{"id":13897,"date":"2020-03-16T18:31:33","date_gmt":"2020-03-16T17:31:33","guid":{"rendered":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/?p=13897"},"modified":"2020-03-30T13:40:09","modified_gmt":"2020-03-30T11:40:09","slug":"come-definire-il-budget-per-un-congresso","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-definire-il-budget-per-un-congresso\/","title":{"rendered":"come definire il budget per un congresso"},"content":{"rendered":"\n<p>Hai idea di come definire il budget per un congresso? Che tu sia un organizzatore esperto o alle prime armi, sappiamo che il congresso \u00e8 uno degli<a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" eventi pi\u00f9 difficoltosi da organizzare (si apre in una nuova scheda)\"> eventi pi\u00f9 difficoltosi da organizzare<\/a>. Proprio per questo motivo ci mettiamo a tua disposizione per offrirti qualche dritta su come definire il budget, nonch\u00e8 punto di partenza per l&#8217;organizzazione.<\/p>\n\n\n\n<p>Rimaniamo a tua disposizione in caso di bisogno, e ti ricordiamo che noi di <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Eventi e Fiere (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/\" target=\"_blank\">Eventi e Fiere<\/a> siamo esperti del settore, nel caso necessiti di un supporto!<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Che_cose_il_budget_per_un_congresso\"><\/span>Che cos&#8217;\u00e8 il budget per un congresso?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2><div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_27 ez-toc-wrap-right counter-hierarchy\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\">Contenuti<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><\/span><\/div>\n<nav><ul class=\"ez-toc-list ez-toc-list-level-1\"><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-definire-il-budget-per-un-congresso\/#Che_cose_il_budget_per_un_congresso\" title=\"Che cos&#8217;\u00e8 il budget per un congresso?\">Che cos&#8217;\u00e8 il budget per un congresso?<\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-3\"><li class=\"ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-definire-il-budget-per-un-congresso\/#Budget_definizione_dei_costi\" title=\"Budget: definizione dei costi\">Budget: definizione dei costi<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-definire-il-budget-per-un-congresso\/#Principali_voci_di_spesa\" title=\"Principali voci di spesa\">Principali voci di spesa<\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-4\"><li class=\"ez-toc-heading-level-4\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-definire-il-budget-per-un-congresso\/#Altre_informazioni_utili\" title=\"Altre informazioni utili\">Altre informazioni utili<\/a><\/li><\/ul><\/li><\/ul><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n\n\n\n\n<p>Siamo tutti a conoscenza di cosa si intende con l&#8217;espressione <strong><a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"budget (si apre in una nuova scheda)\" href=\"http:\/\/www.treccani.it\/vocabolario\/budget\/\" target=\"_blank\">budget<\/a><\/strong>? <\/p>\n\n\n\n<p>E&#8217; un bilancio preventivo, in particolare, la somma che si decide di spendere per una determinata occasione.<\/p>\n\n\n\n<p>Il <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"congresso (si apre in una nuova scheda)\" href=\"http:\/\/www.treccani.it\/vocabolario\/congresso\/\" target=\"_blank\"><strong>congresso<\/strong><\/a>, invece, \u00e8 una riunione periodica di profili di rilievo: studiosi, artisti, professionisti, oppure rappresentanti di un partito, convenuti da varie parti per discutere di argomenti di carattere professionale su una determinata categoria. Pu\u00f2 essere di natura nazionale o internazionale.<\/p>\n\n\n\n<p>Risulta evidente quindi che il budget per un congresso sar\u00e0 la definizione di una quota di denaro necessaria per la sua realizzazione. Capirne la definizione risulter\u00e0 semplice, ma metterla in pratica risulta pi\u00f9 complesso. Ricorda inoltre, che una buona definizione del budget ti consentir\u00e0 una pianificazione dell&#8217;intero evento pi\u00f9 solida e meno incerta, come capiterebbe nel caso in cui dovessi continuamente fare controlli sulle tue disponibilit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Budget_definizione_dei_costi\"><\/span>Budget: definizione dei costi<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Come nella maggior parte degli eventi anche per stabilire il budget di un congresso avremo delle <strong>entrate<\/strong> e delle <strong>uscite.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Le entrate sono garantite prevalentemente da: biglietti di ingresso nel caso l&#8217;evento sia a pagamento, eventuali sponsor o finanziatori e affitti di appositi spazi espositivi.<\/p>\n\n\n\n<p>Le uscite sono molteplici e per questo \u00e8 necessario stabilire un budget massimo, oltre il quale non spingersi. Inoltre, \u00e8 sempre bene considerare una percentuale del budget per gli imprevisti. Trattandosi di un evento altamente formale non puoi permetterti che qualcosa vada per il verso sbagliato. Le analizzeremo successivamente in modo pi\u00f9 approfondito ma la maggior parte dei costi \u00e8 rappresentato da: i contenuti delle conferenze, la location e le sale meeting, l\u2019accoglienza degli ospiti, la comunicazione e la pubblicizzazione, il catering e l&#8217;eventuale intrattenimento.<\/p>\n\n\n\n<p>Per ciascuna delle categorie sopra citate sarebbe utile attribuire loro una <strong>percentuale di budget<\/strong> da conferirgli. Questo procedimento servir\u00e0 non solo per avere una mappa complessiva sulla distribuzione del budget, ma agli antipodi, ci servir\u00e0 per individuare gli elementi pi\u00f9 importanti su cui investire maggiormente. Per aiutarti nella definizione del budget ti consigliamo di utilizzare come supporto il foglio di calcolo <strong>Excel<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Principali_voci_di_spesa\"><\/span>Principali voci di spesa<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Tra le principali voci di spesa che dovremo analizzare per sapere come definire il budget per un congresso avremo:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Affitto della location<\/strong>: ovvero il costo del luogo nel quale avverr\u00e0 il congresso. Da considerare un costo maggioritario nella maggior parte dei casi in cui si tratti di un congresso internazionale, e quindi di maggior portata.<\/li><li><strong>Servizi<\/strong>: riguardano i costi di allestimento della sala, regia, tecnologie, servizi audio e video etc. Particolarmente importanti in quanto spesso i relatori durante i congressi utilizzano le slide come supporto informatico.<\/li><li><strong>Catering e punti ristoro<\/strong>:  costo per un <em>coffe break<\/em>, aperitivo o un eventuale pranzo-cena di gala al termine del congresso.<\/li><li><strong>Materiali e gadget per i partecipanti<\/strong>: si tratta di tutto ci\u00f2 che riguarda la cancelleria come block notes, penne ed opuscoli con eventualmente la stampa personalizzata dell&#8217;edizione del congresso o dell\u2019azienda che lo organizza.<\/li><li><strong>Comunicazione e promozione pubblicitaria<\/strong>: aspetto pubblicitario del congresso come locandine, campagne pubblicitarie online e offline, etc.  Costi per comunicatori quali giornalisti o blogger etc.<\/li><li><strong>Staff<\/strong>: insieme del personale che collabora all&#8217;evento, hostess, steward, baristi, ingressisti, servizio guardaroba, tecnici audio e video etc.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h4><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Altre_informazioni_utili\"><\/span>Altre informazioni utili<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h4>\n\n\n\n<p>Come avrai capito, definire il budget per un congresso \u00e8 tutt&#8217;altro che immediato. Inoltre, i servizi ad esso annessi sono molteplici e richiedono di un&#8217;accurata valutazione di importanza rispetto al contesto.<\/p>\n\n\n\n<p>Se stai organizzando un congresso e ti serve aiuto per trovare <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"staff (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/staff-per-eventi\/\" target=\"_blank\">staff<\/a> preparato, una <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"centro congressi (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/centri-congressi\/\" target=\"_blank\">sala congressi<\/a> adeguata o chi si occupi della <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"campagna pubblicitaria (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/agenzie-di-comunicazione\/\" target=\"_blank\">campagna pubblicitaria<\/a>, non esitare a consultare il nostro sito di <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Eventi e Fiere (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/\" target=\"_blank\">Eventi e Fiere<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Hai idea di come definire il budget per un congresso? 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