p>\n\n\n\n<ol><li>Personale sanitario<\/li><li>Vigili del fuoco<\/li><li>Responsabile aziendale per la sicurezza<\/li><li>Responsabile comunale per la sicurezza<\/li><li>Forze di polizia<\/li><\/ol>\n\n\n\n<p>Non devono essere presenti sempre tutti, ma se stai organizzando un evento con molta partecipazione di pubblico, che sia un concerto, una manifestazione sportiva, o altro, sincerati sempre dell&#8217;eventuale loro obbligo di presenza. Lo puoi chiedere al Comune dove farai l\u2019evento, ti puoi informare con il responsabile della location che hai noleggiato, oppure chiamando direttamente loro.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Durante_levento\"><\/span>Durante l&#8217;evento <br><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>E&#8217; la mattina dell\u2019evento e tu non hai dormito nulla. Fino a qui tutto nella norma. Quando mi preparo la mattina del primo giorno di evento ho addosso la sensazione di quando andavo a fare un esame all&#8217;universit\u00e0: avevo studiato tanto, avevo fatto le notti in bianco e avevo rinunciato alle serate con gli amici. Quell&#8217;esame ormai lo odiavo ma mi dicevo: tra qualche ora sar\u00e0 tutto finito. Quella che mi accompagna ogni mattina dell\u2019evento \u00e8 la stessa rassegnazione positiva: per lo meno stasera sar\u00e0 finito. E potr\u00f2 bere per festeggiare (o per dimenticare).<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Ecco_che_cosa_devi_fare_quando_arrivi_alla_sede_dellevento\"><\/span>Ecco che cosa devi fare quando arrivi alla sede dell\u2019evento<br><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<ol><li>Controlla che l\u2019allestimento sia a posto;<\/li><li>Assicurati che i fornitori siano in orario;<\/li><li>Vigila sull&#8217;orario di arrivo dello staff (per esperienza, dai allo staff un orario di ritrovo di 15\/20 minuti in anticipo rispetto all&#8217;ora in cui vorresti veramente farli arrivare. In questo modo anche i ritardatari arriveranno in orario e le tue coronarie saranno salve);<\/li><li>Fai il briefing con i tuoi collaboratori interni e con lo staff esterno, affida a ciascuno di loro compiti precisi e dai a tutti un referente da contattare in caso di necessit\u00e0;<\/li><li>Dedica tempo all&#8217;ufficio stampa che deve pubblicare le ultime battute ed eventuali aggiornamenti;<\/li><li>Quando si aprono le porte e l\u2019evento inizia, accogli tutti i partecipanti con un sorriso;<\/li><li>Assicurati che venga distribuito il materiale, soprattutto se il tuo \u00e8 un congresso e i partecipanti hanno bisogno della loro cartellina;<\/li><li>Controlla perennemente la scaletta della giornata per assicurarti che tutto proceda nei tempi;<\/li><li>Vai dal catering ed assicurati che siano autonomi e non abbiano bisogno di nulla;<\/li><li>Fai in modo che lo staff sia sempre tutto al proprio posto, gestisci le pause, i pranzi, assicurati che le postazioni non rimangano mai scoperte;<\/li><li>Se ci sono degli imprevisti, non farti prendere dal panico ma gestiscili e risolvili. Per far questo devi essere lucido;<\/li><li>Se le hai previste distribuisci agli ospiti le schede di valutazione dell\u2019evento;<\/li><li>Se il tuo evento prevedeva l\u2019ingresso con un biglietto e ne avete venduti anche alle casse all&#8217;ingresso controlla l\u2019incasso;<\/li><li>Non fare andare via i tuoi ospiti senza averli ringraziati.<\/li><\/ol>\n\n\n\n<p>L\u2019evento\n\u00e8 finito; se credi ora puoi svenire. Se ti sei ricordato di chiamare\nl\u2019ambulanza gli infermieri ti soccorreranno.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Post_evento\"><\/span>Post evento <span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>So che \u00e8 difficile da credersi, ma siamo arrivati alla fine, il tuo evento \u00e8 giunto al termine!<br>Se hai seguito questa guida su come organizzare un evento, oltre a qualche possibile imprevisto (di cui non puoi dire di non essere stato avvisato!), dovrebbe essere andato tutto secondo i piani. <\/p>\n\n\n\n<p>Per\u00f2 ti chiedo ancora un ultimo sforzo. Nonostante il grosso del lavoro sia ormai passato, non ti resta che compiere gli ultimi passi per rendere il tuo evento, non solo produttivo di per s\u00e9, ma anche un buon trampolino di lancio per occasioni future. Come farlo? Eccoti gli ultimi spunti:<br><\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Comunicazioni\ninterne<\/strong>: fai un resoconto dell\u2019evento confrontandoti con il tuo personale.\nIn questo modo avrai la possibilit\u00e0 di ricevere suggestioni e pareri diversi,\nche ti daranno spunti e visioni, forse diversi dalla tua. Potrai capire se le\ntue impressioni (positive o negative) siano frutto di troppa esaltazione o\ntroppa stanchezza e potrai razionalizzare la realt\u00e0 dei fatti;<\/li><li><strong>Finalizzazione\ndei rapporti economici<\/strong>: come avrai capito tu stesso, ogni evento ha come\nfine ultimo l\u2019instaurazione di nuovi rapporti, spesso di natura economica, o il\nrafforzamento di altri gi\u00e0 esistenti. \u00c8 quindi fondamentale, in una fase post\nevento, raccogliere tutti i contatti presi durante lo svolgimento dell\u2019evento e\nricontattarli.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Nel caso di una fiera, l\u2019azienda deve inserire in un database tutti i nominativi e le registrazioni raccolte e programmare dei contenuti con i quali ricontattarli. Possono essere email informative, richieste di feedback sull&#8217;evento, etc.<\/p>\n\n\n\n<p>Se invece hai organizzato, per esempio, una cena aziendale, occupati di ricontattare gli invitati, ringraziandoli per la partecipazione. Fai capire loro che sono stati importanti per te e che situazioni come quella appena terminata, si riproporranno in futuro.<\/p>\n\n\n\n<p>Questo \u00e8 anche il momento per chiudere tutte le pratiche di rimborso, fatture etc.<br><\/p>\n\n\n\n<p>Per quanto riguarda te invece, adesso che hai veramente finito tutto, fai una checklist da utilizzare come promemoria per un evento futuro, contenente:<br><\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Valutazione ROI<\/strong> (Return On Investment): si tratta del ritorno sugli investimenti; in sostanza, in base agli obiettivi che ti eri posto e dunque al capitale che hai di conseguenza investito, adesso devi calcolare il guadagno che ne hai tratto;<\/li><li><strong>Note sull&#8217;evento<\/strong>: sulla base della checklist che ti eri fatto per la progettazione dell\u2019evento (vedi Gantt). Adesso sei in grado di capire cosa ha funzionato, cosa \u00e8 andato storto e cosa ha bisogno di essere migliorato? In base alla conclusione alla quale giungi, fatti una lista di elementi positivi da riproporre e scriviti anche quelli che devi ricordarti di non rifare.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Eccoci_arrivati_davvero_al_termine_quasi_mi_dispiace\"><\/span>Eccoci\narrivati davvero al termine (quasi mi dispiace!)<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Adesso che dovresti essere equipaggiato per affrontare qualsiasi tipo di evento, il mio compito \u00e8 finito, \u00e8 tempo di andare. Non mi resta che farti un grande in bocca al lupo e sperare di averti procurato la giusta \u201ccassetta degli attrezzi\u201d da portarti dietro per eventi futuri!<\/p>\n\n\n\n<p>E non dimenticare che di condividere questo articolo, gi\u00e0 che sei arrivato sino potresti farmi questo favore.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Definisci obiettivo e budget Ti \u00e8 mai successo di partecipare ad una di quelle riunioni dove il tuo capo parla per un\u2019ora e mezza degli obiettivi che l\u2019azienda si pone<\/p>\n","protected":false},"author":9,"featured_media":7541,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[13],"tags":[185,1693],"yst_prominent_words":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/7514"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/9"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=7514"}],"version-history":[{"count":14,"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/7514\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":8477,"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/7514\/revisions\/8477"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/7541"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=7514"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=7514"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=7514"},{"taxonomy":"yst_prominent_words","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/yst_prominent_words?post=7514"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}