{"id":13965,"date":"2020-03-23T15:03:29","date_gmt":"2020-03-23T14:03:29","guid":{"rendered":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/?p=13965"},"modified":"2020-03-30T13:42:03","modified_gmt":"2020-03-30T11:42:03","slug":"cosa-fare-durante-lo-svolgimento-di-un-congresso","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/cosa-fare-durante-lo-svolgimento-di-un-congresso\/","title":{"rendered":"cosa fare durante lo svolgimento di un congresso"},"content":{"rendered":"\n<p>Superata la fase d<a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"i pianificazione e organizzazione (si apre in una nuova scheda)\">i pianificazione e organizzazione<\/a> del congresso, \u00e8 giunto il grande giorno! Ma tieni ben presente che il lavoro non \u00e8 affatto finito e le cose da fare e a cui pensare sono ancora tante. Se tra gli interrogativi c&#8217;\u00e8 il cosa fare durante lo svolgimento di un congresso, sei nel posto giusto per trovare tutte le risposte del caso.<\/p>\n\n\n\n<p>Non perdere questa occasione per fare una buona figura davanti ai tuoi invitati e per poterci riuscire al meglio ti consigliamo di lasciarti aiutare da noi di <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Eventi e Fiere (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/\" target=\"_blank\">Eventi e Fiere<\/a>, esperti del mestiere.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Durante_lo_svolgimento_di_un_congresso_cosa_fare\"><\/span>Durante lo svolgimento di un congresso: cosa fare<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2><div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_27 ez-toc-wrap-right counter-hierarchy\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\">Contenuti<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><\/span><\/div>\n<nav><ul class=\"ez-toc-list ez-toc-list-level-1\"><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/cosa-fare-durante-lo-svolgimento-di-un-congresso\/#Durante_lo_svolgimento_di_un_congresso_cosa_fare\" title=\"Durante lo svolgimento di un congresso: cosa fare\">Durante lo svolgimento di un congresso: cosa fare<\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-3\"><li class=\"ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/cosa-fare-durante-lo-svolgimento-di-un-congresso\/#1_Briefing_con_il_personale\" title=\"1. Briefing con il personale\">1. Briefing con il personale<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/cosa-fare-durante-lo-svolgimento-di-un-congresso\/#3_Accoglienza_speaker_e_revisione_del_programma\" title=\"3. Accoglienza speaker e revisione del programma\">3. Accoglienza speaker e revisione del programma<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/cosa-fare-durante-lo-svolgimento-di-un-congresso\/#2_Accoglienza_degli_invitati_e_distribuzione_materiale\" title=\"2.  Accoglienza degli invitati e distribuzione materiale\">2.  Accoglienza degli invitati e distribuzione materiale<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/cosa-fare-durante-lo-svolgimento-di-un-congresso\/#4_Gestione_di_eventuali_imprevisti\" title=\"4. Gestione di eventuali imprevisti\">4. Gestione di eventuali imprevisti<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/cosa-fare-durante-lo-svolgimento-di-un-congresso\/#5_Monitoraggio_della_scaletta_di_attivita\" title=\"5. Monitoraggio della scaletta di attivit\u00e0\">5. Monitoraggio della scaletta di attivit\u00e0<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/cosa-fare-durante-lo-svolgimento-di-un-congresso\/#6_Gestione_degli_addetti_alla_comunicazione\" title=\"6. Gestione degli addetti alla comunicazione\">6. Gestione degli addetti alla comunicazione<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/cosa-fare-durante-lo-svolgimento-di-un-congresso\/#7_Conclusioni_e_cadeaux_di_ringraziamento\" title=\"7. Conclusioni e cadeaux di ringraziamento\">7. Conclusioni e cadeaux di ringraziamento<\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-4\"><li class=\"ez-toc-heading-level-4\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-9\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/cosa-fare-durante-lo-svolgimento-di-un-congresso\/#Altre_informazioni\" title=\"Altre informazioni\">Altre informazioni<\/a><\/li><\/ul><\/li><\/ul><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n\n\n\n\n<p>Si presuppone che, alle porte della giornata del congresso, tutto quello che c&#8217;era da fare da un punto di vista organizzativo, decisionale e logistico sia stato fatto. Ora per\u00f2 mancano le rifiniture e tutto ci\u00f2 che riguarda l&#8217;esperienza dei tuoi ospiti. Continua perci\u00f2 la lettura se vuoi scoprire cosa fare durante lo svolgimento di un congresso in quanto organizzatore.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"1_Briefing_con_il_personale\"><\/span>1. Briefing con il personale<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Una delle cose pi\u00f9 importanti da fare durante lo svolgimento di un congresso \u00e8 il <em><strong><a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"briefing (si apre in una nuova scheda)\" href=\"http:\/\/www.treccani.it\/enciclopedia\/briefing\/\" target=\"_blank\">briefing<\/a><\/strong><\/em> con il personale. E&#8217; consigliabile sia prima dell&#8217;inizio che durante la serata, in modo da tenere monitorata la situazione. Devi tenere ben presente che avere uno staff preparato e allineato \u00e8 molto importante in questi contesti, anche per gestire eventuali inconvenienti.<\/p>\n\n\n\n<p>E&#8217; necessario che il personale sia pronto e preparato riguardo al &#8220;settore&#8221; di occupazione e che abbia la capacit\u00e0 di parlare la lingua inglese, soprattutto nel caso si tratti di un congresso internazionale. E&#8217; necessario inoltre che tra i vari gruppi dello staff ci sia una buona comunicazione in modo che si possano gestire autonomamente non perdendo di vista le figure di riferimento.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"3_Accoglienza_speaker_e_revisione_del_programma\"><\/span>3. Accoglienza <em>speaker<\/em> e revisione del programma<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Sicuramente saranno gli <em>speaker<\/em> ad arrivare in location prima degli ospiti. Ecco che sar\u00e0 necessario accoglierli con un&#8217;attenzione di riguardo e accompagnarli alle loro sedute. Nel caso debbano parlare subito, \u00e8 bene accompagnarli al tavolo dei relatori, altrimenti nelle prime file della platea. E&#8217; consigliabile creare una situazione agevole e di confrot prima di tutto. Dopodich\u00e8 si pu\u00f2 passare a qualche dettaglio pi\u00f9 tecnico riguardante il programma della serata e il discorso che devono fare. Saranno gi\u00e0 a conoscenza di tutto, si tratta infatti di un&#8217;infarinatura degli ultimi dettagli o eventuali cambiamenti apportati.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"2_Accoglienza_degli_invitati_e_distribuzione_materiale\"><\/span>2.  Accoglienza degli invitati e distribuzione materiale<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Ecco giunta l&#8217;ora di arrivo degli invitati! Lo staff sar\u00e0 al suo posto e tu ti dovrai assicurare che tutto avvenga nel migliore dei modi: accoglienza cortese, eventuale distribuzione di materiale, servizio guardaroba funzionante, distribuzione dei posti a sedere, etc. <\/p>\n\n\n\n<p>Tutto questo dovrebbe avvenire in modo del tutto scorrevole nel caso l&#8217;organizzazione sia stata impeccabile, ma si potrebbe comunque inceppare in qualche ostacolo. <\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"4_Gestione_di_eventuali_imprevisti\"><\/span>4. Gestione di eventuali imprevisti<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Ecco perch\u00e8 \u00e8 necessaria tenere alta la guardia e avere la prontezza di intervenire in casi ad esempio qualcuno abbia problemi con l&#8217;ingresso, con il trovare i posti etc.<\/p>\n\n\n\n<p>Ogni settore dello staff deve essere preparato per la gestione degli imprevisti, ma noi, in quanto organizzatori dobbiamo tenere monitorato il tutto lostesso ed assicurarci che questi vengano risolti nel minor tempo possibile.<\/p>\n\n\n\n<p>Gli imprevisti possono riguardare anche tutto l&#8217;ambito degli strumenti tecnologici: microfoni, maxi schermi, pc etc. Per risolvere questa tipologia di problemi consigliamo sempre di avere una sostituzione per ogni strumento , e per un ulteriore tranquillit\u00e0, anche un tecnico addetto.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"5_Monitoraggio_della_scaletta_di_attivita\"><\/span>5. Monitoraggio della scaletta di attivit\u00e0<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Tra le cose pi\u00f9 importanti da fare durante lo svolgimento di un congresso c&#8217;\u00e8 sicuramente il monitoraggio della scaletta di attivit\u00e0. Nonostante il programma sia gi\u00e0 stato definito da tempo, devi accertarti che l&#8217;ordine delle cose sia rispettato e che ci sia consequenzialit\u00e0 e fluidit\u00e0 tra i vari momenti del congresso cos\u00ec come tra i discorsi dei diversi ospiti. Se cos\u00ec non fosse, devi essere attento da accorgertene ed intervenire istantaneamente. Ricorda sempre che quello che pu\u00f2 sembrare un piccolo incidente di percorso, \u00e8 amplificato in un contesto con tanti invitati e un alto livello di formalit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"6_Gestione_degli_addetti_alla_comunicazione\"><\/span>6. Gestione degli addetti alla comunicazione<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Al tuo evento saranno presenti anche gli addetti alla comunicazione. Chi sono? Giornalisti, reporter, blogger e interpreti. Variano in base alla tipologia di congresso ma per tutti vale il fatto di non poter essere mescolati al resto del pubblico. Riserva loro le prime file della platea in modo da consentirgli una maggiore attenzione verso i temi trattati durante il congresso e poterli conseguentemente riportare nel migliore dei modi.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"7_Conclusioni_e_cadeaux_di_ringraziamento\"><\/span>7. Conclusioni e cadeaux di ringraziamento<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Il tuo evento sta volgendo al termine ma le cose da fare durante lo svolgimento di un congresso non sono finite. I tuoi ospiti si stanno alzando dai loro posti, presto si saluteranno e si dirigeranno verso il guardaroba per recuperare i loro capi. Cerca di fare il modo che il congresso sia concluso in modo tale da lasciare loro una buona sensazione e magari qualche spunto di riflessione. Dopodich\u00e8, all&#8217;uscita, non mancare nel lasciare loro un piccolo cadeaux di ringraziamento per la partecipazione e ricordo dell&#8217;evento. Ancora meglio se l&#8217;oggetto gode delle qualit\u00e0 di utilit\u00e0 e originalit\u00e0, risulter\u00e0 ancora pi\u00f9 apprezzato!<\/p>\n\n\n\n<h4><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Altre_informazioni\"><\/span>Altre informazioni<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h4>\n\n\n\n<p>Come ti sarai reso conto leggendo l&#8217;articolo, nonostante fosse gi\u00e0 tutto stabilito le cose da fare durante lo svolgimento di un congresso sono molte. Se hai organizzato il tutto e ti trovi sfinito e vuoi goderti l&#8217;evento, oppure hai paura di non riuscire a tenere tutto sotto controllo, non esitare nel farti aiutare da esperti. Noi di <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Eventi e Fiere (si apre in una nuova scheda)\">Eventi e Fiere<\/a> siamo qui proprio per questo!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Superata la fase di pianificazione e organizzazione del congresso, \u00e8 giunto il grande giorno! 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