{"id":6011,"date":"2019-03-16T18:00:10","date_gmt":"2019-03-16T17:00:10","guid":{"rendered":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/?p=6011"},"modified":"2019-04-05T09:41:33","modified_gmt":"2019-04-05T07:41:33","slug":"come-organizzare-una-conferenza","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza\/","title":{"rendered":"Come organizzare una conferenza"},"content":{"rendered":"\n<p>Ricordi quella volta che il tuo capo ti ha dato l\u2019incarico di organizzare una conferenza? Che panico! Da dove inizio? Riuscir\u00f2 ad organizzare tutto in tempo? Immagino che all&#8217;inizio non sapevi dove mettere le mani e, durante l\u2019organizzazione, la pressione su di te si faceva sempre pi\u00f9 pesante. Alla fine non \u00e8 andata come avresti voluto, e gli obiettivi da raggiungere? Non te li sarai dimenticati mentre decidevi la location, vero? <\/p>\n\n\n\n<p>Se non \u00e8 stato un gran successo, allora qualche suggerimento su come organizzare una conferenza potr\u00e0 sicuramente tornarti utile per la prossima volta! Migliorare \u00e8 sempre possibile, ma partiamo dal principio. Iniziamo intanto dal capire meglio che cos\u2019\u00e8. <\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Cose_una_conferenza\"><\/span>Cos&#8217;\u00e8 una conferenza?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2><div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_27 ez-toc-wrap-right counter-hierarchy\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\">Contenuti<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><\/span><\/div>\n<nav><ul class=\"ez-toc-list ez-toc-list-level-1\"><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza\/#Cose_una_conferenza\" title=\"Cos&#8217;\u00e8 una conferenza?\">Cos&#8217;\u00e8 una conferenza?<\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-3\"><li class=\"ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza\/#Dai_tempo_al_tempo\" title=\"Dai tempo al tempo\">Dai tempo al tempo<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza\/#Definisci_gli_obiettivi\" title=\"Definisci gli obiettivi\">Definisci gli obiettivi<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza\/#Definisci_il_budget\" title=\"Definisci il budget\">Definisci il budget<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza\/#Il_concept_dellevento\" title=\"Il concept dell&#8217;evento\">Il concept dell&#8217;evento<\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-3\"><li class=\"ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza\/#Che_tipo_di_location_scegliere\" title=\"Che tipo di location scegliere? \">Che tipo di location scegliere? <\/a><\/li><\/ul><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza\/#Stendi_un_progetto_preliminare\" title=\"Stendi un progetto preliminare \">Stendi un progetto preliminare <\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza\/#Richiedi_preventivi_e_valuta_quello_migliore\" title=\"Richiedi preventivi e valuta quello migliore\">Richiedi preventivi e valuta quello migliore<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-9\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza\/#Verifica_il_budget_e_taglia_le_spese_non_necessarie\" title=\"Verifica il budget e taglia le spese non necessarie\">Verifica il budget e taglia le spese non necessarie<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-10\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza\/#Gantt_di_progetto\" title=\"Gantt di progetto \">Gantt di progetto <\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-11\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza\/#Stabilisci_le_modalita_di_invito\" title=\"Stabilisci le modalit\u00e0 di invito\">Stabilisci le modalit\u00e0 di invito<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-12\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza\/#Comunicazione_esterna\" title=\"Comunicazione esterna\">Comunicazione esterna<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-13\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza\/#Comunicazione_interna\" title=\"Comunicazione interna\">Comunicazione interna<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-14\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza\/#Logistica\" title=\"Logistica \">Logistica <\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-15\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza\/#Allestimenti\" title=\"Allestimenti\">Allestimenti<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-16\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza\/#Check-up_delle_attivita\" title=\"Check-up delle attivit\u00e0\">Check-up delle attivit\u00e0<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-17\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza\/#Svolgimento_dellevento_il_discorso\" title=\"Svolgimento dell\u2019evento: il discorso\">Svolgimento dell\u2019evento: il discorso<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-18\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza\/#Cosa_fare_dopo_levento_feedback\" title=\"Cosa fare dopo l&#8217;evento: feedback\">Cosa fare dopo l&#8217;evento: feedback<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n\n\n\n\n<p>Se non conosci a fondo l\u2019argomento, puoi vagamente immaginare che cosa sia una conferenza e per quale ragione venga organizzata. Ma io sono qua per spiegartelo! Le conferenze sono riunioni non periodiche tra pi\u00f9 persone per la discussione, presentazione di un determinato argomento di comune interesse. E fin qui, tutto \u00e8 semplice. Ma dietro a questi grandi eventi si cela una pianificazione e comunicazione tra organizzatori, professionisti e fornitori, difficilmente gestibile da soli, senza l\u2019aiuto di esperti di settore. <\/p>\n\n\n\n<p>Una<a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/che-cose-una-conferenza\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" conferenza (si apre in una nuova scheda)\"> conferenza<\/a> pu\u00f2 quindi trattare degli argomenti pi\u00f9 disparati, in relazione agli obiettivi per cui la conferenza viene organizzata: argomento scientifico, di attualit\u00e0, politico, artistico, letterario, religioso, ecc. <\/p>\n\n\n\n<p>Pensa ad esempio alla storica <strong>Conferenza di Jalta<\/strong>, che si svolse in Crimea dopo la sconfitta della Germania nazista durante il secondo dopoguerra, nel lontano 1945. La Conferenza dur\u00f2 sette giorni, a cui presero parte Stalin, Roosevelt e Churchill per decidere i piani per l\u2019occupazione e la spartizione della Germania, e stabilire le sorti dell\u2019Europa e dell\u2019Estremo Oriente. <br><\/p>\n\n\n\n<p>Ovviamente questo rappresenta solo un esempio storico, ma \u00e8 importante capirne il rilievo e quanto lavoro ruoti attorno alla sua preparazione. Ad oggi le conferenze non sono pi\u00f9 solo riunioni tra rappresentanti di stati o enti per risolvere controversie internazionali, ma rientrano tra gli eventi di maggior successo utilizzati soprattutto da enti pubblici e privati per favorire la conoscenza di novit\u00e0 su tematiche importanti.<\/p>\n\n\n\n<p>Ecco allora <strong>tutte le cose che devi sapere su come organizzare una conferenza<\/strong>! <\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Dai_tempo_al_tempo\"><\/span>Dai tempo al tempo<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Non serve fare le cose velocemente, ricordati che pi\u00f9 vai di fretta, pi\u00f9 perderai controllo e maggiore sar\u00e0 la tua probabilit\u00e0 di sbagliare. Prenditi piuttosto tempo per pensare e prepara una checklist dei punti principali che riguardano tutto ci\u00f2 che servir\u00e0 per organizzare la tua conferenza: gli obiettivi, il concept dell\u2019evento, il budget, la location, spese extra, e via discorrendo. Assegna poi mansioni e responsabilit\u00e0 ai collaboratori del tuo team in base alle attitudini personali di ognuno.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Definisci_gli_obiettivi\"><\/span>Definisci gli obiettivi<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>La prima cosa da fare \u00e8 definire gli obiettivi, quelli per cui la conferenza viene organizzata. Quali valori e messaggi vuoi veicolare? <br>Informare, coinvolgere o motivare? Gli obiettivi raggiungibili sono molteplici e, con eventi di questo tipo, \u00e8 possibile raggiungere una variet\u00e0 di target differenti, quindi non deve esserci alcun limite nella scelta dei tuoi obiettivi. Non limitarti ai soli obiettivi di quest\u2019anno. Se qualche obiettivo dell\u2019anno precedente non \u00e8 stato realizzato potrebbe essere una buona idea prendere spunto da scorsi propositi, ma assicurati che siano ancora rilevanti. <br>Focalizza bene il target al quale si rivolge l&#8217;evento e di conseguenza individua il messaggio che vuoi trasmettere. Ricorda che non tutti i partecipanti potrebbero essere specializzati nel settore degli organizzatori. Dovrai essere qualificato e professionale, perci\u00f2 anche la comunicazione \u00e8 importante: utilizzare uno <strong><a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-presentarsi-e-parlare-in-pubblico\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"storytelling (si apre in una nuova scheda)\">storytelling<\/a><\/strong> avvincente e convincente pu\u00f2 essere un buon modo per rendere partecipi gli spettatori.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Definisci_il_budget\"><\/span>Definisci il budget<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Tieni a mente la situazione finanziaria della tua azienda e quindi fissa un budget massimo per l\u2019evento.<br>Definisci una somma iniziale e adattala agli obiettivi che ritieni pi\u00f9 importanti per poi arrivare a quelli meno importanti. Butta gi\u00f9 una lista pi\u00f9 o meno dettagliata di quelli che saranno i costi. <br>Per la determinazione del budget, potresti ricorrere alla ricerca di <strong>sponsor e finanziamenti<\/strong>. <br>Contatta eventuali sponsor, istituzioni o enti per finanziamenti per la tua conferenza. Se non riesci ad avere finanziamenti, prova a tagliare le spese non necessarie, cercando per\u00f2 di restare fedele ai tuoi obiettivi. Includi nel tuo budget un fondo imprevisti e rischi, i cambi di programma dell&#8217;ultimo minuto non potranno mettere in difficolt\u00e0 il tuo evento!<\/p>\n\n\n\n<p>Considera tutti i rischi che puoi correre: rischi operativi, rischi esterni e rischi professionali, se non ti appoggi a un esperto dell&#8217;organizzazione di eventi. Ad esempio potresti incorrere in multe o sanzioni per non aver chiesto tutti i permessi necessari.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Il_concept_dellevento\"><\/span>Il concept dell&#8217;evento<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Inizia ad immaginarti come sar\u00e0 l\u2019evento, partendo dagli obiettivi. Chiediti cosa si aspettano i partecipanti dall&#8217;evento. Qual \u00e8 l\u2019argomento intorno al quale si svilupper\u00e0 l\u2019evento? Quali valori e idee vuoi condividere, quali attivit\u00e0 vuoi proporre?<br>Il <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/cos-e-il-concept-e-a-cosa-puo-servirti\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"concept (si apre in una nuova scheda)\">concept<\/a> \u00e8 l\u2019idea che sta alla base della realizzazione dell\u2019evento, una visione creativa iniziale. Stabilisci il target ed il numero di ospiti e, in base a questo, scegli la location pi\u00f9 idonea alle tue esigenze. Stabilisci una data in cui svolgere l\u2019evento, la durata, il tipo di location, gli allestimenti e tutte le attivit\u00e0 che vuoi organizzare. Collabora con il tuo staff interno ed esterno.<br>Scegli poi il tema, il titolo ed il contenuto da dare al tuo evento.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Che_tipo_di_location_scegliere\"><\/span>Che tipo di location scegliere? <span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Tieni a mente il numero di partecipanti. Solitamente le conferenze richiedono location di grandi dimensioni, con vasti spazi per allestire attrezzature di ampia portata e permettere al pubblico di muoversi liberamente durante l&#8217;evento. Opta per una location situata lontano dai rumorosi e trafficati centri citt\u00e0, ma comunque facilmente raggiungibile.<br><br>Definisci gli aspetti logistici e quelli per l\u2019allestimento interno, e la strategia comunicativa con la quale si intendono comunicare valori e idee. Infine, scegli la data e l&#8217;ora di inizio e fine dell&#8217;evento e se possibile, cerca di evitare giorni a ridosso di ponti e ferie. <br>Pensa a selezionare i relatori esperti che parteciperanno al discorso. La loro presenza \u00e8 necessaria per approfondire il tema dell\u2019evento.&nbsp;Generalmente la scelta viene fatta a seconda del grado di esperienza e di conoscenza del tema della conferenza. I relatori devono possedere precise competenze, indipendentemente dalla categoria sociale o professionale di appartenenza. \u00c8 importante contattare con largo anticipo i relatori per verificare la loro disponibilit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Stendi_un_progetto_preliminare\"><\/span>Stendi un progetto preliminare <span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Avendo immaginato il tuo evento, ricordati che devi rientrare nel budget che ti eri prefissato. Il progetto preliminare \u00e8 la stesura di un elaborato in fase di progettazione. Crea un progetto che comprenda il nome da dare all&#8217;evento, la data e durata dell\u2019evento, il budget e le spese, le attivit\u00e0 che si vogliono organizzare, la location e i vari allestimenti, lo staff interno ed esterno. <br>Organizza i contenuti e la scaletta di interventi per la giornata dell&#8217;evento. Assicurati della coerenza tra i valori che vuoi veicolare ed il messaggio che comunichi. Individua nel dettaglio tutte le attivit\u00e0 da svolgere nel corso dell&#8217;evento e valutane i rischi. <br><br>Senza alcune pratiche non si pu\u00f2 realizzare un evento. Fai quindi un elenco di tutte le attivit\u00e0 burocratiche che dovrai svolgere e di tutti i permessi che ti occorreranno in fase organizzativa, ad esempio il permesso per l&#8217;occupazione del suolo pubblico.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Richiedi_preventivi_e_valuta_quello_migliore\"><\/span>Richiedi preventivi e valuta quello migliore<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ricorda sempre di non affidarti esclusivamente alla percezione di risparmio dei costi se decidi di lavorare in maniera indipendente. <br>Se decidi di organizzare da solo il tuo evento per risparmiare, in realt\u00e0 potresti finire per spendere di pi\u00f9, con il rischio di trovare fornitori inaffidabili, poco professionali, o che ti faranno preventivi a costi pi\u00f9 alti rispetto al prezzo di mercato. Perci\u00f2, per organizzare la tua conferenza non ti consiglio di richiedere un preventivo ad un fornitore autonomamente. Se decidi comunque di rischiare, almeno permettimi di darti un consiglio. Comunica al fornitore un budget inferiore rispetto a quanto sei disposto a spendere realmente, cos\u00ec facendo potrai evitare di tagliare somme per spese extra.<\/p>\n\n\n\n<p>Se ti affiderai a degli organizzatori di eventi, oltre a ridurre considerevolmente i rischi che potresti incontrare, saranno loro a proporti un progetto preliminare e varie opzioni in base alle tue idee ed esigenze. Richiedi preventivi a fornitori ed aziende diverse per avere una maggiore possibilit\u00e0 di scelta.<\/p>\n\n\n\n<p>Ecco alcuni esempi di servizi di cui potresti necessitare:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Location ed allestimenti<\/li><li>Servizi audio e luci<\/li><li>Hostess e catering<\/li><li>Collaboratori esterni<\/li><li>Logistica<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Verifica_il_budget_e_taglia_le_spese_non_necessarie\"><\/span>Verifica il budget e taglia le spese non necessarie<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Dopo aver valutato tutti i preventivi ed aver scelto quello migliore, assicurati che l\u2019evento corrisponda alle tue aspettative. Ora che sai quanto spenderai, se rientri nel budget con un largo margine a disposizione, puoi approfittarne per migliorare l\u2019evento stesso e decidere di aggiungere qualcosa (ad esempio il pernottamento e prima colazione in camera singola o doppia, pensione completa piuttosto che mezza pensione. Sto parlando della sistemazione dei relatori). <br>\u00c8 consigliabile richiedere prezzi di tutte le tipologie di sistemazione previste, nonch\u00e9 dei relativi servizi offerti. Se invece lo superi il budget che avevi stabilito, sar\u00e0 necessario rivedere i prezzi e le spese. <br><\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Gantt_di_progetto\"><\/span>Gantt di progetto <span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>La fase di progettazione necessita di molta attenzione e di un controllo continuo. Se tutto procede secondo i piani puoi sviluppare un <strong><a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/che-cose-un-gantt-di-progetto\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Gantt di progetto (si apre in una nuova scheda)\">Gantt di progetto<\/a><\/strong>, una tabella di marcia per monitorare i progressi ed eventualmente modificare strategie e obiettivi.<\/p>\n\n\n\n<p>Il Gantt di progetto assomiglia ad una calendarizzazione di tutte le attivit\u00e0 che funge da guida per organizzare la conferenza. La principale ragione del successo del Gantt di progetto \u00e8 la sua semplicit\u00e0 e la veloce visualizzazione delle attivit\u00e0, che permette di vedere come si sviluppa e struttura l\u2019intera organizzazione dell\u2019evento. La tabella permette di capire in anticipo se si va in contro a problemi organizzativi o tecnici, cos\u00ec che ci sia il tempo necessario per poterli risolvere. Il Gantt di progetto mostra la data di inizio e di fine di ogni attivit\u00e0 e i ruoli di chi le svolger\u00e0, cosicch\u00e9 sia facile prevedere se sar\u00e0 fattibile rientrare nei tempi previsti.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Stabilisci_le_modalita_di_invito\"><\/span>Stabilisci le modalit\u00e0 di invito<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Esistono principalmente due <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/esempi-di-inviti-per-una-conferenza\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"modalit\u00e0 di invito per una conferenza (si apre in una nuova scheda)\">modalit\u00e0 di invito per una conferenza<\/a>. Solitamente per un ristretto numero di invitati \u00e8 possibile scegliere opzioni di promozione <strong>offline<\/strong> come ad esempio inviti cartacei (biglietti, volantini, ecc.). La produzione degli inviti cartacei va realizzata in tipografia. Se invece il numero di persone \u00e8 piuttosto elevato, come nella maggior parte dei casi, \u00e8 preferibile utilizzare inviti <strong>online<\/strong> come e-mail, newsletter, e siti internet per mandare gli inviti, cos\u00ec da poter fissare un promemoria e sapere chi parteciper\u00e0. <br>Un altro esempio delle principali metodologie di invito utilizzate per promuovere una conferenza sono le mailing list. Questa deve sempre comprendere i recapiti ed il ruolo degli invitati, dopodich\u00e9 si procede a verificarne accuratamente il nome e il cognome, il titolo (per esempio: dottore, ecc.), la struttura di appartenenza e, nel caso, anche l\u2019incarico (ad esempio: direttore, coordinatore, ecc.), infine l\u2019indirizzo del codice postale.<\/p>\n\n\n\n<p>Una volta deciso che l&#8217;invito sar\u00e0 cartaceo oppure redatto online, sar\u00e0 importante curarne la forma ed il suo contenuto. Per scrivere un invito, \u00e8 necessario tenere a mente quale messaggio e valori si vuole trasmettere. Ti consiglio di inserire nell&#8217;invito anche la mappa percorso su come arrivare al luogo dell&#8217;evento.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Comunicazione_esterna\"><\/span>Comunicazione esterna<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ogni evento dovrebbe essere promosso da un buon piano di comunicazione e dovrebbe coinvolgere una buona quantit\u00e0 di media. A meno che non si tratti di riservare l\u2019evento ad un pubblico di nicchia, \u00e8 opportuno far conoscere sui media e social media tutte le informazioni relative all\u2019evento affinch\u00e9 le persone possano essere adeguatamente informate.<br>Il programma dell\u2019evento rappresenta di per s\u00e9 il principale strumento di promozione. <br>Hai presente i volantini degli spettacoli teatrali? Quelli con il font accattivante, che elencano il programma dello spettacolo, il nome degli attori, il luogo e gli orari? Potresti prenderne spunto per creare brochure per il tuo evento! Ricordati per\u00f2 che, oltre ad essere visivamente gradevole, esso deve raffigurare la conferenza nei suoi contenuti. <\/p>\n\n\n\n<p>Esistono diversi modi per realizzare un programma, a seconda dei temi e dello stile che si preferisce realizzare mantenendo coerenza con il format dell\u2019evento. Pu\u00f2 risultare una valida idea distribuire volantini e brochure informative in biblioteche ed aule studio per informare sulla conferenza.<br><\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Comunicazione_interna\"><\/span>Comunicazione interna<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Come precedentemente accennato, la programmazione ed organizzazione di una conferenza richiede l\u2019essere propensi ad una comunicazione aperta ed attiva. Tutto questo gran lavoro necessita di attenzioni e cure per risultare idoneo alle aspettative ed ottenere un buon successo.<br>La comunicazione tra il personale, i relatori e i fornitori \u00e8 la chiave per rispettare tempistiche e prevenire eventuali errori che potrebbero insorgere durante tutto il processo di organizzazione dell\u2019evento. \u00c8 quindi fondamentale essere il pi\u00f9 chiari possibile e far circolare le informazioni importanti, evitando incomprensioni.<br>Ti ricordi il Gantt di progetto di cui ti avevo parlato? Ti torner\u00e0 utile in questa fase, per tenere aggiornati i tuoi collaboratori sule attivit\u00e0 svolte e quelle ancora da svolgere. <\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Logistica\"><\/span>Logistica <span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>In relazione agli spostamenti degli ospiti dai punti di arrivo e di partenza dai relativi alloggi al luogo dell\u2019evento, i mezzi pubblici di trasporto possono rivelarsi inadatti. In questo caso si deve provvedere al noleggio di apposite navette che ad orari prestabiliti permettano gli spostamenti di relatori ed ospiti. <br>Ricorda per\u00f2 che questa scelta diventa sconveniente nel caso in cui non si raggiunga la totale capienza del mezzo di trasporto. In alternativa \u00e8 consigliabile scegliere, a seconda delle necessit\u00e0, pullman da 30 o 50 posti, oppure minibus da 10 o 15 posti.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Allestimenti\"><\/span>Allestimenti<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Sii creativo! Cura la disposizione dei tavoli, sedie e delle attrezzature per allestire la sala, accertandoti che gli spazi interni ed esterni siano adeguati per muoversi agevolmente. Predisponi anche una segnaletica adeguata che guidi i partecipanti dall&#8217;ingresso principale fino alla sala di svolgimento dell\u2019evento.<br> Sar\u00e0 poi utile fare un elenco del materiale che servir\u00e0 nel salone dove si terr\u00e0 la conferenza (striscioni, manifesti, piante e fiori, ecc.) ed eventuali supporti tecnici ed audiovisivi agli interventi (microfoni, computer, video, ecc.). <br>\u00c8 bene prima informarsi che la sala sia idonea all\u2019uso di tutte le apparecchiature necessarie alla presentazione. Se l\u2019evento dura tutta la giornata \u00e8 assolutamente necessario predisporre un catering che, oltre al buffet, offra anche un coffee break agli ospiti. A pranzo\/cena fai sedere relatori e partecipanti gli uni accanto agli altri di modo che possano scambiarsi idee e impressioni.<\/p>\n\n\n\n<p>Per il servizio fotografico \u00e8 bene rivolgersi a professionisti del settore, senza dimenticare di dare indicazioni su come e cosa si desidera che sia fotografato. Se necessiti di servizi video e foto, <a aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Eventi e Fiere<\/a> sar\u00e0 felice di aiutarti!<br>Le attivit\u00e0 di catering causano sporcizia: prendi accordi per la sistemazione e la pulizia degli spazi dopo i pasti, magari ingaggiando un\u2019impresa di pulizie!<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Check-up_delle_attivita\"><\/span>Check-up delle attivit\u00e0<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Monitora le attivit\u00e0: Procede tutto regolarmente? Stai rispettando le tempistiche? <br>Un programma dettagliato dei ruoli e le funzioni attribuite, consente di accertare il corretto svolgimento del lavoro di ciascuno e della tabella di marcia. Ricordati di predisporre un piano alternativo nel caso si presentassero problemi per tutte le attivit\u00e0 svolte durante dell\u2019evento, ad esempio una mancata consegna da parte di un fornitore. <br>Prima dell\u2019inizio dell\u2019evento, riunisci il tuo personale in un <strong>briefing<\/strong> per effettuare le ultime comunicazioni e risolvere eventuali imprevisti dell\u2019ultimo minuto.<br>Occupati dell\u2019accoglienza degli invitati e dell\u2019eventuale distribuzione di materiali da consegnare agli ospiti. Ma non devi pensarci personalmente tu! Se hai seguito i miei consigli dovresti avere uno staff predisposto per questo tipo di attivit\u00e0! Il materiale informativo deve contenere tutto il necessario affinch\u00e9 gli invitati partecipino al meglio all&#8217;evento.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Svolgimento_dellevento_il_discorso\"><\/span>Svolgimento dell\u2019evento: il discorso<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ricordi quando ti ho spiegato la stesura del progetto preliminare? \u00c8 arrivato il momento di metterlo in pratica! Se hai organizzato bene questa fase, tutto proceder\u00e0 per il meglio.<br>La conferenza mette a disposizione varie tempistiche di intervento, durante le quali devono essere messe in atto tutte le strategie comunicative e di argomentazione definite durante la redazione del progetto preliminare. I relatori dovranno essere il pi\u00f9 chiari e incisivi possibile per mantenere la partecipazione attiva. <br>La durata dell\u2019evento pu\u00f2 variare da una a tre ore (a seconda della tipologia di pubblico e dell\u2019argomento affrontato) scandita da pause durante le quali il pubblico potr\u00e0 porre eventuali domande ai partecipanti ed approfittare del servizio catering a disposizione.<\/p>\n\n\n\n<p>Introdurre l\u2019argomento con frasi d\u2019effetto o divertenti aiuter\u00e0 a rompere il ghiaccio, poi presenta i relatori ed invitali ad approfondire il tema. L\u2019importante \u00e8 mantenere la partecipazione attiva da parte del pubblico cercando di coinvolgere il pi\u00f9 possibile. La strategia di argomentazione deve essere sempre convincente, ma diversificata a seconda del tipo di pubblico.<\/p>\n\n\n\n<p>Valuta anche l\u2019ipotesi di ingaggiare anche un <strong>moderatore<\/strong>, il quale non parteciper\u00e0 al discorso, ma avr\u00e0 l&#8217;importante compito di garantire le tempistiche di ogni intervento.<\/p>\n\n\n\n<p>Nella fase conclusiva della conferenza dedica 10 o 15 minuti alle domande del pubblico. Questo scambio di idee favorir\u00e0 il pensiero critico e lo scambio di opinioni, anche su argomenti che durante la conferenza non sono stati approfonditi.<br>Controlla che tutto proceda regolarmente per raggiungere migliori risultati e mantieniti sempre disponibile per regolare eventuali inconvenienti.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Cosa_fare_dopo_levento_feedback\"><\/span>Cosa fare dopo l&#8217;evento: feedback<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>La conferenza non si conclude una volta terminato lo scambio comunicativo tra i relatori. Ti consiglio di prevedere una fase successiva da dedicare alla raccolta di informazioni che potranno tornare utili per futuri eventi simili. <br>Quante persone hanno partecipato all&#8217;evento? Il pubblico ha mostrato interesse? Quanti materiali sono stati distribuiti durante l\u2019evento? Cosa si poteva fare in pi\u00f9?<br><a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/il-feedback-dei-partecipanti-il-questionario-di-gradimento-di-un-evento\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Raccogli i feedback (si apre in una nuova scheda)\">Raccogli i feedback<\/a> utilizzando ad esempio questionari di gradimento per valutare che effetto ha prodotto la conferenza sui partecipanti e le loro impressioni.<br>Al termine di ogni evento, si deve poi stilare un resoconto delle spese sostenute, verificare quali obiettivi sono stati raggiunti ed inviare le lettere di ringraziamento a tutti i partecipanti. Inoltre, dovranno essere archiviati e raccolti tutti i contenuti prodotti in fase di organizzazione, compresi i materiali informativi distribuiti durante lo svolgimento dell\u2019evento (ad esempio le brochure informative, il programma dettagliato sull&#8217;evento, le schede sugli sponsor, le fotografie e materiale promozionale). <\/p>\n\n\n\n<p>La buona riuscita dell\u2019evento non si determina solamente dal corretto funzionamento di tutte le attivit\u00e0 di organizzazione o dal raggiungimento degli obiettivi. <br>Ricorda per\u00f2 che alcuni obiettivi di lungo periodo, come il miglioramento dell\u2019immagine o della reputazione aziendale non sono immediatamente riscontrabili. Un dato indicativo potrebbe essere il numero di adesioni alla prossima conferenza che organizzi.<br>Se hai gi\u00e0 organizzato una conferenza e vuoi migliorare, <a aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Eventi e Fiere<\/a> ti aiuter\u00e0 ad ampliare le tue competenze.<br>L&#8217;ultima conferenza che hai organizzato ti \u00e8 andata male? Non ti preoccupare, Eventi e Fiere ti dar\u00e0 una mano perfezionare le tue capacit\u00e0.<br>Se non hai mai organizzato una conferenza e non sai da dove partire, parti da Eventi e Fiere.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ricordi quella volta che il tuo capo ti ha dato l\u2019incarico di organizzare una conferenza? Che panico! Da dove inizio? Riuscir\u00f2 ad organizzare tutto in tempo? 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