{"id":6094,"date":"2019-02-09T17:32:19","date_gmt":"2019-02-09T16:32:19","guid":{"rendered":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/?p=6094"},"modified":"2019-04-08T19:11:05","modified_gmt":"2019-04-08T17:11:05","slug":"come-organizzare-un-convegno","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-convegno\/","title":{"rendered":"Come organizzare un convegno"},"content":{"rendered":"\n<p>Ci risiamo, hai il compito di <strong>organizzare un convegno<\/strong> ma non sai da che parte cominciare? Come darti torto: organizzare questo tipo di evento non \u00e8 affatto semplice, gli elementi da tenere in considerazione sono molti, e fare tutto da soli pu\u00f2 sembrare un\u2019impresa impossibile.<\/p>\n\n\n\n<p>Un <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"convegno (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/che-cose-un-convegno\/\" target=\"_blank\">convegno<\/a> prevede la presenza di alcuni esperti del settore e i partecipanti possono essere professionisti, personalit\u00e0 di spicco a livello sociale, uomini appartenenti alla sfera politica, docenti, scrittori e tutti coloro che sono in qualche modo coinvolti dagli argomenti trattati. <br>Per questo motivo sicuramente non vorrai fare brutta figura e vorrai mettere tutto il tuo impegno nell&#8217;organizzare un convegno! <\/p>\n\n\n\n<p>Partiamo con una definizione, prima di capire come organizzare un convegno!<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Che_cose_un_convegno\"><\/span>Che cos&#8217;\u00e8 un convegno<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2><div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_27 ez-toc-wrap-right counter-hierarchy\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\">Contenuti<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><\/span><\/div>\n<nav><ul class=\"ez-toc-list ez-toc-list-level-1\"><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-convegno\/#Che_cose_un_convegno\" title=\"Che cos&#8217;\u00e8 un convegno\">Che cos&#8217;\u00e8 un convegno<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-convegno\/#Definisci_i_tuoi_obiettivi\" title=\"Definisci i tuoi obiettivi \">Definisci i tuoi obiettivi <\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-convegno\/#Definisci_il_budget\" title=\"Definisci il budget\">Definisci il budget<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-convegno\/#Come_immagini_il_tuo_convegno_il_concept\" title=\"Come immagini il tuo convegno: il concept\">Come immagini il tuo convegno: il concept<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-convegno\/#Analisi_dei_costi\" title=\"Analisi dei costi\">Analisi dei costi<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-convegno\/#Stendi_un_progetto_preliminare\" title=\"Stendi un progetto preliminare\">Stendi un progetto preliminare<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-convegno\/#Richiedi_valuta_e_conferma_i_preventivi\" title=\"Richiedi, valuta e conferma i preventivi\">Richiedi, valuta e conferma i preventivi<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-convegno\/#Sviluppa_un_Gantt_di_progetto\" title=\"Sviluppa un Gantt di progetto\">Sviluppa un Gantt di progetto<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-9\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-convegno\/#Stabilisci_le_modalita_di_invito\" title=\"Stabilisci le modalit\u00e0 di invito\">Stabilisci le modalit\u00e0 di invito<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-10\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-convegno\/#Comunicazione_e_promozione_esterna\" title=\"Comunicazione e promozione esterna\">Comunicazione e promozione esterna<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-11\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-convegno\/#Comunicazione_interna\" title=\"Comunicazione interna\">Comunicazione interna<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-12\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-convegno\/#Logistica\" title=\"Logistica\">Logistica<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-13\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-convegno\/#Allestimenti\" title=\"Allestimenti\">Allestimenti<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-14\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-convegno\/#Prima_dellevento_check-up_delle_attivita\" title=\"Prima dell&#8217;evento: check-up delle attivit\u00e0\">Prima dell&#8217;evento: check-up delle attivit\u00e0<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-15\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-convegno\/#Svolgimento_dellevento\" title=\"Svolgimento dell&#8217;evento\">Svolgimento dell&#8217;evento<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-16\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-convegno\/#Cosa_fare_dopo_levento\" title=\"Cosa fare dopo l&#8217;evento\">Cosa fare dopo l&#8217;evento<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n\n\n\n\n<p>Partiamo chiarendoti le idee: un convegno \u00e8 un incontro di <strong>presentazione o di approfondimento<\/strong> di un determinato argomento presenziato da esperti in materia. Ogni partecipante esprime il proprio punto di vista professionale e porta argomentazioni pertinenti e innovative. <\/p>\n\n\n\n<p>La durata di un convegno \u00e8 generalmente di 2-3 giorni, soprattutto quando le tematiche affrontate offrono spunti differenti. Chi partecipa ad un convengo solitamente ascolta, talvolta pu\u00f2 contribuire prendendo brevemente la parola e ponendo qualche domanda, ma in genere la maggior parte del tempo \u00e8 occupato dall&#8217;esposizione degli argomenti e dal dibattito fra esperti.<\/p>\n\n\n\n<p>Si tratta di una categoria di eventi molto eterogenea e le <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/?p=11015\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"tipologie (si apre in una nuova scheda)\">tipologie<\/a> al suo interno sono molto varie! Possono essere convegni di natura accademica, aziendale, economica ma anche per semplice curiosit\u00e0, a scopo culturale o di divertimento, oppure possono essere organizzati per mettere in comunicazione investitori e start upper, giovani manager ed imprenditori. Il convegno ha molte forme ed obiettivi, e si presta come risposta alle esigenze di una grande variet\u00e0 di persone che vogliono presentare, informare e coinvolgere con i pi\u00f9 disparati argomenti.<\/p>\n\n\n\n<p>Sei pronto ad organizzare un convegno? Segui questa guida che <strong>passo dopo passo<\/strong> ti aiuter\u00e0 a programmare il tuo evento!<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Definisci_i_tuoi_obiettivi\"><\/span>Definisci i tuoi obiettivi <span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Focalizzati sui tuoi valori aziendali: un grande evento come un convegno \u00e8 in grado di attirare l\u2019attenzione verso la tua azienda e veicolare la propria immagine, quindi costituisce un ottimo mezzo di comunicazione. \u00c8 proprio per questo che \u00e8 importante rispettare <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"la tua vision e la tua mission (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/creare-brand-identity-mission-vision-valori\/\" target=\"_blank\">la tua vision e la tua mission<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>La prima cosa che dovrai fare \u00e8 definire i tuoi obiettivi, poich\u00e9 tutti gli elementi del processo organizzativo dipenderanno dal <strong>tema<\/strong> del convegno. Quindi siediti e prenditi un momento per definire gli argomenti da trattare, ma nel farlo tieni bene a mente che il pubblico che partecipa ai convegni \u00e8 costituito da professionisti, \u00e8 <strong>esigente<\/strong>, conosce gi\u00e0 la materia e va l\u00ec per approfondire un tema specifico.<\/p>\n\n\n\n<p>Una volta definiti gli obiettivi sarai in grado di porti una domanda fondamentale: a chi interessa questo argomento? La risposta che ti darai definir\u00e0 il <strong><a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/?p=4153\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"target di riferimento (si apre in una nuova scheda)\">target di riferimento<\/a><\/strong>, ovvero tutti coloro che saranno potenzialmente interessati a partecipare al tuo convegno. In questo modo sarai in grado di organizzare un convegno su misura, capace di stuzzicare la curiosit\u00e0 e attirare un maggior numero di partecipanti.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Definisci_il_budget\"><\/span>Definisci il budget<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Uno dei passaggi pi\u00f9 importanti per organizzare un convegno \u00e8 la definizione di un<strong> <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"budget (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/organizzazione-eventi-budget\/\" target=\"_blank\">budget<\/a><\/strong>, ovvero di un tetto massimo di spesa per creare il tuo evento. Inizia a sviluppare il budget appena sai i costi fissi che dovrai sostenere, come l\u2019affitto per la location: in questo modo saprai quanto potrai spendere per l\u2019allestimento, quali speaker ti potrai permettere di invitare e che prezzo dovrai stabilire per i biglietti.<\/p>\n\n\n\n<p>Per aiutarti potrai valutare di trovare qualche <strong>sponsor<\/strong> che finanzier\u00e0, almeno in parte, il tuo progetto. Un convegno non \u00e8 un evento di massa ma un evento con un pubblico ben definito. Quindi la strategia giusta \u00e8 cercare possibili sponsor in quella particolare industria. Tratta con le aziende del campo: in cambio chiederanno visibilit\u00e0 durante il tuo convegno e un po\u2019 di pubblicit\u00e0 alla loro azienda che potrai apporre sugli inviti, sulle brochure o durante la proiezione delle slide. <\/p>\n\n\n\n<p>Se riuscirai a trovare un buon numero di sponsor che prender\u00e0 parte al tuo evento allora potrai permetterti di spendere qualcosina in pi\u00f9!<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Come_immagini_il_tuo_convegno_il_concept\"><\/span>Come immagini il tuo convegno: il concept<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>A questo punto sviluppa il <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"concept (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/cos-e-il-concept-e-a-cosa-puo-servirti\/\" target=\"_blank\">concept<\/a>: <strong>immagina come dovrebbe essere il tuo evento<\/strong> e quali elementi dovrebbe includere. Tieni presente che organizzare un convegno necessita di parecchio tempo. Prenditi tutto il tempo necessario e comincia a pianificarlo almeno 2 o 3 mesi prima.<\/p>\n\n\n\n<p>Per creare l\u2019evento \u00e8 necessario scegliere una <strong>location<\/strong> adatta ad accogliere il tuo convegno, che sia strategica e che tenga sempre presente il target di riferimento e la portata dell\u2019evento. Fino a circa 100 persone non avrai grossi problemi a trovare una location adeguata e la scelta potr\u00e0 spaziare tra ville, castelli e dimore storiche. Con circa 300 persone la possibilit\u00e0 di scelta si restringer\u00e0, e ci si potr\u00e0 rivolgere a grandi hotel o location particolari. Mentre per partecipanti oltre le 300 persone bisogner\u00e0 necessariamente rivolgersi a strutture congressuali. <\/p>\n\n\n\n<p>Nel caso in cui il convegno duri pi\u00f9 giorni bisogner\u00e0 individuare una location abbastanza centrale o ben raggiungibile dai mezzi pubblici, ancora meglio se gi\u00e0 compresa in un hotel. <\/p>\n\n\n\n<p>La <strong>data<\/strong> da definire \u00e8 importante, poich\u00e9 deve consentire agli interessati di partecipare e favorirne l\u2019affluenza. Nell&#8217;organizzare un convegno, quindi, valuta attentamente a quale target ti stai riferendo: nel caso di convegni scientifici o di business \u00e8 preferibile inserirlo all&#8217;interno della settimana, perch\u00e9 i partecipanti lo considereranno vero e proprio lavoro. Al contrario, i convegni culturali sono considerati puro divertimento, perci\u00f2 potrai includere nel programma anche il weekend. <\/p>\n\n\n\n<p>Ricorda che il mattino \u00e8 il momento migliore, in quanto il pubblico \u00e8 in grado di acquisire pi\u00f9 informazioni e di mantenere l\u2019attenzione necessaria per l\u2019esposizione dei relatori.<\/p>\n\n\n\n<p>Fondamentali sono, appunto, i <strong>relatori<\/strong>, che dovrai scegliere con cura in base all&#8217;area di competenza. Ricordati che sono queste figure chiave che attireranno il pubblico al tuo convegno! Per questo motivo, se il budget te lo consente, punta su speaker di grande impatto. <\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Analisi_dei_costi\"><\/span>Analisi dei costi<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Dopo aver immaginato il tuo evento sarai in grado di fare una prima analisi dei costi che dovrai sostenere. Sicuramente dovrai mettere in conto l\u2019affitto per la location, l\u2019eventuale noleggio di attrezzature audio o video, il compenso per i relatori ed eventuali spese di trasporto o di alloggio, il servizio catering, il costo relativo alla sponsorizzazione del tuo evento e i costi del personale, se deciderai di servirti di <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/la-hostess-sorriso-e-professionalita\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"hostess e steward  (si apre in una nuova scheda)\">hostess e steward <\/a>o di collaboratori esterni. <\/p>\n\n\n\n<p>Queste sono linee di massima, ma organizzare un convegno \u00e8 un&#8217;attivit\u00e0 che pu\u00f2 attivare specifiche voci di costo in base alle esigenze ed in base al tema trattato. <\/p>\n\n\n\n<p>Considera anche gli eventuali <strong>rischi<\/strong> che potrai correre nell&#8217;organizzare un convegno da solo. Evita il rischio di trovare <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/ricerca-fornitori-per-il-tuo-preventivo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"fornitori (si apre in una nuova scheda)\">fornitori<\/a> inaffidabili e poco professionali, di non trovare personale adeguato alle esigenze e di non rispettare le scadenze ed i tempi previsti. Ad un iniziale risparmio seguiranno ulteriori costi che dovrai essere pronto a sostenere: a questo proposito \u00e8 utile includere nel tuo budget un <strong><a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"fondo imprevisti (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/perche-e-importante-definire-un-fondo-per-i-costi-imprevisti\/\" target=\"_blank\">fondo imprevisti<\/a><\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Se deciderai di affidarti ad organizzatori di eventi, potrai evitare tutti questi rischi e valutare un progetto preliminare creato su misura in base alle tue esigenze ed alle tue idee.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Stendi_un_progetto_preliminare\"><\/span>Stendi un progetto preliminare<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Hai deciso di organizzare un convegno in maniera indipendente? Allora il prossimo passo da fare \u00e8 stendere in autonomia il tuo progetto preliminare. Quello che devi fare \u00e8 un <strong>elenco dettagliato<\/strong> di tutto quello che ti servir\u00e0 per realizzare il tuo convegno. Tieni sempre come punto centrale i tuoi obiettivi ed il tema dell\u2019incontro: individua tutte le attivit\u00e0 da svolgere e i fornitori da contattare, verifica i tempi e le scadenze per pratiche o operazioni vincolanti senza le quali il tuo evento non si potr\u00e0 svolgere.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c8 importante valutare i rischi e preparare delle alternative nel caso dovessero verificarsi degli imprevisti. Facciamo un esempio concreto: se un relatore improvvisamente ti comunica che non potr\u00e0 presentarsi al convegno tieni sempre a mente la possibilit\u00e0 di invitare un relatore in pi\u00f9, che pu\u00f2 prendere le redini del convegno in caso di necessit\u00e0. Tutti questi accorgimenti ti permetteranno di contenere i costi che i rischi di organizzare un convegno in autonomia pu\u00f2 comportare.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Richiedi_valuta_e_conferma_i_preventivi\"><\/span>Richiedi, valuta e conferma i preventivi<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>A questo punto sei pronto per richiedere i preventivi necessari per organizzare un convegno. Quello di cui avrai bisogno saranno sicuramente preventivi per location, attrezzatura tecnica (se la location non ne \u00e8 gi\u00e0 fornita) e allestimento, <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"catering (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/catering-per-eventi-che-cosa-sono\/\" target=\"_blank\">catering<\/a>, <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"hostess o steward (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/requisiti-per-hostess-linee-guida\/\" target=\"_blank\">hostess o steward<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/esperto-in-promozione-eventi\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"promozione dell\u2019evento (si apre in una nuova scheda)\">promozione dell\u2019evento<\/a> e relatori. Quando contatti i tuoi <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"fornitori (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/ricerca-fornitori-per-il-tuo-preventivo\/\" target=\"_blank\">fornitori<\/a> ricordati sempre di essere chiaro e preciso: comunica <strong>quantit\u00e0 e date<\/strong>, e concorda la data entro cui dovrai avere tra le mani il tuo preventivo. <\/p>\n\n\n\n<p>Devi sapere che richiedere un preventivo non \u00e8 affatto semplice come sembra. Devi avere le idee molto chiare su quelle che sono le tue esigenze, sia dal punto di vista operativo che dal punto di vista tecnico. Presta molta attenzione a non richiedere preventivi superficiali, senza indicare tutte le necessit\u00e0, oppure a fornitori non qualificati. Chiedi sempre delle referenze, in modo da capire se ha gi\u00e0 svolto lavori simili e in che modo. Ricordati, inoltre, che il prezzo pi\u00f9 basso non significa sempre risparmio!<\/p>\n\n\n\n<p>Se le necessit\u00e0 sono particolarmente complesse, e non ti senti in grado di formulare da solo le tue richieste di preventivo, affidati ad un\u2019agenzia come <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">Eventi e Fiere<\/a>, dotata delle competenze tecniche per aiutarti a scegliere i migliori fornitori! <\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Sviluppa_un_Gantt_di_progetto\"><\/span>Sviluppa un Gantt di progetto<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ora che sai quanto spenderai per organizzare un convegno sei in grado di verificare se rientri nel budget che avevi stabilito. In questo modo saprai se approvare o modificare il progetto iniziale. Se rientri nel budget con un margine abbastanza alto puoi decidere di aggiungere qualcosa al tuo programma, se invece lo superi dovrai valutare di tagliare alcune spese.<\/p>\n\n\n\n<p>Una volta che avrai ottenuto tutte le informazioni per organizzare un convegno ricorri al <strong><a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Gantt di progetto (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/che-cos'e-un-gantt-di-progetto\/\" target=\"_blank\">Gantt di progetto<\/a><\/strong>. Si tratta di uno strumento molto versatile per rappresentare, visualizzare, e tracciare le tempistiche e l\u2019avanzamento di un progetto. Puoi pianificare in modo pi\u00f9 dettagliato le attivit\u00e0 che hai progettato nel concept e nel progetto preliminare. Potrai farlo in modo flessibile, affidando ruoli e tempistiche che possono essere soggetti a cambiamenti quando necessario. <\/p>\n\n\n\n<p>Il concept diventa quindi un progetto pi\u00f9 concreto. Potrai stabilire la scaletta degli interventi, suddividere la giornata con le varie attivit\u00e0, programmare le pause e le attivit\u00e0 alternative.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Stabilisci_le_modalita_di_invito\"><\/span>Stabilisci le modalit\u00e0 di invito<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Comincia a stabilire le <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"modalit\u00e0 d\u2019invito (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-scrivere-un-invito-ad-un-evento\/\" target=\"_blank\">modalit\u00e0 d\u2019invito<\/a> dei tuoi partecipanti. Per il coinvolgimento di personalit\u00e0 di rilievo e rappresentanti istituzionali, provvedi a mandare l\u2019invito con un bel po\u2019 di tempo di anticipo in modo da bloccare in tempo le agende. \u00c8 molto importante, in generale, mandare gli inviti con ampio anticipo. In questo modo permetterai ai partecipanti di organizzare pi\u00f9 facilmente il viaggio e otterrai una base di partecipanti gi\u00e0 registrati, che aumenter\u00e0 le possibilit\u00e0 di ottenere sponsorizzazioni. Ricordati che gli invitati devono essere coerenti con il tema del giorno. <\/p>\n\n\n\n<p>Per rendere tutto pi\u00f9 semplice crea una <strong>pagina del convegno<\/strong> su una piattaforma di eventi online e metti in vendita i biglietti. Elabora qualche strategia di prezzo, come uno sconto per i biglietti acquistati con molto anticipo o qualche pacchetto conveniente per chi parteciper\u00e0 pi\u00f9 giorni.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Comunicazione_e_promozione_esterna\"><\/span>Comunicazione e promozione esterna<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Passiamo alla <strong>pubblicit\u00e0<\/strong> vera e propria: alla base della <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/esperto-in-promozione-eventi\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"promozione (si apre in una nuova scheda)\">promozione<\/a> del tuo evento c\u2019\u00e8 sempre il tuo target di riferimento. A chi \u00e8 rivolto l\u2019incontro? Quale pubblico andr\u00e0 coinvolto? Individuata la risposta sar\u00e0 possibile costruire una campagna pubblicitaria, utilizzando i canali e il linguaggio adeguato ai soggetti interessati. <\/p>\n\n\n\n<p>Un convegno a sfondo letterario, per esempio, pu\u00f2 sfruttare gli spazi pubblicitari offerti dagli e-store specializzati nella vendita di libri o dai blog che vantano una buona visibilit\u00e0 in quel contesto. Per un convegno su temi scientifici o di business si pu\u00f2 partire da una mailing list di professionisti del settore a cui inviare la comunicazione dell\u2019evento. <\/p>\n\n\n\n<p>Per quanto riguarda i <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"social network (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-pubblicizzare-il-tuo-evento-sui-social\/\" target=\"_blank\">social network<\/a> possono rivelarsi un\u2019ottima strategia per coinvolgere imprenditori e liberi professionisti, ma non possono essere utilizzati per un convegno che tratter\u00e0 argomenti di medicina. Non dimenticarti dei media specializzati, come riviste di settore, siti e blog centrati sul tema del convegno. Pu\u00f2 esserti d\u2019aiuto stilare un <strong><a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"piano di comunicazione (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/piano-di-comunicazione-eventi\/\" target=\"_blank\">piano di comunicazione<\/a><\/strong> per valutare quanti manifesti, locandine e brochure stampare, dove distribuirle e in quali tempi.<\/p>\n\n\n\n<p>Se la parte pubblicitaria ti crea qualche difficolt\u00e0 ricordati che \u00e8 sempre possibile optare per la strada delle agenzie specializzate in promozione e comunicazione. Queste agenzie sono dotate delle strumentazioni adeguate a diffondere ogni tipo di informazione.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Comunicazione_interna\"><\/span>Comunicazione interna<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Per la buona riuscita del tuo evento la comunicazione esterna non \u00e8 tutto: non devi assolutamente dimenticarti della <strong>comunicazione interna<\/strong> con i tuoi collaboratori. Cerca di coordinare al meglio il personale ed i fornitori. Informati ed aggiornati sulle loro attivit\u00e0, informali su eventuali cambiamenti: in questo modo ottimizzerai il lavoro di tutti. <\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Logistica\"><\/span>Logistica<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Nell&#8217;organizzare un convegno non dimenticarti di pensare all&#8217;organizzazione del <strong>trasporto<\/strong> di eventuali materiali o di attrezzature. In questo caso puoi valutare di affidarti ad un operatore logistico esterno. <\/p>\n\n\n\n<p>Se i relatori e lo staff necessiteranno di trasferimenti e <strong>accomodation<\/strong> dovrai valutare se organizzarli in autonomia o chiedere una mano ad un\u2019agenzia che sia in grado di sistemare al meglio gli ospiti del tuo convegno. Come ben saprai i dettagli sono importanti! <\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Allestimenti\"><\/span>Allestimenti<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>L\u2019<a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"allestimento (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/location-eventi-e-come-allestirle\/\" target=\"_blank\">allestimento<\/a> \u00e8 uno dei punti fondamentali, soprattutto se non siete riusciti ad ottenere la location perfetta. Allestendo la sala nel modo giusto otterrete comunque un risultato all&#8217;altezza. <\/p>\n\n\n\n<p>Innanzi tutto fai in modo che il pubblico possa vedere e sentire slide e video in maniera chiara. Il <strong>tavolo dei relatori<\/strong> \u00e8 il punto fondamentale del convegno. Deve quindi essere ben visibile da ogni punto della sala, pertanto \u00e8 opportuno installare un palco o una pavimentazione rialzata. Per rendere il tutto pi\u00f9 gradevole ricopri il tavolo e aggiungi qualche piccola <strong>decorazione<\/strong> ai lati o alla base. <\/p>\n\n\n\n<p>Valuta l\u2019altezza del palco e posiziona la prima fila di sedie abbastanza distante per permettere a chi siede di vedere i relatori. Ricordati che queste posizioni sono riservate agli ospiti pi\u00f9 importanti e alle autorit\u00e0, \u00e8 fondamentale garantirgli una buona visuale! Presta attenzione a non riempire eccessivamente la sala e, se possibile, dividi la platea in due zone, cos\u00ec da permettere al pubblico di spostarsi in modo fluido sia al centro che ai lati.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c8 bene che i partecipanti trovino qualcuno ad accoglierli al loro arrivo, perci\u00f2 allestisci una sorta di <strong>reception.<\/strong> In questa postazione una <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/la-hostess-sorriso-e-professionalita\/\" target=\"_blank\">hostess<\/a> o uno steward possono accogliere e registrare i partecipanti e dare loro informazioni.<\/p>\n\n\n\n<p>Se il tuo congresso ha una durata superiore alle due ore, programmare una <strong>pausa<\/strong> \u00e8 fondamentale, anzi obbligatorio! Affida al catering la preparazione di un angolo dove poter usufruire di caff\u00e8, th\u00e8 e bibite fresche, oltre a qualche cosa da stuzzicare. Fai un pre-ordine iniziale basato sul numero di invitati stimato, poi, pi\u00f9 vicino alla data, aggiusta la quantit\u00e0 dell\u2019ordine finale in base al numero di biglietti venduti. <\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Prima_dellevento_check-up_delle_attivita\"><\/span>Prima dell&#8217;evento: check-up delle attivit\u00e0<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ci siamo quasi: tutto \u00e8 pronto per lo svolgimento del tuo convegno. Da ora fino alla fine dell\u2019evento \u00e8 necessario che controlli <strong>step by step<\/strong> tutti i passaggi e monitori tutte le attivit\u00e0. Verifica che tutto sia in regola e che siano rispettate le tempistiche. Ricontatta il catering e il tuo staff per sincerarti che tutto proceda secondo il progetto e se necessario organizza un <strong>briefing<\/strong> con il personale per assicurarti che tutti siano preparati a svolgere le proprie mansioni. <\/p>\n\n\n\n<p>Inoltre \u00e8 bene fare, almeno 20 giorni prima dell&#8217;evento, un <strong>sopralluogo<\/strong> tecnico nella location per verificare che microfoni, proiettore, luci, e tutti gli strumenti necessari siano funzionanti. Controlla anche che i quantitativi ordinati per il catering siano corretti.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Svolgimento_dellevento\"><\/span>Svolgimento dell&#8217;evento<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ed ecco che il fatidico giorno \u00e8 arrivato: <strong>oggi si svolger\u00e0 il tuo convegno<\/strong>! <\/p>\n\n\n\n<p>Ovviamente dovrai essere il primo ad arrivare sul luogo dell\u2019evento, cos\u00ec da poter verificare che ogni cosa sia al posto giusto. Presta particolare attenzione alla postazione di reception: il check-in degli invitati ha come obiettivo quello di ridurre al minimo le file e rendere scorrevole l\u2019ingresso al convegno.<\/p>\n\n\n\n<p>Quando tutto sar\u00e0 pronto per iniziare non dovrai far altro che salutare i partecipanti ed <strong>introdurre <\/strong>l\u2019argomento in 5 o massimo 10 minuti. Dopodich\u00e9 lascia la parola al relatore che offre maggiori informazioni, riservandogli il tempo necessario per argomentare in maniera chiara ed esaustiva. Intervalla i diversi relatori che trattano la tematica in modo differente per coinvolgere maggiormente tutto il pubblico ed alternare lo stile espositivo, evitando di annoiarli!<\/p>\n\n\n\n<p>Utilizza sempre slide e proiezioni, in modo da mettere in moto non solo l\u2019udito ma anche la lettura. La vista \u00e8 l\u2019organo sensoriale capace di favorire maggiormente l\u2019attenzione e la concentrazione! <\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Cosa_fare_dopo_levento\"><\/span>Cosa fare dopo l&#8217;evento<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ora che hai organizzato un convegno, pensi di aver raggiunto gli obiettivi che ti eri posto? Facciamo una prova. <\/p>\n\n\n\n<p>Chiedi un <strong>feedback<\/strong> agli invitati fornendo una scheda di valutazione nella quale potranno indicare punti positivi, punti negativi e spunti interessanti per migliorare il prossimo evento. Raccogli tutte le foto, i video ed i testimonial da parte dei partecipanti: potrai utilizzare tutto questo materiale per comunicare i risultati agli sponsor e per promuovere le edizioni future!<\/p>\n\n\n\n<p>Non sei soddisfatto dell\u2019evento che hai organizzato? Allora lasciati guidare da <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/\" target=\"_blank\">Eventi e Fiere<\/a>: ti seguiremo in ogni passaggio per creare il tuo evento ideale! <strong>Richiedi un preventivo gratuito e senza impegno<\/strong>. <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ci risiamo, hai il compito di organizzare un convegno ma non sai da che parte cominciare? 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