{"id":5950,"date":"2019-03-15T18:05:13","date_gmt":"2019-03-15T17:05:13","guid":{"rendered":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/?p=5950"},"modified":"2019-04-05T09:49:28","modified_gmt":"2019-04-05T07:49:28","slug":"come-organizzare-una-conferenza-stampa-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza-stampa-2\/","title":{"rendered":"Come organizzare una conferenza stampa"},"content":{"rendered":"\n<p>Buttando uno sguardo al telegiornale ti sar\u00e0 sicuramente capitato di finire a guardare immagini del Presidente degli Stati Uniti che parla davanti a un gruppo di persone che prendono appunti, mentre la voce in sottofondo ti dice le ultime novit\u00e0 della politica internazionale. Oppure ti sar\u00e0 capitato di guardare Allegri seduto dietro un lungo tavolo mentre commenta la partita appena trasmessa.<br>Beh, sicuramente almeno una volta s\u00ec! Forse non te ne sei accorto, ma ti sei trovato di fronte a delle <strong>conferenze stampa<\/strong>!<\/p>\n\n\n\n<p>Se stai cercando di diffondere una notizia di rilievo o di attirare l\u2019attenzione sull&#8217;azienda per cui lavori perch\u00e9 sta per lanciare un nuovo prodotto, allora sei sulla pagina giusta! Organizzare una conferenza stampa pu\u00f2 aiutarti nel tuo intento! Questo \u00e8, infatti, un evento che permette alla tua azienda di interfacciarsi direttamente con \u201cil resto del mondo\u201d, usando come tramite i giornalisti da te invitati.&nbsp;<br>Puoi utilizzare questo evento per lanciare un messaggio al pubblico, per arrivare nelle case dei tuoi clienti o dei tuoi potenziali consumatori, passando attraverso le immagini in tv o gli articoli che leggono.<\/p>\n\n\n\n<p>Ma non saltiamo alle conclusioni! Nei prossimi paragrafi ti spiegher\u00f2 nel dettaglio cos&#8217;\u00e8 una conferenza stampa e come organizzarla.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Che_cose_una_conferenza_stampa\"><\/span><strong>Che cos&#8217;\u00e8 una conferenza stampa?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2><div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_27 ez-toc-wrap-right counter-hierarchy\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\">Contenuti<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><\/span><\/div>\n<nav><ul class=\"ez-toc-list ez-toc-list-level-1\"><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza-stampa-2\/#Che_cose_una_conferenza_stampa\" title=\"Che cos&#8217;\u00e8 una conferenza stampa?\">Che cos&#8217;\u00e8 una conferenza stampa?<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza-stampa-2\/#Definisci_il_tuo_budget\" title=\"Definisci il tuo budget\">Definisci il tuo budget<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza-stampa-2\/#Come_ti_immagini_il_tuo_evento_il_concept\" title=\"Come ti immagini il tuo evento: il concept\">Come ti immagini il tuo evento: il concept<\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-3\"><li class=\"ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza-stampa-2\/#Primo_passo_dove_e_quando\" title=\"Primo passo: dove e quando\">Primo passo: dove e quando<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza-stampa-2\/#Secondo_passo_lo_staff_di_cui_avrai_bisogno\" title=\"Secondo passo: lo staff di cui avrai bisogno\">Secondo passo: lo staff di cui avrai bisogno<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza-stampa-2\/#Stendi_un_progetto_preliminare\" title=\"Stendi un progetto preliminare\">Stendi un progetto preliminare<\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-3\"><li class=\"ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza-stampa-2\/#Ulteriori_dettagli\" title=\"Ulteriori dettagli\">Ulteriori dettagli<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza-stampa-2\/#I_preventivi\" title=\"I preventivi\">I preventivi<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-9\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza-stampa-2\/#Gestione_del_tempo_organizza_gli_interventi\" title=\"Gestione del tempo: organizza gli interventi\">Gestione del tempo: organizza gli interventi<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-10\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza-stampa-2\/#La_comunicazione_e_promozione_esterna\" title=\"La comunicazione e promozione esterna\">La comunicazione e promozione esterna<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-11\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza-stampa-2\/#La_comunicazione_interna\" title=\"La comunicazione interna\">La comunicazione interna<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-12\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza-stampa-2\/#Logistica_e_allestimento\" title=\"Logistica e allestimento\">Logistica e allestimento<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-13\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza-stampa-2\/#Pre-evento_check_up_delle_attivita\" title=\"Pre-evento: check up delle attivit\u00e0\">Pre-evento: check up delle attivit\u00e0<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-14\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza-stampa-2\/#Svolgimento_dellevento\" title=\"Svolgimento dell\u2019evento\">Svolgimento dell\u2019evento<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-15\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza-stampa-2\/#Cosa_fare_dopo_levento\" title=\"Cosa fare dopo l&#8217;evento\">Cosa fare dopo l&#8217;evento<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n\n\n\n\n<p>Innanzitutto, <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"cos\u2019\u00e8 una conferenza stampa (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/che-cose-una-conferenza-stampa\/\" target=\"_blank\">cos&#8217;\u00e8 una conferenza stampa<\/a>? Una conferenza stampa \u00e8 un evento che permette alle aziende, a personaggi famosi del mondo dello sport e della politica, alle istituzioni, o a te, di creare un dialogo con i giornalisti.&nbsp;<strong><a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"L\u2019obiettivo generico \u00e8 quindi la diffusione di una notizia o l\u2019annuncio di una novit\u00e0 aziendale (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-una-conferenza-stampa\/\" target=\"_blank\">L\u2019obiettivo generico \u00e8 quindi la diffusione di una notizia o l\u2019annuncio di una novit\u00e0 aziendale<\/a><\/strong> che definisce l\u2019immagine e rafforza l\u2019identit\u00e0 dell\u2019azienda o dell\u2019istituzione.&nbsp;Nel caso di personaggi politici pu\u00f2 essere un\u2019occasione per esprimere la propria opinione in merito a una notizia di attualit\u00e0 e, in questo caso, delineare il loro pensiero e la visione che il pubblico e gli elettori hanno di loro.<\/p>\n\n\n\n<p>Capisci, dunque, l\u2019importanza di questa tipologia di evento. Vediamola <strong>come se fosse una vetrina per la tua azienda<\/strong>, ogni dettaglio deve essere curato e delineato accuratamente, perch\u00e9 da ci\u00f2 dipende la concezione che il pubblico ha di te. Proprio per questo \u00e8 importante che tu sappia organizzare l\u2019evento in ogni sua sfaccettatura, seguendo degli step ben precisi, ma, nello stesso tempo, inserendo la tua personalit\u00e0 e ci\u00f2 che contraddistingue la tua azienda rispetto ai competitor.<\/p>\n\n\n\n<p>Non farti prendere dal panico! Gestisci il tuo evento passo dopo passo e non pensare di dover fare tutto da solo! Puoi sempre affidarti a un esperto di settore che sappia guidarti nel compimento di quest\u2019opera.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Definisci_il_tuo_budget\"><\/span><strong>Definisci il tuo budget<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Come si definisce il budget? Per prima cosa devi avere ben chiaro l\u2019obiettivo del tuo evento. Qual \u00e8 il fine ultimo, perch\u00e9 stai organizzando una conferenza stampa? A chi devi arrivare?<\/p>\n\n\n\n<p>Ovviamente organizzare una conferenza stampa a livello regionale o locale richieder\u00e0 un budget inferiore a un evento organizzato su scala nazionale.<\/p>\n\n\n\n<p>Oltre ci\u00f2 devi <strong>tenere in conto la situazione finanziaria<\/strong> della tua azienda, tenere presente i costi interni che richieder\u00e0 l\u2019organizzazione dell\u2019evento. Ovviamente, questi saranno particolarmente elevati se deciderai di organizzare l\u2019evento da solo. Per questo motivo, considera l\u2019ipotesi di affidarti a qualcuno di pi\u00f9 esperto: un organizzatore di eventi.<\/p>\n\n\n\n<p>Inoltre, <strong>considera la data e la location<\/strong> che sceglierai per capire quanto del budget sar\u00e0 destinato all\u2019affitto della sala.<\/p>\n\n\n\n<p>Nel caso in cui tu abbia gi\u00e0 organizzato una conferenza stampa basati sul bilancio di quella occasione, chi meglio di te pu\u00f2 conoscere le spese che dovrai affrontare? Non pensare che fare tutto da solo sia sempre la soluzione migliore, potresti perderci in guadagni o potrebbe invalidare la riuscita dell\u2019evento.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Inoltre, <strong>comincia a riflettere su eventuali sponsor da contattare<\/strong>, delle entrate possono facilitare a livello finanziario l\u2019organizzazione del tuo evento e evitare che tu finisca in passivo al termine. \u00c8 importante selezionarli accuratamente, in base all&#8217;argomento che verr\u00e0 trattato o alla notizia che verr\u00e0 trasmessa. Quali brand sono affini ai contenuti che affronteranno i relatori? Se parlerai di un progetto sportivo potrai prendere in considerazione alcune bevande energetiche o marche che propongono un\u2019alimentazione sana. Per definire il tuo budget \u00e8 importante tenere in considerazione anche questo aspetto.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Come_ti_immagini_il_tuo_evento_il_concept\"><\/span><strong>Come ti immagini il tuo evento: il concept<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Creare un concept del tuo evento \u00e8 di fondamentale importanza.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Primo_passo_dove_e_quando\"><\/span><strong>Primo passo: dove e quando<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p><strong>Pensa al luogo e all&#8217;orario della tua conferenza stampa.<\/strong> Solitamente si organizza in settimana, <strong>in orari lavorativi e preferibilmente in mattinata, tra le 10 e le 12<\/strong>. Questo perch\u00e9? Perch\u00e9 ci rivolgiamo a giornalisti, che stanno svolgendo il loro lavoro e chiedere loro di svegliarsi la domenica mattina perch\u00e9 volete parlare di un vostro progetto aziendale potrebbe volgere la situazione a vostro sfavore. Inoltre, l\u2019orario \u00e8 ottimale perch\u00e9 permette agli invitati di scrivere l\u2019articolo nel pomeriggio e eventualmente mandarlo in stampa il giorno successivo, o di mandare la notizia in onda gi\u00e0 nel TG pomeridiano in caso di telegiornalisti.<\/p>\n\n\n\n<p>In questa sede definisci chi saranno gli invitati, quali giornalisti vuoi al tuo evento? In base all&#8217;argomento che affronterai inviterai giornalisti specializzati in ambiti diversi.<\/p>\n\n\n\n<p>Una volta pensato al numero di invitati prova a pensare a una sala che possa ospitare il tuo evento. Ad esempio, puoi pensare di affittare una sala di un hotel in centro a Bologna. Richiedi pi\u00f9 preventivi e assicurati che la location prescelta sia:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Facilmente raggiungibile.<\/strong> Avrai ospiti che arriveranno da altre regioni o citt\u00e0, assicurati che la sala prescelta sia accessibile sia con mezzi propri che pubblici;&nbsp;<\/li><li><strong>Adeguata a un evento aziendale di rilievo.<\/strong> Una sala poco formale far\u00e0 perdere di credibilit\u00e0 il tuo evento, verifica che sia professionale e adatto;<\/li><li><strong>Abbastanza capiente.<\/strong> Immagina un evento in cui alcuni giornalisti debbano ascoltare gli interventi rimanendo in piedi, senza poter prendere appunti! Sarebbe un disastro assicurato;<\/li><li><strong>Correttamente equipaggiata<\/strong> con le attrezzature audio e video necessarie per lo svolgimento della conferenza stampa. Microfono, casse, proiettore e Wi-Fi non possono assolutamente mancare!<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Secondo_passo_lo_staff_di_cui_avrai_bisogno\"><\/span><strong>Secondo passo: lo staff di cui avrai bisogno<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Infine, immagina i vari momenti in cui si divider\u00e0 la giornata. I giornalisti arriveranno e avranno bisogno di accoglienza,&nbsp;<strong><a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/hostess\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">dovrai quindi contattare delle hostess<\/a>,<\/strong> inoltre, dopo gli interventi e le domande degli invitati, ci sar\u00e0 bisogno di un momento di ristoro e di tempo libero,&nbsp;<a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"perch\u00e9 \u00e8 importante il catering in un evento? (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/catering\/\" target=\"_blank\"><strong>perch\u00e9 \u00e8 importante il catering in un evento?<\/strong><\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Cerca di essere preparato a ogni evenienza, pensa all&#8217;accoglienza, al catering, agli allestimenti. Non dimenticare nulla!<\/p>\n\n\n\n<p>Uno staff che funzioni \u00e8 uno staff che ha dei compiti precisi e sa cosa deve fare. <strong>Comunica con i tuoi collaboratori<\/strong> e fai in modo che sia chiaro a tutti quale siano i lavori che devono portare a termine. La conferenza stampa \u00e8 un evento di breve durata, devi saper gestire e incastrare perfettamente tutti gli ingranaggi per far s\u00ec che funzioni. Non c\u2019\u00e8 tempo per sbagliare!<\/p>\n\n\n\n<p>Per organizzare una conferenza stampa<strong> le hostess e il catering hanno un ruolo fondamentale<\/strong>. Le prime sono il primo contatto che gli ospiti avranno con la tua azienda, in quanto si occuperanno dell\u2019accredito all&#8217;arrivo. <strong>L\u2019accredito<\/strong> \u00e8 un momento rilevante perch\u00e9 \u00e8 il primo contatto tra gli invitati e il personale dell\u2019evento, e quindi dell\u2019azienda. Puoi scegliere se cedere l\u2019onore a una hostess sorridente e spigliata o se farlo fare a un componente dell\u2019azienda, che possa presentarsi e rispondere alle eventuali precoci domande. Un altro compito delle hostess \u00e8 quello di consegnare le cartelle stampa alla fine dell\u2019evento, assicurandosi che tutti abbiano il materiale informativo.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Il catering<\/strong> \u00e8 invece protagonista della parte finale dell\u2019evento, assicurati che il tuo buffet sia all&#8217;altezza, che ci sia cibo in abbondanza e che i gusti di tutti vengano accontentati.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Stendi_un_progetto_preliminare\"><\/span><strong>Stendi un progetto preliminare<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Nella tua conferenza stampa si succederanno diversi relatori, oltre al presentatore e fin da subito dovrai aver chiara la successione delle fasi e dei momenti. Questa tipologia di evento ha una durata breve per cui \u00e8 molto importante essere ben organizzati, incisivi e precisi. Senza perdersi in grosse cerimonie bisogna cercare di arrivare al punto. Crea una scaletta degli interventi ben definita e che non lasci spazio ad equivoci!<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Ulteriori_dettagli\"><\/span>Ulteriori dettagli<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Come devono essere <strong>gli interventi<\/strong>:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Pertinenti<\/strong>: devono riguardare l\u2019argomento generale della conferenza, non sviare o essere troppo generici;<\/li><li><strong>Interessanti<\/strong>: gli interventi devono incuriosire la platea, non dire cose superflue e scontate;<\/li><li><strong>Brevi<\/strong>: il tempo dei giornalisti \u00e8 contato, non portarli a lasciare la tua conferenza quando ancora non hai terminato con gli aggiornamenti.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>In questa fase <strong>valuta bene gli scenari&nbsp;inaspettati&nbsp;che&nbsp;possono&nbsp;presentarsi<\/strong>. Se un relatore non si presenta potresti aver bisogno di un sostituto lampo, a chi ti rivolgi? Un piano B pu\u00f2 essere la tua unica salvezza in caso di necessit\u00e0 e urgenza. Valuta sempre un relatore da poter convocare all&#8217;ultimo minuto per non rischiare di rimanere senza interventi. Gli imprevisti sono all&#8217;ordine del giorno! Non farti cogliere impreparato.<\/p>\n\n\n\n<p>Nella stesura di un progetto preliminare \u00e8 rilevante <strong>costruire delle tabelle<\/strong> per avere il disegno dell\u2019evento ben chiaro e poterlo condividere con l\u2019intero team.&nbsp;<br>Consiglio, ad esempio, di creare un <strong>bilancio preventivo<\/strong> per poter definire al meglio il budget. Il bilancio preventivo \u00e8 un documento in cui vengono inserite le entrate che arriveranno e tutte le spese che si ipotizza verranno sostenute durante l\u2019organizzazione dell\u2019evento. Il bilancio \u00e8 facilmente compilabile all&#8217;interno di un foglio Excel e condivisibile tramite la piattaforma Google Drive, permettendo, cos\u00ec, la visione e la modifica da parte di tutti i collaboratori.<\/p>\n\n\n\n<p>Un altro strumento che pu\u00f2 risultare utile \u00e8 il <strong>Foglio Presenze<\/strong>. Una volta decisa la lista degli invitati \u00e8 bene redigere un documento che riporti i nomi dei giornalisti e le testate per cui scrivono. Questa verr\u00e0 poi modificata nella prima fase dell\u2019invito e sar\u00e0 indispensabile per la prenotazione della sala che dovr\u00e0 essere abbastanza capiente da contenere i giornalisti che hanno confermato la presenza. Inoltre, servir\u00e0 da registro presenze durante lo svolgimento dell\u2019evento.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"I_preventivi\"><\/span><strong>I preventivi<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Sei gi\u00e0 stanco e ti sembra di non essere ancora entrato nel vivo dell\u2019organizzazione? La preparazione di un evento \u00e8 un lavoro faticoso, ma, se seguirai le mie indicazioni, i giornalisti che aderiranno all&#8217;evento se ne andranno via soddisfatti. Questo sai cosa significa? Ottime recensioni! Ovviamente con il duro lavoro otterrai un risultato migliore, per\u00f2 non sempre fare tutto con le proprie mani \u00e8 la giusta soluzione! Se hai bisogno di una mano, non aver paura a chiedere aiuto a chi \u00e8 pi\u00f9 esperto di te.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Richiedi i preventivi di cui hai bisogno<\/strong>. Ad esempio, hai pianificato di affittare una sala in un hotel in centro a Bologna? <strong>Considera il budget che hai a disposizione<\/strong> e consulta solo gli hotel che ti puoi permettere. Non perdere tempo a valutare preventivi superano di gran lunga il tuo budget.<\/p>\n\n\n\n<p>Lo stesso varr\u00e0 per l\u2019agenzia che ti fornir\u00e0 le hostess di cui hai bisogno e un servizio catering per la tua area ristoro. Ci saranno ospiti internazionali? Avrai bisogno di un interprete? <strong>Tutti questi servizi avranno un costo<\/strong>, chiedi di quanto salir\u00e0 il tuo budget per avere determinati servizi. Valutali nel dettaglio. Non sempre ti conviene affidarti a quello che ti costa meno, alcune volte ci sono servizi accessori che possono decretare il successo della tua conferenza stampa.<\/p>\n\n\n\n<p>Chiedi sempre preventivi a pi\u00f9 fornitori e assicurati che siano fidati, per non rischiare di inciampare in qualche bufala. <strong>Un\u2019azienda come&nbsp;<\/strong><em><strong>Eventi e fiere<\/strong><\/em><strong>pu\u00f2 aiutarti a trovare fornitori certificati che facciano al caso tuo!<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>A questo punto non ti resta che tirare fuori il tuo budget e il tuo bilancio preventivo e confrontarli con i preventivi ottenuti, puoi permetterti qualcosa in pi\u00f9? Devi rinunciare a qualcosa?<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Gestione_del_tempo_organizza_gli_interventi\"><\/span><strong>Gestione del tempo: organizza gli interventi<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p><strong>Le tempistiche di una conferenza stampa<\/strong> devono essere ben studiate alla base.<\/p>\n\n\n\n<p>La parte saliente di questo evento si divide in due fasi: la prima, in cui i relatori intervengono succedendosi l\u2019uno all&#8217;altro, e la seconda parte \u00e8 invece dedicata alle domande degli invitati e alle relative risposte.<\/p>\n\n\n\n<p>Nella prima delle due parti <strong>\u00e8 importante strutturare gli interventi dei relatori<\/strong>, assicurandosi che siano pertinenti all&#8217;argomento e che siano facilmente comprensibili a tutti. Inoltre, non devono essere troppo lunghi per non rischiare di sforare le tempistiche prestabilite; e in egual misura non devono essere sbrigativi e poco approfonditi, perch\u00e9 potrebbero essere visti dai giornalisti come superficiali.<\/p>\n\n\n\n<p>La seconda parte della conferenza stampa \u00e8 destinata alle<strong> domande da parte dei giornalisti<\/strong>, riguardanti le notizie da voi riferite. Non cercare di stroncare le domande per paura di non essere in grado di rispondere, inciderebbe negativamente sull&#8217;immagine della tua azienda e i giornalisti potrebbero indispettirsi. Piuttosto cerca di essere esaustivo nelle risposte e indirizzarle al focus centrale della conferenza stampa.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Le domande sono un aiuto, non un impedimento o un ostacolo. Rispondere in maniera approfondita pu\u00f2 avvalorare ulteriormente il tuo evento e permettere ai giornalisti di meglio comprendere la notizia che stai cercando di comunicare.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"La_comunicazione_e_promozione_esterna\"><\/span><strong>La comunicazione e promozione esterna<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p><strong>La conferenza stampa \u00e8 sempre preceduta da degli inviti<\/strong>. Non dispensare inviti a destra e manca! Scegli bene i tuoi invitati.<\/p>\n\n\n\n<p>I destinatari dell&#8217;invito di una conferenza stampa possono essere:<\/p>\n\n\n\n<ol><li><strong>Il caporedattore<\/strong> di un giornale o di un telegiornale, che decider\u00e0 a sua volta chi \u00e8 il candidato migliore da mandare a presenziare;<\/li><li><strong>Il giornalista specializzato<\/strong> di cui hai gi\u00e0 il contatto. Qualsiasi ufficio stampa che si rispetti ha un fornitissimo database di contatti qualificati! Se, ad esempio, stai organizzando una conferenza stampa sul nuovo modello di un telefonino, ovviamente non inviterai un giornalista sportivo.<\/li><\/ol>\n\n\n\n<p><strong>L\u2019invito va inviato 5\/6 giorni prima della conferenza<\/strong>, meglio se il venerd\u00ec della settimana precedente, cos\u00ec che venga inserito nell&#8217;agenda delle agenzie di stampa. \u00c8 fondamentale assicurarsi che non ci siano altre conferenze in concomitanza, per assicurarsi la presenza dei giornalisti invitati.<\/p>\n\n\n\n<p>Parlando di comunicazione esterna, non si pu\u00f2 non fare riferimento al\u00a0<strong><a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/cos-e-un-comunicato-stampa-come-deve-essere\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"comunicato stampa (si apre in una nuova scheda)\">comunicato stampa<\/a><\/strong>, un documento da inviare ai giornalisti con tutte le informazioni preliminari sull&#8217;evento.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p>Inoltre, qualche giorno prima dell\u2019evento \u00e8 buona norma fare una chiamata per richiedere la conferma della presenza al giornalista. Non preoccuparti di sembrare insistente, \u00e8 uso comune ed \u00e8 essenziale per la riuscita della conferenza.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"La_comunicazione_interna\"><\/span><strong>La comunicazione interna<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Un <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/conferenza-ufficio-stampa\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">ufficio stampa<\/a> che si rispetti deve avere alla base uno strutturato sistema di comunicazione. <strong>Coordina le attivit\u00e0 dei tuoi collaboratori<\/strong>, consiglia strumenti con cui possano comunicare tra loro e fornisci i giusti dispositivi per portare a compimento il loro operato. Capiremo meglio nei prossimi paragrafi di cosa stiamo parlando!<\/p>\n\n\n\n<p>Con l\u2019avvento delle nuove tecnologie, anche la comunicazione interna si \u00e8 dovuta rinnovare per rimanere aggiornata con i tempi. <strong>La comunicazione offline<\/strong>, come le circolari o la pubblicazione di un giornale aziendale, \u00e8 sempre presente e non verr\u00e0 sovrastata dai nuovi canali comunicativi. Detto ci\u00f2, va per\u00f2 considerato che la <strong>comunicazione online<\/strong> \u00e8 ormai presente nella vita di ognuno di noi e va sfruttata anche per la comunicazione interna di un\u2019azienda o, in questo caso, dell\u2019ufficio stampa.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Le e-mail<\/strong> solitamente vengono usate per le comunicazioni pi\u00f9 importante, attraverso la creazione di mailing list. Ma, per alleggerire le caselle di posta in arrivo, si pu\u00f2 prendere in considerazione di usare <strong>applicazioni apposite per scambiarsi informazioni tempestive<\/strong> che interessano problematiche di minor importanza e per cui non \u00e8 necessario interpellare l\u2019intero ufficio. <strong>Una di queste applicazioni \u00e8 Slack<\/strong>, una piattaforma di collaborazione aziendale che permette di creare canali specifici per l\u2019organizzazione di una singola attivit\u00e0 o un singolo aspetto dell\u2019evento. Questi canali possono essere accessibili da tutti o solamente da coloro che si occupano dell\u2019argomento in questione. Ovviamente Slack \u00e8 solamente una delle applicazioni che possono rispondere all&#8217;esigenza di un dialogo tempestivo.<\/p>\n\n\n\n<p>Un altro strumento che pu\u00f2 risultare utile per la comunicazione interna \u00e8 il gi\u00e0 citato <strong>Google Drive<\/strong>. Che permette la condivisione di documenti attraverso un semplice indirizzo di posta elettronica, in modo che questi siano consultabili e, in caso, modificabili, da pi\u00f9 persone.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Logistica_e_allestimento\"><\/span><strong>Logistica e allestimento<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ora riconsidera il tuo progetto iniziale e assicurati di aver preso in considerazione tutti gli aspetti delle attivit\u00e0 che vuoi organizzare; ci sono ancora alcuni dettagli da vagliare e esaminare?&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>La logistica<\/strong> \u00e8 solo un ulteriore passo per l\u2019evento dei tuoi sogni. Ci sono molte cose da prendere in considerazione: ci saranno dei relatori che verranno a parlare, perch\u00e9 invitati dalla tua azienda o lavoratori interni all&#8217;impresa che dovranno illustrare nuovi progetti. Hanno bisogno di un hotel dove dormire? Vengono in giornata con mezzi propri? Porsi delle domande e darsi delle risposte, questa \u00e8 una strategia vincente.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Inoltre, <strong>\u00e8 importante preparare la sala per l\u2019arrivo degli ospiti<\/strong>, disporre le sedie a platea, o nel caso di piccoli gruppi si pu\u00f2 pensare a una disposizione a cerchio. Assicurati di avere tutte le attrezzature necessarie per la tua conferenza stampa: sicuramente avrai bisogno di un palco da dove parleranno i relatori, poi <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/service-audio-e-luci\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\">avrai bisogno di un microfono e delle casse<\/a>&nbsp;per permettere a tutti di sentire gli interventi. In aggiunta,<a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" potresti&nbsp;aver bisogno di un proiettore per mostrare le slide o i videodi accompagnamento ai discorsi. (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/video-e-foto\/\" target=\"_blank\"> potresti&nbsp;aver bisogno di un proiettore per mostrare le slide o i video<\/a> di accompagnamento ai discorsi.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Pre-evento_check_up_delle_attivita\"><\/span><strong>Pre-evento: check up delle attivit\u00e0<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Manca davvero poco all&#8217;evento e devi capire se tutte le attivit\u00e0 sono state organizzate e se tutti sono stati informati e aggiornati sui propri compiti.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Fai un check up delle attivit\u00e0<\/strong> in programma e rifletti su alcuni punti fondamentali per la riuscita del tuo evento:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Hai stipulato<\/strong> <strong>un contratto di assicurazione<\/strong> per il giorno dell\u2019evento? Devi prendere in considerazione che qualcuno potrebbe farsi male, avere le spalle coperte \u00e8 di fondamentale importanza per non creare problemi all&#8217;immagine della tua azienda;<\/li><li>Monitorando l\u2019ipotetica affluenza e le risposte degli invitati, <strong>hai un numero sufficiente di partecipanti all&#8217;evento?<\/strong><\/li><li><strong>Il catering<\/strong> che hai contattato ha un\u2019alternativa adeguata a vegetariani, vegani, crudisti e ecotariani?<\/li><li>Hai <strong>fornitori che puoi chiamare<\/strong> nel caso in cui i tuoi non siano cos\u00ec affidabili come pensassi e ti abbandonino proprio il giorno del tuo evento?<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Come si suole dire, a quest\u2019ora \u201cil pi\u00f9 grosso \u00e8 stato fatto\u201d, ma un organizzatore di eventi che si rispetti non si fa trascinare dalle acque! Controlla i dettagli, ricontatta i fornitori, spiega per l\u2019ennesima volta il compito ad ogni singola persona del tuo staff se occorre. \u00c8 il tuo evento e nessuno si lamenter\u00e0 per il fatto che vuoi che sia perfetto.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Svolgimento_dellevento\"><\/span><strong>Svolgimento dell\u2019evento<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Nel corso dell\u2019evento tutto deve gi\u00e0 essere stato organizzato, devono essere stati ipotizzati i rischi e gli imprevisti. Per assicurarti che tutto sia al proprio posto, un\u2019ora prima dell\u2019evento, <strong>\u00e8 buona norma fare un briefing con lo staff<\/strong>. I tuoi collaboratori dovranno sapere esattamente come muoversi durante la conferenza. Ad esempio, vuoi assicurarti che le tue hostess sappiano con che registro rivolgersi ai tuoi ospiti? Al momento del briefing puoi assicurarti che tutte le tue note comportamentali siano state riferite a loro dall&#8217;agenzia.<\/p>\n\n\n\n<p>Durante la conferenza stampa \u00e8 plausibile che tu in prima persona, o chi per te, <strong>dovr\u00e0 <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-presentarsi-e-parlare-in-pubblico\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"parlare in pubblico (si apre in una nuova scheda)\">parlare in pubblico<\/a><\/strong>, rappresentando la tua azienda. \u201cMettendoci la faccia\u201d. In questo caso raccomando di seguire alcuni semplici passi per parlare in pubblico, l\u2019arte dell\u2019oratoria viene studiata dall&#8217;epoca dell\u2019Antica Roma, non \u00e8 da prendere sottogamba. Il modo in cui interagisci con i tuoi ospiti influisce molto sull&#8217;impressione che dai del tuo evento. Preparati nella maniera pi\u00f9 appropriata, il modo in cui gesticolerai e i vestiti che sceglierai saranno un messaggio che lancerai ai giornalisti. Non farti prendere dall&#8217;ansia e respira a fondo! Nessuno \u00e8 nato imparato. Con un po\u2019 di pratica prima dell\u2019evento riuscirai a risultare spontaneo e naturale.<\/p>\n\n\n\n<p>Dopo un primo momento di accredito i giornalisti si accomoderanno e <strong>dovrai essere sicuro che abbiano tutto il necessario per prendere appunti e per facilitare il loro lavoro.<\/strong> In questa fase \u00e8, dunque, fondamentale consegnare <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/che-cose-una-cartella-stampa\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"le\u00a0cartelle stampa (si apre in una nuova scheda)\">le\u00a0cartelle stampa<\/a>. Le quali, al loro interno, dovranno contenere documenti, immagini e brochure che aiuteranno gli invitati a concentrarsi sul focus della conferenza e a scrivere un articolo esaustivo una volta terminato l\u2019evento.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Cosa_fare_dopo_levento\"><\/span><strong>Cosa fare dopo l&#8217;evento<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ma non \u00e8 ancora finita? Ebbene no.<\/p>\n\n\n\n<p>Il lavoro post evento \u00e8 importante tanto quanto quello che lo precede. <strong>Bisogna ricontattare i giornalisti<\/strong> per verificare che abbiano correttamente interpretato il contenuto della vostra conferenza e che scriveranno di voi e della vostra azienda. La chiamata post evento \u00e8 fondamentale, sia perch\u00e9 serve a ricordare ai giornalisti la rilevanza del vostro evento, sia perch\u00e9 ti consente di <strong>rilevare i <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/il-feedback-dei-partecipanti-il-questionario-di-gradimento-di-un-evento\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"feedback (si apre in una nuova scheda)\">feedback<\/a><\/strong> della tua conferenza stampa.<\/p>\n\n\n\n<p>Inoltre, \u00e8 necessario ricavare informazioni dagli articoli che verranno pubblicati a riguardo. Il messaggio \u00e8 arrivato ai giornalisti come ti eri immaginato? Hanno evinto qualcosa dal tuo evento che non era nei piani? Se la risposta \u00e8 no: cosa hai sbagliato?<\/p>\n\n\n\n<p><strong>I feedback positivi, come quelli negativi<\/strong>, ti saranno molto utili nell&#8217;organizzazione della prossima conferenza, quindi<strong> non dimenticare di scriverli e tenerli con te per effettuare eventuali miglioramenti nella conferenza stampa successiva!<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Purtroppo, \u00e8 possibile che venga interpretato male un intervento o un una frase. Per questo motivo \u00e8 sempre bene redigere un discorso curato e eventualmente fare affidamento su degli esperti di public speaking, che sappiano consigliarti e rendere il tuo evento privo di problematiche di questo genere.<\/p>\n\n\n\n<p>Ed eccoci giunti alla fine di questo articolo, spero che ti sia stato di aiuto e che adesso tu ti senta pi\u00f9 sicuro se devi organizzare una conferenza stampa!<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Se \u00e8 cos\u00ec condividilo con i tuoi conoscenti e amici!<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Buttando uno sguardo al telegiornale ti sar\u00e0 sicuramente capitato di finire a guardare immagini del Presidente degli Stati Uniti che parla davanti a un gruppo di persone che prendono appunti,<\/p>\n","protected":false},"author":44,"featured_media":5951,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[117,13],"tags":[59,13062,185,1693],"yst_prominent_words":[991,9828,2062,506,8328,1724,7415,7449,7520,495,9829,280,3142,1039,9827,7597,7596,611,438,548],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5950"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/44"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5950"}],"version-history":[{"count":14,"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5950\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":11727,"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5950\/revisions\/11727"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/5951"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5950"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5950"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5950"},{"taxonomy":"yst_prominent_words","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/yst_prominent_words?post=5950"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}