{"id":6157,"date":"2019-04-12T17:18:52","date_gmt":"2019-04-12T15:18:52","guid":{"rendered":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/?p=6157"},"modified":"2020-02-11T16:49:42","modified_gmt":"2020-02-11T15:49:42","slug":"come-organizzare-un-congresso-ecm","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-ecm\/","title":{"rendered":"Come organizzare un congresso ECM"},"content":{"rendered":"\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Definisci_i_tuoi_obiettivi\"><\/span>Definisci i tuoi obiettivi<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2><div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_27 ez-toc-wrap-right counter-hierarchy\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\">Contenuti<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><\/span><\/div>\n<nav><ul class=\"ez-toc-list ez-toc-list-level-1\"><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-ecm\/#Definisci_i_tuoi_obiettivi\" title=\"Definisci i tuoi obiettivi\">Definisci i tuoi obiettivi<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-ecm\/#Organizzazione_di_un_congresso_ECM\" title=\"Organizzazione di un congresso ECM\">Organizzazione di un congresso ECM<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-ecm\/#Crediti_ECM_e_Provider\" title=\"Crediti ECM e Provider\">Crediti ECM e Provider<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-ecm\/#Definisci_il_tuo_budget\" title=\"Definisci il tuo budget\">Definisci il tuo budget<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-ecm\/#Come_ti_immagini_il_tuo_evento_Concept\" title=\"Come ti immagini il tuo evento: Concept\">Come ti immagini il tuo evento: Concept<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-ecm\/#Analizza_i_costi\" title=\"Analizza i costi\">Analizza i costi<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-ecm\/#Stendi_un_progetto_preliminare\" title=\"Stendi un progetto preliminare\">Stendi un progetto preliminare<\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-3\"><li class=\"ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-ecm\/#Dettagli\" title=\"Dettagli\">Dettagli<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-9\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-ecm\/#Richiedi_preventivi\" title=\"Richiedi preventivi\">Richiedi preventivi<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-10\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-ecm\/#Valuta_i_preventivi\" title=\"Valuta i preventivi\">Valuta i preventivi<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-11\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-ecm\/#Parte_burocratica\" title=\"Parte burocratica\">Parte burocratica<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-12\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-ecm\/#Gantt\" title=\"Gantt\">Gantt<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-13\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-ecm\/#Stabilisci_le_modalita_di_invito\" title=\"Stabilisci le modalit\u00e0 di invito\">Stabilisci le modalit\u00e0 di invito<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-14\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-ecm\/#Comunicazione_esterna\" title=\"Comunicazione esterna\">Comunicazione esterna<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-15\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-ecm\/#Allestimenti\" title=\"Allestimenti\">Allestimenti<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-16\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-ecm\/#Svolgimento_dellevento\" title=\"Svolgimento dell&#8217;evento\">Svolgimento dell&#8217;evento<\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-3\"><li class=\"ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-17\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-ecm\/#Pre-evento\" title=\"Pre-evento\">Pre-evento<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-18\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-ecm\/#Durante_levento\" title=\"Durante l\u2019evento\">Durante l\u2019evento<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-19\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-ecm\/#Post-evento\" title=\"Post-evento\">Post-evento<\/a><\/li><\/ul><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n\n\n\n\n<p>Sei l\u00ec seduto con tutti i tuoi colleghi e si parla di come organizzare un <strong><a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/che-cose-un-congresso-ecm\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">congresso ECM<\/a><\/strong>. In un secondo ti trovi catapultato nella conversazione con un banale <em>\u201cche ne pensi?\u201d<\/em> e ti prende il panico, farfugli qualcosa e finisci con l\u2019annuire. Ecco, ora sei nuovamente finito a dover organizzare qualcosa, chiss\u00e0 cosa, di cui non sai nulla e farai l\u2019ennesima figuraccia. Per fortuna ci siamo qui noi! Ti spiegheremo tutto ci\u00f2 che c\u2019\u00e8 da sapere su come organizzare un congresso ECM e soprattutto come evitare di sembrare impreparato.<\/p>\n\n\n\n<p>Come spiegato anche da Wikipedia un congresso ECM consiste in una &#8220;educazione continua in <strong>medicina<\/strong> ed \u00e8 un programma nazionale di attivit\u00e0 formativa, attivo in Italia dal 2002. L\u2019ECM prevede il mantenimento di un elevato livello di conoscenze relative alla teoria, alla pratica e alla comunicazione in campo sanitario\u201d. Quando parliamo del congresso ECM facciamo quindi riferimento a una <strong>formazione obbligatoria<\/strong> essenziale per medici, infermieri e tutti coloro che fanno parte del sistema sanitario. Questo congresso \u00e8 utile anche a coloro che scelgono di rimanere aggiornati sulle ultime novit\u00e0 del settore o per i professionisti incuriositi dal mondo della medicina.<\/p>\n\n\n\n<p>Altro aspetto molto importante \u00e8 ci\u00f2 che il congresso ECM pu\u00f2 diventare. Si tratta, oltre che di un incontro utile all&#8217;aggiornamento e alle nuove conoscenze sul settore, di un vero e proprio <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/perche-partecipare-e-obiettivo-del-congresso-ecm\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"polo informativo (si apre in una nuova scheda)\">polo informativo<\/a>. Si pu\u00f2 apprendere costantemente e soprattutto si possono scambiare idee e opinioni su ci\u00f2 che abbiamo saputo carpire dal flusso di informazioni.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Organizzazione_di_un_congresso_ECM\"><\/span>Organizzazione di un congresso ECM<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Organizzare un congresso ECM \u00e8 molto semplice. I <strong>provider<\/strong> sono centrali in questo passaggio, a loro spetta la formazione. Devono essere in grado di individuare un comitato scientifico idoneo per tutti gli argomenti che saranno trattati durante il congresso. E\u2019 quindi importante la scelta di soggetti accreditati, con curriculum adatti all&#8217;evento, ma anche la scelta degli sponsor.<\/p>\n\n\n\n<p>Nel caso in cui il provider non fosse in grado di occuparsene personalmente, il suo compito sar\u00e0 quello di nominare un <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/pco-organizzazione-congressi-medici\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">PCO<\/a> che preveda l\u2019organizzazione e la logistica dell\u2019evento. Per un PCO, organizzare un congresso ECM \u00e8 a tutti gli effetti come progettare un qualsiasi evento, dal momento che tutte le pratiche, la ricerca sponsor, la ricerca <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-presentarsi-e-parlare-in-pubblico\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">relatori<\/a> e tutte le attivit\u00e0 connesse sono proprio in mano a lui.<\/p>\n\n\n\n<p>Qualunque soggetto voglia entrare a far parte della categoria provider deve per\u00f2 fare richiesta di accreditamento alle Regioni o alle Province autonome, oppure alla Commissione nazionale per la Formazione Continua. Questo accreditamento pu\u00f2 essere reso definitivo dopo un anno e in seguito prevede l\u2019iscrizione all&#8217;albo dei Provider ECM.<\/p>\n\n\n\n<p>Bisogna sempre tenere a mente che quando si fa riferimento ai partecipanti del congresso ECM, si tocca una categoria di utenti che ha un obbligo ben preciso. La caratteristica che identifica la figura del professionista \u00e8 infatti sancita dal <strong>Codice Deontologico<\/strong> ed \u00e8 quindi una necessit\u00e0. Il compito del professionista diventa quello di acquisire nuove abilit\u00e0, conoscenze e attitudini necessarie per una pratica esperta e competente. Il fine ultimo diventa quello di garantire le migliori competenze ai propri pazienti, basandosi su un\u2019informazione giusta e professionale, senza alcun conflitto d\u2019interesse.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Crediti_ECM_e_Provider\"><\/span>Crediti ECM e Provider<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>I <strong>crediti ECM<\/strong> si possono ottenere grazie a svariate attivit\u00e0: workshop, congressi, auto formazione o grazie agli insegnamenti. Questi crediti rappresentano, sotto forma di codici, la necessit\u00e0 di aggiornamento a cui qualunque operatore sanitario deve provvedere. Sono molto importanti per il settore della sanit\u00e0 pubblica e garantiscono un certo livello professionale. E\u2019 essenziale per rinnovare ed incrementare il proprio bagaglio di competenze tecniche, ma anche pratiche. Inoltre tali crediti valgono su tutto il territorio nazionale.<\/p>\n\n\n\n<p>Ma ovviamente questo non \u00e8 utile per i provider. Al provider spetta un compito ben diverso: quello di comunicare al <strong>COGEASP<\/strong> i crediti che sono stati acquisiti da tutti gli operatori del comparto sanitario. Il numero di crediti da acquisire corrisponde a <strong>150<\/strong> e devono essere raggiunti in massimo tre anni. La certificazione viene rilasciata solo per chi la richiede al termine di tutti e tre gli anni.<\/p>\n\n\n\n<p>Il provider, inoltre, ha l&#8217;importante compito di garantire la qualit\u00e0, la trasparenza e l\u2019efficacia dei crediti ECM. Ovviamente come per ogni cosa, anche i crediti ECM sono divisi per settore ed \u00e8 per questo che viene stabilito un numero determinato di crediti per ogni settore sanitario. Tra i provider pi\u00f9 noti vi sono: Facolt\u00e0, Dipartimenti universitari, Istituti del consiglio nazionale delle ricerche, agenzie ed enti pubblici o privati, e cos\u00ec via.<\/p>\n\n\n\n<p>Vi \u00e8 per\u00f2 un comparto del settore sanitario esonerato dall&#8217;obbligo dell\u2019ECM: il personale che frequenta corsi di formazione post-base, in Italia o all\u2019estero, appartenenti alla propria categoria. Anche tutti i soggetti che usufruiscono di disposizioni in materia di tutela della gravidanza sono esonerati.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Definisci_il_tuo_budget\"><\/span>Definisci il tuo budget<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Di fondamentale importanza resta comunque il <strong>budget<\/strong>. E\u2019 la fase principale di tutta l\u2019organizzazione del congresso. E\u2019 molto importante che tu tenga a mente che rientrare in esso \u00e8 centrale per tutto lo svolgimento dell\u2019evento. Ricordati sempre di verificare ogni possibile pro e contro delle varie situazioni che potresti incontrare.Tieni sempre a mente gli imprevisti che potrebbero accadere e riserva una parte del budget per un <strong>fondo imprevisti<\/strong>, che vada eventualmente a coprirli. Nel caso non dovessero verificarsi sei stato impeccabile nell&#8217;organizzare un congresso ECM, e soprattutto ora hai un piccolo fondo impagabile per altri interessi.<\/p>\n\n\n\n<p>In base al tuo budget considera i tuoi <strong>obiettivi<\/strong> e le tue possibilit\u00e0 e cerca di organizzare in maniera precisa e dettagliata tutto ci\u00f2 che ti occorrer\u00e0 durante lo svolgimento del congresso. Ovviamente \u00e8 fondamentale tenere presente anche dei costi interni all&#8217;azienda, il personale ed il tempo impiegato, che devono assolutamente rientrare nel tuo budget e soprattutto devono essere tutelati con la giusta retribuzione.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Come_ti_immagini_il_tuo_evento_Concept\"><\/span>Come ti immagini il tuo evento: Concept<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ricorda di focalizzarti sul tuo <strong>target<\/strong> di riferimento. Devi tenere a mente l&#8217;utente tipo a cui desideri parlare e far arrivare l\u2019informazione. In base alla categoria selezionata potrai agire nel migliore dei modi e selezionare ci\u00f2 che \u00e8 meglio per il tuo soggetto tipo. Dopo l\u2019attenta scelta e dopo aver impostato il lavoro, tenendo bene a mente a chi ti riferisci, puoi decidere quale messaggio mandare e come farlo.<\/p>\n\n\n\n<p>Il messaggio, l\u2019informazione, ci\u00f2 che vuoi far arrivare a chi ti ascolta deve essere studiato con attenzione. Scegli il tema fondante dell\u2019evento, magari un caso farmaceutico particolare su cui poi organizzare l\u2019intero congresso ECM. Se invece la tua idea era quella di toccare tutti i punti e approfondirli parte per parte, forse \u00e8 il caso di preparare una scaletta su come partire e su dove arrivare a fine della giornata. Ricordati, per\u00f2, che stabilire il <strong>concept<\/strong> della giornata \u00e8 la scelta migliore, ed anche se decidi di rimanere sul generico \u00e8 sempre giusto dare un\u2019idea a coloro che parteciperanno.<\/p>\n\n\n\n<p>La scelta della <strong>location<\/strong> \u00e8 di primaria importanza. In un secondo momento potrai decidere come allestire la sala e quali intrattenimenti includere. Molto pi\u00f9 importante \u00e8 <strong>l\u2019orario e la data<\/strong>, ricorda di stabilire il tutto con molto anticipo: i partecipanti necessitano di tempo per potersi organizzare e per poter partecipare alla durata complessiva dell&#8217;evento. Se gli faciliterai il tutto saranno pi\u00f9 contenti di partecipare e ne riscontrerai solo feedback positivi.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Analizza_i_costi\"><\/span>Analizza i costi<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Come gi\u00e0 detto i <strong>costi<\/strong> per organizzare un evento cos\u00ec grande, quale il congresso ECM, comportano una ferrea organizzazione. Cercare di non sforare e di rimanere sempre costante e preciso \u00e8 fondamentale. Di costi possibili ve ne sono molti: l\u2019affitto della location, i proiettori, i possibili ospiti illustri che parteciperanno, i costi complessivi per il catering o per l\u2019area coffee break. Come per i normali congressi, questi si svolgono in sale congressuali, hotel o universit\u00e0 e possono essere intervallati da pause o concludersi con un pranzo o una cena di saluto.<\/p>\n\n\n\n<p>Insomma sarai sommerso dai costi pi\u00f9 disparati, quindi cerca di schematizzare in anticipo i tuoi bisogni e i costi che dovrai sostenere durante l\u2019evento per non rischiare di trovarti con le spalle al muro! E\u2019 in questo momento che devi scegliere se portare avanti l\u2019organizzazione da solo o se affidarti ad un esperto che possa guidarti nelle tue scelte e aiutarti a rimanere nei tuoi limiti.<\/p>\n\n\n\n<p>Se decidi di continuare il lavoro in autonomia, ricorda sempre quanto utile e importante sar\u00e0 la progettazione di ogni singolo dettaglio. Se invece intendi affidarti ad <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/organizzazione-eventi-ecm:-a-chi-affidarsi\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"un organizzatore di eventi (si apre in una nuova scheda)\">un organizzatore di eventi<\/a>, saranno loro a proporti un progetto su misura per te, che risponda alle tue esigenze. Contattaci su <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Eventi e Fiere (si apre in una nuova scheda)\">Eventi e Fiere<\/a> e ti metteremo in contatto con i migliori professionisti del settore. Potrai dormire sonni tranquilli.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Stendi_un_progetto_preliminare\"><\/span>Stendi un progetto preliminare<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Per riuscire a organizzare in maniera ottimale un congresso ECM, una buona organizzazione \u00e8 necessaria affinch\u00e9 possa filare tutto liscio. Stendi un <strong>progetto preliminare<\/strong> sullo svolgersi della giornata, cercando di rimanere preciso e allo stesso tempo obbiettivo. Occupati di ogni dettaglio dal coffee break, all&#8217;ospite, fino alla durata del suo intervento. Tutti i partecipanti saranno pi\u00f9 attenti e predisposti all&#8217;ascolto sapendo con precisione l\u2019orario di inizio e di fine. Tieni anche conto di ci\u00f2 che ti occorre, cercando di non tralasciare nulla.<\/p>\n\n\n\n<p>Le sale in affitto sono sicuramente la prima importante barriera da superare. Purtroppo niente mare in estate, n\u00e9 baite d\u2019inverno, niente palazzi storici o d\u2019impatto, niente piscine n\u00e9 centri benessere. Le sale scelte per l\u2019evento non devono creare dubbi in chi decide di parteciparvi, non devono dare l\u2019impressione che i medici siano l\u00ec per una vacanza. Preoccupati di scegliere sale adatte al tuo budget e alle tue necessit\u00e0. Il vero punto dolente, sebbene supportati dal provider, pu\u00f2 essere proprio la <strong>location<\/strong>. Gli imprevisti possono essere molti ma non farti scoraggiare, includi nel progetto preliminare qualunque tuo desiderio e qualunque idea positiva o negativa che sia, in un secondo momento capirai cosa \u00e8 giusto e cosa no.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Dettagli\"><\/span>Dettagli<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>A livello ministeriale non ci sono vincoli specifici, ma pi\u00f9 spesso sono i codici etici dei vari sponsor ad avere ristrettezze sulla scelta della location e sulle attivit\u00e0 non formative all&#8217;interno dell\u2019evento stesso. Potrebbero servirti anche <strong>catering<\/strong> per i rinfreschi, alloggi per gli ospiti, servizi tecnici per l\u2019audio e per le varie attrezzature di cui disporrai per quel giorno e anche allestimenti. Insomma tieni tutto a mente perch\u00e9 sono i dettagli a fare la differenza!<\/p>\n\n\n\n<p>Altro fattore da non tralasciare \u00e8 la coerenza dell\u2019intero congresso ECM. Sembra una cosa banale e spesso data per scontata ma andare a zig zag senza un filone preciso, rischiando di diventare poco trasparente ed incoerente nella scelta dei vari argomenti da trattare, \u00e8 un errore commesso da molti.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Richiedi_preventivi\"><\/span>Richiedi preventivi<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Anche se questo passaggio viene spesso dato per scontato, \u00e8 giusto analizzarlo e soprattutto cercare di capire quali potrebbero essere gli errori pi\u00f9 frequenti. La richiesta di preventivi \u00e8 il passaggio fondamentale per riuscire ad arrivare ad un risultato ottimale e soprattutto per pianificare l&#8217;evento nel migliore dei modi.<\/p>\n\n\n\n<p>Prima di passare al <strong><a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/che-cos'e-un-gantt-di-progetto\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Gantt (si apre in una nuova scheda)\">Gantt<\/a><\/strong>, che \u00e8 il punto saliente dell\u2019organizzazione, ricorda che per ogni idea e per ogni possibile scelta devi sempre sapere se potrai farla rientrare nei tuoi piani. Il preventivo \u00e8 un documento che ti permette di conoscere innanzitutto il prezzo del servizio o del bene che stai richiedendo e soprattutto ti d\u00e0 la possibilit\u00e0 di entrare in diretto contatto con il fornitore, il personale e le <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/hostess-ecm-ruolo-e-mansioni\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">hostess<\/a>, per sapere se vi \u00e8 disponibilit\u00e0 ma anche per avere delucidazioni.<\/p>\n\n\n\n<p>Non \u00e8 sempre giusto pensare che le nostre idee siano le migliori in assoluto. Rivolgersi ad un fornitore magari ci aiuter\u00e0 a capire se quello che stiamo richiedendo \u00e8 effettivamente ci\u00f2 di cui abbiamo bisogno. Inoltre parlare con un professionista potrebbe anche farci capire di aver saltato un fattore importante o una figura necessaria per ci\u00f2 che stiamo organizzando.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Valuta_i_preventivi\"><\/span>Valuta i preventivi<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ovviamente dopo aver richiesto tutti i preventivi di cui avevi bisogno dovrai fare delle scelte. Ricordati del tuo limite fondamentale: il budget. Sar\u00e0 proprio lui a vincolare la maggior parte delle tue richieste e a farti capire cosa puoi eliminare e cosa invece diventer\u00e0 fondante per raggiungere il tuo obiettivo. Ricordati che i preventivi, una volta valutati, vanno anche confermati.<\/p>\n\n\n\n<p>Le tempistiche sono un grande nodo da superare e soprattutto una grande barriera da abbattere in questi casi. Pensa e gioca sempre d\u2019anticipo cos\u00ec da poter raggiungere il tuo scopo finale: organizzare il miglior congresso ECM e soddisfare tutti gli obiettivi che inizialmente ti eri fissato. Ora che sai cosa fare e i tempi con cui i passaggi dovranno essere svolti, passa alle ultime verifiche del budget ed in base a queste fai le tue scelte.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Parte_burocratica\"><\/span>Parte burocratica<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Un punto da non trascurare mai \u00e8 sicuramente la parte burocratica. Le cartacce, di cui tutti parlano in maniera spregevole, sono purtroppo fondamentali. Soprattutto quando si tratta di organizzare un congresso cos\u00ec importante, quale il congresso ECM, diventano parte integrante e addirittura attiva dell\u2019organizzazione. Assicurati che siano tutte in regola e di rispettare ogni dovere e limite tassativo ai sensi della legge.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Gantt\"><\/span>Gantt<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Il <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/che-cos'e-un-gantt-di-progetto\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"gantt  (si apre in una nuova scheda)\">Gantt <\/a>\u00e8 un aspetto, anzi \u00e8 il signor aspetto, che ti servir\u00e0 per buttare le basi del tuo progetto. Si tratta di una calendarizzazione di ci\u00f2 che hai precedentemente stabilito nell&#8217;analisi dei costi e nella valutazione preliminare. Il Gantt viene pianificato da tutti coloro che hanno la necessit\u00e0 di organizzare un qualsiasi evento. Ti aiuter\u00e0 passo per passo ad arrivare al tuo obbiettivo finale in maniera pi\u00f9 semplice e rimanendo coerente con le tue scelte iniziali.<\/p>\n\n\n\n<p>Ovviamente il Gantt non \u00e8 un progetto standard che nasce e muore come tale, ma \u00e8 flessibile e si pu\u00f2 cambiare a seconda delle esigenze. Quando scegli di organizzare un congresso ECM, cambiare idea su alcuni fattori e decidere per questo di modificare il Gantt, capita spesso. Non \u00e8 un errore, anzi, spesso \u00e8 la mossa giusta per arrivare a ci\u00f2 che avevi immaginato.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Stabilisci_le_modalita_di_invito\"><\/span>Stabilisci le modalit\u00e0 di invito<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-scrivere-un-invito-ad-un-evento\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Come invitare (si apre in una nuova scheda)\">Come invitare<\/a> i partecipanti nel modo pi\u00f9 strategico possibile, rimanendo per\u00f2 coinvolgente e professionale allo stesso tempo? Vi sono diverse modalit\u00e0 per condividere l\u2019evento e far girare la voce aumentando la partecipazione. Il primissimo passaggio da fare \u00e8 per\u00f2 quello che riguarda le tempistiche. Bisogna sempre giocare d\u2019anticipo e mandare per questo le partecipazioni, in qualunque modo decidiamo di farlo, per tempo.<\/p>\n\n\n\n<p>I soggetti che parteciperanno devono avere la possibilit\u00e0 di organizzarsi e programmare la giornata (o le giornate) a seconda della scelta. Questo \u00e8 un fattore fondamentale per chi decide di organizzare un congresso ECM: senza questo non sarebbe possibile garantire all&#8217;evento la partecipazione che merita. In seguito, una volta stabiliti i dettagli, potrai scegliere <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-scrivere-un-invito-ad-un-evento\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">come invitare<\/a> i possibili partecipanti, se farlo tramite e-mail, se farlo con veri e propri inviti personalizzati o tramite una semplice chiamata.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Comunicazione_esterna\"><\/span>Comunicazione esterna<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Come detto in precedenza i canali sono molti ma soprattutto vari e puoi scegliere quello fatto su misura per te. Quando decidi di organizzare un congresso ECM, comincia sempre con la <strong>pubblicizzazione<\/strong> dell\u2019evento. Ti garantir\u00e0 ci\u00f2 per cui hai tanto lavorato: partecipazione attiva.<\/p>\n\n\n\n<p>A livello esterno parliamo di <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/esperto-in-promozione-eventi\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">pubblicizzazione online e offline<\/a>. Nel primo caso le campagne verteranno sui principali canali social e sulle sponsorizzazioni, ma anche newsletter e blog aziendali potranno darti una mano. Nel secondo caso invece puoi proiettarti verso il volantinaggio o verso le affissioni e, se il budget lo permette, verso gli spot pubblicitari. Se prevedi di organizzare un grande evento ricordati che le conferenze stampa sono sempre la miglior scelta e soprattutto ti forniscono la comunicazione pi\u00f9 efficace.<\/p>\n\n\n\n<p>A livello interno, invece, approfitta della coordinazione con il personale, con le hostess e con i fornitori. Sono un punto fondamentale per l\u2019organizzazione. Affidati a loro e dirigi l\u2019organizzazione affidando al personale i propri compiti e soprattutto scegli fornitori affidabili, di qualit\u00e0 e con feedback positivi.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Allestimenti\"><\/span>Allestimenti<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Gli allestimenti utili ad organizzare un congresso ECM sono sempre trascurati e, molto spesso, ci si rende conto solo in un secondo momento che sono importanti per creare un&#8217;area professionale. Nel caso dei congressi ECM \u00e8 importante riuscire a fare colpo. Sembra quasi un contro senso: un congresso cos\u00ec professionale necessita davvero della parte estetica? S\u00ec! Ricorda che, per creare un ambiente professionale, hai innanzitutto bisogno di una<strong> reception<\/strong> all&#8217;ingresso. E&#8217; importante accogliere i partecipanti fornendo loro tutte le informazioni necessarie, perch\u00e9 questo li aiuter\u00e0 a sentirsi a loro agio e a muoversi con disinvoltura all&#8217;interno del congresso.<\/p>\n\n\n\n<p>Anche le attrezzature audio e video, che ti serviranno per organizzare un congresso ECM, competono a questo comparto. Esse necessitano di pi\u00f9 accortezza, perch\u00e9 dovranno essere funzionanti, di ottima qualit\u00e0 e posizionate nella maniera giusta, e, di conseguenza, ti occorrer\u00e0 quasi sicuramente un tecnico competente. Allo stesso tempo ti serviranno kit di benvenuto, gadget, badge, programmi, eventuali men\u00f9, segnaposti e materiali di cancelleria. Sono i <strong>dettagli<\/strong> a fare la differenza!<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Svolgimento_dellevento\"><\/span>Svolgimento dell&#8217;evento<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Pre-evento\"><\/span>Pre-evento<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Quando decidi di organizzare un congresso ECM, assicurati di rispettare le tempistiche! Non sembra possibile ma, a volte, anche dopo aver seguito il programma passo dopo passo con la massima precisione, si rischia di sforare con i tempi. Questo imprevisto non dovrebbe mai verificarsi, ma tu non temere! Se ti stai affidando ad un professionista che lo organizzer\u00e0 per te, puoi dormire sogni tranquilli. In generale \u00e8 raro, molto raro, trovare qualcuno che non rispetti i tempi. Gli organizzatori di eventi svolgono sempre il loro lavoro con precisione, ed \u00e8 per questo che spesso sono la scelta migliore da fare.<\/p>\n\n\n\n<p>Se hai scelto di affidarti solo ed unicamente alle tue forze basta semplicemente ricontrollare punto per punto quanto messo in pratica. Controlla lo svolgersi dei lavori <strong>costantemente<\/strong>, chiama i fornitori e i vari professionisti che si occupano del montaggio delle attrezzature, stai attento a come si svolgono le campagne e assicurati che il messaggio sia arrivato in maniera chiara e non ambigua.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Durante_levento\"><\/span>Durante l\u2019evento<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Il <strong>briefing<\/strong> con il personale diventer\u00e0 la parte centrale. Nello svolgersi dell\u2019evento preoccupati di parlare con il personale per cercare di carpire i possibili problemi e i vari limiti riscontrati nella parte pratica dell\u2019evento. Verifica che i tuoi gadget e i tuoi kit di accoglienza siano stati distribuiti a tutti coloro che partecipano all&#8217;evento e che, soprattutto, tutti abbiano ricevuto un\u2019accoglienza adeguata. Ma presta attenzione a non importunare gli invitati! Devi rimanere sempre vigile e soprattutto cercare di non dare nell&#8217;occhio. Se hai anche pensato alla distribuzione di cadeaux di arrivederci assicurati che vengano distribuiti a tutti coloro che lasciano l\u2019evento.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Post-evento\"><\/span>Post-evento<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Alla fine dell\u2019evento bisogna sempre eseguire una serie di passaggi finali che sono fondamentali. Finalizza i rapporti economici, assicurati che le fatture siano state consegnate a tutti coloro che hanno fornito i loro servizi per la riuscita dell\u2019evento. Distribuisci delle <strong>schede di valutazione<\/strong> sull&#8217;evento per ricevere qualche feedback. I partecipanti possono essere l\u2019unico vero punto d&#8217;informazione veritiera per avere <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/analisi-risultati-come-valutare-i-dati-raccolti\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"un'analisi della giornata (si apre in una nuova scheda)\">un&#8217;analisi della giornata<\/a>. Ti aiuteranno a capire gli aspetti positivi e negativi di tutto il congresso, e in questo modo potrai tirare le somme. Le schede saranno ovviamente pi\u00f9 utili a te che a chiunque altro e potrai mettere tutto per iscritto!<\/p>\n\n\n\n<p>Hai capito bene: per organizzare un congresso ECM stendere una lista di ci\u00f2 che \u00e8 andato bene e ci\u00f2 che invece non era adatto ti render\u00e0 il lavoro semplice nelle prossime organizzazioni. Ricorda che, se si tratta del tuo primo evento, potrai renderlo un\u2019ottima base per i prossimi congressi in programma. Come si suol dire \u201csbagliando si impara\u201d! E allora non preoccuparti se hai avuto qualche piccolo imprevisto, vorr\u00e0 dire che la prossima volta andr\u00e0 meglio.<\/p>\n\n\n\n<p>Mi raccomando non tralasciare le ultime comunicazioni esterne. Anche se l\u2019evento si \u00e8 concluso i partecipanti saranno contenti di ricevere ringraziamenti per aver partecipato, <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"questionari  (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/il-feedback-dei-partecipanti-il-questionario-di-gradimento-di-un-evento\/\" target=\"_blank\">questionari<\/a> su possibili miglioramenti e questo far\u00e0 di te un \u2018futuro punto di riferimento\u2019 nell&#8217;organizzazione di eventi. Ora che hai capito come organizzare un congresso ECM ti rimane solo da tirare le somme, ma non per gli altri, per te stesso! Hai soddisfatto ogni tuo obbiettivo? Li hai raggiunti con professionalit\u00e0 e rimanendo fedele al tuo piano? Se hai sbagliato qualcosa ora hai capito come risolverla? Ma soprattutto, sei pronto ad organizzarne un altro?<\/p>\n\n\n\n<p>Se hai imparato qualcosa su come organizzare un congresso ECM grazie a questa spiegazione, <strong>condividi l&#8217;articolo con i tuoi colleghi! <\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Definisci i tuoi obiettivi Sei l\u00ec seduto con tutti i tuoi colleghi e si parla di come organizzare un congresso ECM. 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