{"id":12944,"date":"2020-03-27T18:29:20","date_gmt":"2020-03-27T17:29:20","guid":{"rendered":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/?p=12944"},"modified":"2020-03-30T13:35:29","modified_gmt":"2020-03-30T11:35:29","slug":"come-organizzare-un-congresso-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/","title":{"rendered":"come organizzare un congresso"},"content":{"rendered":"\n<p>Stai pensando a come <strong>organizzare un congresso<\/strong> ma non sai da dove iniziare? Hai un\u2019idea pi\u00f9 o meno vaga delle tappe da seguire, ma ti senti estremamente confuso? O ancora, hai assistito a qualche congresso e ti \u00e8 apparsa un\u2019impresa impossibile? Niente panico, se hai anche uno solo di questi dubbi sei finito nel posto giusto! Qui troverai i giusti consigli e suggerimenti per assicurarti di organizzare un<strong> evento di successo<\/strong>. Ma iniziamo a far chiarezza su che cosa sia effettivamente l\u2019evento che ci interessa trattare.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Che_cose_un_congresso\"><\/span>Che cos\u2019\u00e8 un congresso <span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2><div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_27 ez-toc-wrap-right counter-hierarchy\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\">Contenuti<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><\/span><\/div>\n<nav><ul class=\"ez-toc-list ez-toc-list-level-1\"><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/#Che_cose_un_congresso\" title=\"Che cos\u2019\u00e8 un congresso \">Che cos\u2019\u00e8 un congresso <\/a><ul class=\"ez-toc-list-level-4\"><li class=\"ez-toc-heading-level-4\"><ul class=\"ez-toc-list-level-4\"><li class=\"ez-toc-heading-level-4\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/#Il_convegno\" title=\"Il convegno\">Il convegno<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-4\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/#La_conferenza\" title=\"La conferenza \">La conferenza <\/a><\/li><\/ul><\/li><\/ul><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/#Definisci_i_tuoi_obiettivi\" title=\"Definisci i tuoi obiettivi\">Definisci i tuoi obiettivi<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/#Definisci_il_budget_per_un_congresso\" title=\"Definisci il budget per un congresso\">Definisci il budget per un congresso<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/#Come_immagini_il_tuo_congresso_il_concept\" title=\"Come immagini il tuo congresso: il concept\">Come immagini il tuo congresso: il concept<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/#Analisi_dei_costi\" title=\"Analisi dei costi\">Analisi dei costi<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/#Stendi_un_progetto_preliminare\" title=\"Stendi un progetto preliminare\">Stendi un progetto preliminare<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-9\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/#Richiedi_valuta_e_conferma_i_preventivi\" title=\"Richiedi, valuta e conferma i preventivi\">Richiedi, valuta e conferma i preventivi<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-10\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/#Parte_burocratica\" title=\"Parte burocratica \">Parte burocratica <\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-11\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/#Verifica_il_budget\" title=\"Verifica il budget\">Verifica il budget<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-12\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/#Gantt_di_progetto\" title=\"Gantt di progetto\">Gantt di progetto<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-13\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/#Stabilisci_le_modalita_di_invito\" title=\"Stabilisci le modalit\u00e0 di invito\">Stabilisci le modalit\u00e0 di invito<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-14\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/#Comunicazione_e_promozione_esterna\" title=\"Comunicazione e promozione esterna\">Comunicazione e promozione esterna<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-15\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/#Comunicazione_interna\" title=\"Comunicazione interna\">Comunicazione interna<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-16\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/#Logistica_per_un_congresso\" title=\"Logistica per un congresso\">Logistica per un congresso<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-17\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/#Allestimenti\" title=\"Allestimenti\">Allestimenti<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-18\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/#Pre-congresso_checkup_delle_attivita\" title=\"Pre-congresso: checkup delle attivit\u00e0\">Pre-congresso: checkup delle attivit\u00e0<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-19\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/#Durante_il_congresso\" title=\"Durante il congresso\">Durante il congresso<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-20\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso-2\/#Post-congresso\" title=\"Post-congresso\">Post-congresso<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n\n\n\n\n<p>Prima di parlare di come organizzare questo evento \u00e8 bene soffermarci sul <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/che-cose-un-congresso\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"che cos'\u00e8 un congresso. (si apre in una nuova scheda)\">che cos&#8217;\u00e8 un congresso.<\/a> E&#8217; un evento organizzato per riunire usualmente persone d\u2019alto profilo accomunate dagli stessi interessi professionali, o culturali, o politici che intendono accrescere la propria conoscenza o preparazione professionale attraverso un confronto, un dibattito o una qualsiasi forma di condivisione comunicativa. <br>Il potere comunicativo del congresso, risiede sia nel <strong>numero elevato di partecipanti<\/strong> che ne prendono parte, sia nella cadenza temporale che solitamente pu\u00f2 avere <strong>periodicit\u00e0 annuale o pluriennale<\/strong> (ad esempio ogni cinque anni). <br> Ma entriamo maggiormente nel dettaglio. <\/p>\n\n\n\n<p>Dal latino<a href=\"http:\/\/treccani.it\/vocabolario\/congresso\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" congressus -us (si apre in una nuova scheda)\"> <\/a><em><a href=\"http:\/\/treccani.it\/vocabolario\/congresso\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" congressus -us (si apre in una nuova scheda)\">congressus -us<\/a><\/em> si traduce con \u00abincontro\u00bb e derivato da <em>congr\u0115di<\/em> significa \u00abcamminare insieme, incontrarsi\u00bb. Dunque, organizzare un congresso significa organizzare un evento attraverso cui si da la possibilit\u00e0 a pi\u00f9 persone di relazionarsi e confrontarsi circa un tema specifico, una questione predeterminata, che sar\u00e0, come vedremo in seguito, il taglio specifico che si decider\u00e0 di dare al congresso da organizzare. <br> <\/p>\n\n\n\n<p>Per aiutarci a comprendere ancora meglio ci sembra necessario operare una breve<a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/consigli-per-organizzare-un-congresso-2\/\" target=\"_blank\"> distinzione tra<\/a><strong><em><a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/consigli-per-organizzare-un-congresso-2\/\" target=\"_blank\"> il congresso, il convegno e la conferenza<\/a><\/em><\/strong><a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/consigli-per-organizzare-un-congresso-2\/\" target=\"_blank\">,<\/a> eventi che vengono spesso e facilmente confusi. <br> <\/p>\n\n\n\n<h4><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Il_convegno\"><\/span>Il convegno<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h4>\n\n\n\n<p>E&#8217; un evento unico che pu\u00f2 essere organizzato da un qualsiasi ente al fine di diffondere informazioni specifiche attraverso cui formare i partecipanti, che possono a loro volta essere sia membri stessi dell\u2019ente, sia clienti. La durata del convegno varia generalmente da 3 a 4 giorni.<br><\/p>\n\n\n\n<h4><span class=\"ez-toc-section\" id=\"La_conferenza\"><\/span>La conferenza <span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h4>\n\n\n\n<p>E&#8217;, invece, un evento unico incentrato su argomenti di attualit\u00e0 i cui partecipanti possono essere di vario tipo e non necessariamente specializzati nel settore attinente all\u2019evento. <br><\/p>\n\n\n\n<p>Ben pi\u00f9 lontano da questi tipi di eventi si pone <strong>il congresso<\/strong> che, in qualit\u00e0 di riunione dal carattere ufficiale, pu\u00f2 vedere tra i suoi partecipanti <strong>figure professionali specifiche<\/strong> e di vario genere come medici, avvocati, artisti, o politici e che, come abbiamo detto, ha cadenza annuale o pluriennale.<br> Ora che hai appreso cosa sia concretamente un congresso \u00e8 il caso di andare subito a vedere come organizzarlo!<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Definisci_i_tuoi_obiettivi\"><\/span>Definisci i tuoi obiettivi<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Il primo step su come organizzare un congresso unico e di successo \u00e8 quello di riconoscere e definire ci\u00f2 che ti spinge ad organizzare l\u2019evento e dunque cosa ti aspetti di ottenere al termine di questo. <\/p>\n\n\n\n<p>Ergo, <strong>qual \u00e8 l\u2019obiettivo che intendi realizzare attraverso il tuo congresso?<\/strong> Magari hai in mente di creare un potente canale di comunicazione, o un\u2019occasione per mettere in contatto numerosi specialisti. Per stabilire il fine del tuo evento devi tener conto del target a cui si rivolge il congresso da organizzare e in base a ci\u00f2, successivamente, stabilire i contenuti su cui verter\u00e0.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c8 molto importante che tu tenga a mente la tua mission e la tua vision per definire al meglio e soprattutto per rendere concreti i tuoi obiettivi. <br><a href=\"https:\/\/www.masteruniversity.org\/blog\/marketing\/piano-marketing-differenza-mission-vision\/1425\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong><em>Mission e vision<\/em><\/strong><\/a> sono due componenti essenziali dal punto di vista strategico. <\/p>\n\n\n\n<p>La <strong>mission<\/strong> rappresenta il fine ultimo che intendi perseguire ed \u00e8 l\u2019elemento chiave che permette di far acquisire alla tua azienda o alla tua categoria professionale e\/o culturale un carattere distintivo. <\/p>\n\n\n\n<p>La <strong>vision<\/strong> \u00e8 la rappresentazione che ti poni di uno scenario futuro ed \u00e8 l\u2019elemento che ti permette di determinare e fissare gli obiettivi per l\u2019avvenire.<\/p>\n\n\n\n<p>Certamente non puoi dimenticare l\u2019importanza di definire\nanche obiettivi che siano correlati al soddisfacimento delle aspettative dei\npartecipanti e dunque all\u2019accrescimento della tua immagine. Non dimenticare che sei tu l\u2019ideatore del congresso e solo\ntu puoi garantirti il giusto successo! <\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Definisci_il_budget_per_un_congresso\"><\/span>Definisci il budget per un congresso<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ora che hai stabilito gli obiettivi che intendi perseguire \u00e8 il momento di stabilire un budget massimo per il tuo evento, in base alla situazione finanziaria di cui disponi. <\/p>\n\n\n\n<p><strong><a aria-label=\"Definire un budget (si apre in una nuova scheda)\" rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/organizzazione-eventi-budget\/\" target=\"_blank\"><em>Definire un budget<\/em><\/a><\/strong> \u00e8 un passaggio tanto importante riguardo al come organizzare un congresso. Allo stesso tempo rischioso, soprattutto se affrontato da soli! Nel caso in cui tu non abbia mai organizzato un evento e l\u2019idea di correre rischi economici ti spaventa terribilmente, sei finito nel posto giusto per te! Per definire un budget bisogna tener conto della <strong>disponibilit\u00e0 economica<\/strong> di cui si dispone, dell\u2019<strong>obiettivo<\/strong> a cui mira l\u2019evento e delle <strong>dimensioni dell\u2019evento. <\/strong><br>Ti ricordiamo che commettere errori nella definizione del budget comporta il rischio di andare incontro non solo a danni inerenti all\u2019operativit\u00e0, ma anche all\u2019immagine della tua azienda. Dunque, \u00e8 sempre bene rivolgersi a persone esperte e competenti dell\u2019ambito! <\/p>\n\n\n\n<p>Riportiamo qui <strong><em><a aria-label=\"tre passaggi utili (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/meeting-hub.net\/blog\/come-definire-il-budget-di-un-evento\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">tre passaggi utili<\/a><\/em><\/strong> per definire un budget:<\/p>\n\n\n\n<ol><li>\u00c8 bene fare un <strong>calcolo delle uscite e delle entrate<\/strong> e assicurarsi prima che le eventuali entrate siano sufficienti per coprire l\u2019intero budget impiegato nell\u2019evento, <\/li><li>Creare delle <strong>categorie di spesa<\/strong> pu\u00f2 rivelarsi molto utile per una pianificazione pi\u00f9 precisa (es: categoria marketing, categoria tecnologia), <\/li><li>Ancora pi\u00f9 utile \u00e8 creare, in relazione alle suddette categorie, delle <strong>sottocategorie<\/strong> per essere sicuri di non dimenticare nulla (es: nella categoria marketing una sottocategoria sar\u00e0 la pubblicit\u00e0 online, nella categoria tecnologia vedremo i costi relativi al microfono, allo schermo, al proiettore).<\/li><\/ol>\n\n\n\n<p>Ti ricordiamo che commettere errori nella definizione del budget comporta il rischio di andare incontro non solo a danni inerenti all\u2019operativit\u00e0, ma anche all\u2019immagine della tua azienda. Dunque, \u00e8 sempre bene rivolgersi a persone esperte e competenti nelle attivit\u00e0 per organizzare un congresso!<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Come_immagini_il_tuo_congresso_il_concept\"><\/span>Come immagini il tuo congresso: il concept<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Per dare un\u2019impronta al tuo evento \u00e8 necessario focalizzarsi sul <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/cos-e-il-concept-e-a-cosa-puo-servirti\/\"><strong><em>concept<\/em><\/strong><\/a><strong><em>.<\/em><\/strong> Sappiamo bene che non si pu\u00f2 pensare un evento senza averne un\u2019idea iniziale, un\u2019idea che valga da risposta alla domanda: <strong>\u201ccome ti immagini il tuo evento?\u201d &#8220;<a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"sai gi\u00e0 come creare l'organizzazione del tuo congresso (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-organizzare-un-congresso\/\" target=\"_blank\">sai gi\u00e0 come pianificare l&#8217;organizzazione del tuo congresso<\/a>?&#8221;.<\/strong><br> Il concept, in quanto idea creativa iniziale, deve contenere alcuni punti necessari alla realizzazione del congresso:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Fissare un target<\/strong> a cui \u00e8 diretto l\u2019evento,<\/li><li><strong>Definire il messaggio<\/strong> che si vuole trasmettere ai partecipanti,<\/li><li><strong>Prefissarsi un obiettivo<\/strong>.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Quando avrai risposto a questi elementi ecco che il concept del tuo evento verr\u00e0 formandosi fino ad avere un\u2019idea ben chiara e delineata. Dunque, tieni conto di ogni elemento per quanto concerne la location, la data del tuo evento, il nome che intendi dare, gli ospiti e cos\u00ec via.<br> E ora che dentro di te inizi a immaginare il tuo evento con maggior concretezza e precisione, passiamo alla fase successiva per come organizzare un congresso!<br><\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Analisi_dei_costi\"><\/span>Analisi dei costi<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Fare un\u2019analisi dei costi \u00e8 un passaggio essenziale del nostro iter su come organizzare un congresso. Metaforicamente si tratta di seguire una <strong>bussola<\/strong>: non solo sai che non ti permetter\u00e0 di perderti ma che ti garantir\u00e0 anche l\u2019orientamento preciso per condurti nella giusta via! Vediamo nel dettaglio cosa intendiamo.<br><a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/che-cose-un-analisi-dei-costi-e-a-cosa-serve\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Analizzare i costi dell\u2019evento (si apre in una nuova scheda)\">Analizzare i costi dell\u2019evento<\/a> \u00e8 uno step importante per la <strong>gestione delle finanze<\/strong> e per prevedere ed <strong>evitare eventuali perdite<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>Tra le spese da conteggiare per il tuo congresso figurano: <strong>l\u2019affitto della struttura<\/strong>, i costi del <strong>catering<\/strong>, dell\u2019<strong>allestimento<\/strong>, del <strong>materiale<\/strong> e i <strong>costi interni<\/strong>, in termini di persone a cui affiderai l\u2019evento con le relative ore di lavoro. <\/p>\n\n\n\n<p>Dunque, \u00e8 bene fare un calcolo di tutte le risorse che intendi impiegare per evitare possibili perdite e fallimenti. \u00c8 chiaro che <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/perche-e-importante-definire-un-fondo-per-i-costi-imprevisti\/\"><strong><em>l\u2019imprevisto<\/em><\/strong><\/a>,  come per ogni evento, sta sempre dietro l\u2019angolo quindi calcola anche un fondo imprevisti perch\u00e9, come ben sai, \u201cnon si pu\u00f2 mai sapere\u201d.<br>Per scansare ogni pericolo valuta l\u2019opzione di affidarti a qualcuno di competente ed esperto in grado di garantirti ottimi risultati!<br><\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Stendi_un_progetto_preliminare\"><\/span>Stendi un progetto preliminare<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ora che hai definito un budget, sviluppato il tuo concept e analizzato a fondo i costi possiamo <strong><em><a aria-label=\"stendere un progetto preliminare (si apre in una nuova scheda)\" rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-stendere-un-progetto-preliminare\/\" target=\"_blank\">stilare un progetto preliminare<\/a><\/em><\/strong> delle giornate del tuo evento. <\/p>\n\n\n\n<p>Se vuoi organizzare un congresso memorabile \u00e8 importante non lasciare nulla al caso e <strong>determinare con precisione ogni momento delle giornate<\/strong>. Quanto vuoi far durare il tuo congresso e con quale cadenza temporale? Tieni conto di tutto ci\u00f2 che occorre per soddisfare i tuoi partecipanti. <br> Stabilire il periodo pi\u00f9 adatto dell\u2019anno in cui realizzare il congresso, definire in termini di giornate la <strong>durata<\/strong> del congresso, l\u2019<strong>ora di inizio e di fine<\/strong> delle giornate, sono tutti elementi che vanno considerati e organizzati al meglio.<br> <br>Una buona idea pu\u00f2 essere quella di realizzare, nella location stabilita, una saletta ricreativa che ti permetter\u00e0 di allietare le pause degli ospiti.<br>Nella stesura del progetto preliminare valuta bene la <strong>sequenza delle attivit\u00e0<\/strong> e tutti i passaggi burocratici necessari, \u00e8 molto importante non lasciare nulla al caso e dunque occuparti anche della scelta dei fornitori e delle tempistiche necessarie.<\/p>\n\n\n\n<p> Non dimenticare nella stesura del progetto preliminare di valutare bene la sequenza e il modo pi\u00f9 efficace per ottimizzare le attivit\u00e0! <br><\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Richiedi_valuta_e_conferma_i_preventivi\"><\/span>Richiedi, valuta e conferma i preventivi<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Tieni bene a mente i <strong>servizi necessari<\/strong> per la quale bisogna contattare i fornitori: allestimento, servizi tecnici, impresa di pulizie, affitto sala, catering. Una volta stabiliti i servizi e dunque i fornitori che fanno al caso tuo \u00e8 il momento di richiedere i preventivi. <br>Quando si <strong><em><a aria-label=\"richiede un preventivo (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/ricerca-fornitori-per-il-tuo-preventivo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">richiede un preventivo<\/a><\/em><\/strong> \u00e8 necessario comunicare al fornitore ogni dettaglio dell\u2019ordine in termini di <strong>quantit\u00e0<\/strong> necessarie e <strong>date<\/strong> da rispettare. <\/p>\n\n\n\n<p>Ricevuti i preventivi, devi valutare quale risponde in modo pi\u00f9 efficace alle tue esigenze ed \u00e8 una buona idea<a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/ricerca-fornitori-per-il-tuo-preventivo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" scegliere un fornitore (si apre in una nuova scheda)\"> <\/a><strong><a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/ricerca-fornitori-per-il-tuo-preventivo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" scegliere un fornitore (si apre in una nuova scheda)\">scegliere un fornitore<\/a> di scorta<\/strong> da contattare in caso di situazioni impreviste. Tieni sempre a mente che un preventivo economico non corrisponde sempre ad una qualit\u00e0 del servizio! Per evitare di incorrere in rischi indesiderati ti consigliamo di affidarti ad un esperto che possa garantirti tempestivamente la miglior scelta dei fornitori. <br><\/p>\n\n\n\n<p>Scegliere di affidarti a mani esperte per la richiesta e la valutazione dei preventivi ti permetter\u00e0 di evitare senz\u2019altro qualsiasi rischio e di organizzare al meglio il tuo congresso! Continua la lettura su come organizzare un congresso se vuoi saperne di pi\u00f9!<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Parte_burocratica\"><\/span>Parte burocratica <span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Arrivati a questo punto riteniamo necessario ricordarti di non tralasciare la parte burocratica del tuo evento. Fai un sunto di tutti i servizi necessari e <strong>verifica i permessi<\/strong> da richiedere per ogni attivit\u00e0. Seppur \u00e8 il passaggio ritenuto pi\u00f9 noioso, ricordati che \u00e8 di fondamentale importanza! Assicurati che tutto sia in regola e soprattutto di rispettare ogni scadenza e ogni dovere ai sensi di legge. <br><\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Verifica_il_budget\"><\/span>Verifica il budget<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ora che hai deciso i fornitori e che conosci a dettaglio i preventivi puoi verificare se il tuo budget iniziale \u00e8 adatto alle spese e se rientrano i costi dell\u2019evento. Se hai ancora dubbi su come <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"definire il budget per il tuo congresso (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-definire-il-budget-per-un-congresso\/\" target=\"_blank\">fissare il budget per il tuo congresso<\/a> non esitare a saperne di pi\u00f9. Nel caso in cui fosse avanzato qualcosa potrai pensare di aggiungere qualche servizio in pi\u00f9, o in caso contrario occuparti di tagliare alcune spese. Le cose da fare sono ancora molte, prosegui la lettura su come organizzare un congresso se non vuoi tralasciare nulla.<br><\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Gantt_di_progetto\"><\/span>Gantt di progetto<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Riunite tutte le idee e le informazioni indispensabili per organizzare il tuo congresso, puoi ricorrere al <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/che-cose-un-gantt-di-progetto\/\"><strong><em>Gantt di progetto<\/em><\/strong><\/a> per <strong>pianificare le attivit\u00e0<\/strong> e per<strong> raggiungere gli obiettivi prefissati<\/strong> nei giusti tempi e con i giusti costi.<br> Il Gantt di progetto ti permetter\u00e0 di monitorare l\u2019avanzamento del tuo progetto con le relative tempistiche e attivit\u00e0. Nel caso in cui non ne avessi mai sentito parlare, si tratta di una rappresentazione grafica (e non di un documento scritto, come molti possono pensare) che ti consente di:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>inserire le attivit\u00e0 da svolgere e la relativa durata,<\/li><li>stabilire chi lavorer\u00e0 per ogni attivit\u00e0 e le ore di lavoro necessarie, <\/li><li>individuare eventuali sovrapposizioni di attivit\u00e0.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Si tratta, dunque, di uno strumento molto versatile e facilmente comprensibile che ti offre la possibilit\u00e0 di <strong>semplificare al meglio l\u2019organizzazione del tuo evento<\/strong>, evitando eventuali sovrapposizioni e confusioni nella pianificazione.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Stabilisci_le_modalita_di_invito\"><\/span>Stabilisci le modalit\u00e0 di invito<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Manca davvero poco al tuo evento, \u00e8 quasi tutto pronto! Mancano solo i partecipanti, ma qual \u00e8 la <strong>modalit\u00e0 d\u2019invito pi\u00f9 adatta<\/strong> a cui ricorrere? <br>Partiamo dal presupposto che ad ogni evento corrisponde un target di riferimento a cui attingere e per ogni target vi \u00e8 una modalit\u00e0 d\u2019invito differente. Nel caso di una conferenza, si potr\u00e0 scegliere se optare tra un invito cartaceo o un invito online. Nel caso in cui i partecipanti siano numerosi optare per gli inviti online, e dunque tramite l\u2019invio di una mail informativa, pu\u00f2 essere una buona idea.<\/p>\n\n\n\n<p>Per fare una scelta adatta tieni a mente il <strong>numero di invitati<\/strong> e la <strong>portata del tuo congresso<\/strong>. <br>\u00c8 un congresso ecm? Si tratta di un evento aziendale per il lancio di un nuovo prodotto? <br>O di un incontro tra professionisti? <\/p>\n\n\n\n<p>In base al tipo di congresso puoi decidere se optare per una <strong>mailing list<\/strong>, nel caso in cui gli invitati siano iscritti ad un\u2019associazione attinente al tuo evento, o nel caso di un congresso di grande portata e in una citt\u00e0 differente puoi optare per un<strong> invito formale e individuale<\/strong> che indichi alloggio e mezzi per raggiungere la location.<\/p>\n\n\n\n<p>Ma soprattutto, hai pensato a <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-invitare-uno-speaker-ad-un-congresso\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"come invitare gli speaker  (si apre in una nuova scheda)\">come invitare gli speaker <\/a>che dovranno presenziare al tuo congresso? Si tratta di un tasto molto delicato e importante, cerca di non tralasciare nulla.<\/p>\n\n\n\n<p>In ogni caso, non dimenticare mai di scrivere nell\u2019invito <strong>ora, data e luogo<\/strong> in cui avverr\u00e0 l\u2019evento e il tema che verr\u00e0 trattato! <br>Si tratta di quei dettagli che se tralasciati possono causare danni di grande portata.<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Comunicazione_e_promozione_esterna\"><\/span>Comunicazione e promozione esterna<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ora che tutto \u00e8 pronto passiamo alla fase promozionale del tuo congresso! A livello esterno puoi decidere se puntare su <strong>canali pubblicitari online o offline<\/strong>. <br>Con <strong>i primi<\/strong> si intende il ricorso promozionale ai social network, o la creazione di un blog aziendale, o anche di una newsletter. <br>Con <strong>i secondi<\/strong>, invece, si intende la promozione tramite volantinaggio, affissioni o persino spot pubblicitari. <br> Se, per\u00f2, prevedi di organizzare un congresso di grandi dimensioni ricordati che ricorrere alle <strong>conferenze stampa<\/strong> \u00e8 la miglior scelta. Ci\u00f2 ti consentir\u00e0 di espandere il raggio di comunicazione ad un maggior numero di persone! <\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Comunicazione_interna\"><\/span>Comunicazione interna<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Per la buona riuscita del tuo evento \u00e8 importante creare e sostenere una <strong>rete comunicativa interna<\/strong>. <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Perch\u00e8 \u00e8 importante una buona comunicazione interna (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/perche-e-importante-la-comunicazione-interna\/\" target=\"_blank\">Una buona comunicazione interna \u00e8 importante. Ma perch\u00e9?<\/a><br>Una buona comunicazione deve basarsi sulla <strong>coordinazione<\/strong> interna all\u2019evento e dunque favorire e facilitare le relazioni tra i dipendenti. <br>Rispettare questo passaggio ti permetter\u00e0 di ottenere una maggior diffusione delle informazioni. Non dimenticare, inoltre, che un\u2019ambiente caratterizzato da un\u2019efficace rete comunicativa costituisce un elemento in pi\u00f9 per permettere un&#8217;organizzazione efficiente all&#8217;interno del tuo congresso!<br><\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Logistica_per_un_congresso\"><\/span>Logistica per un congresso<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Uno spazio importante nella preparazione di un congresso \u00e8 occupato dall\u2019efficacia del <strong>servizio di logistica<\/strong>. Disporre di un servizio di <strong><em><a aria-label=\"logistica (si apre in una nuova scheda)\" rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/logistica-efficiente-materiale-congresso\/\" target=\"_blank\">logistica<\/a><\/em><\/strong> efficiente significa <strong>pianificare al meglio i trasporti<\/strong> per eventuali trasferimenti dello staff e dei partecipanti, ma anche assicurarsi che il trasporto dei materiali sia organizzato al meglio!<br> \u00c8 importante, inoltre, gestire l&#8217; <strong><em><a aria-label=\"accomodation (si apre in una nuova scheda)\" rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/macro-servizi\/accomodation\/\" target=\"_blank\">accomodation<\/a><\/em><\/strong> per lo staff, per i relatori e per tutti gli eventuali ospiti.<br> In tal modo i partecipanti avranno la possibilit\u00e0 di usufruire di tutto il materiale necessario e <br>soprattutto dare la giusta ospitalit\u00e0 ai partecipanti \u00e8 un elemento in pi\u00f9 per ottimizzare il tuo evento!<br><\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Allestimenti\"><\/span>Allestimenti<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Uno degli errori che si commette pi\u00f9 frequentemente nel decidere di organizzare un congresso \u00e8 di trascurare <strong>il rilievo della location e delle <a aria-label=\"allestimento (si apre in una nuova scheda)\" rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/allestimenti-per-eventi\/\" target=\"_blank\"><em>strutture di allestimento<\/em><\/a><\/strong>. Disporre di un luogo adatto all\u2019evento \u00e8 certamente uno step fondamentale, ma pur possedendo il giusto spazio se si abbandona al caso l\u2019allestimento il congresso pu\u00f2 risultare una vera catastrofe!<br> Gli elementi imprescindibili di cui devi assolutamente occuparti sono:<br><\/p>\n\n\n\n<ul><li> Le <strong>strutture audio-video<\/strong>: microfono, impianti di amplificazione, maxischermi, videoproiettori,<font color=\"#008000\" style=\"background-color: transparent\"> pc etc.<\/font><\/li><li> Il <strong>materiale-guida<\/strong> per i partecipanti: programmi, segnaposti, schede di iscrizione, cancelleria, gadget, badge e pass etc.<\/li><li> Un\u2019<strong>area ristoro<\/strong> che permetta agli invitati di fare un coffee break nel momento di pausa.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Questo elenco per\u00f2 non basta per sapere <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/come-allestire-la-location-per-un-congresso\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"come allestire un congresso (si apre in una nuova scheda)\">come allestire un congresso<\/a>. Per allestire al meglio la sala in cui avverr\u00e0 il congresso sar\u00e0 utile fare un buon uso dei colori e degli arredi, ricordati che per quanto l\u2019allestimento sia la cornice del tuo evento \u00e8 ci\u00f2 che i partecipanti si troveranno dinanzi agli occhi prima ancora dell\u2019evento stesso!<\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Pre-congresso_checkup_delle_attivita\"><\/span>Pre-congresso: checkup delle attivit\u00e0<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p> Ora che tutto \u00e8 chiaro giungiamo ad una dei momenti pi\u00f9 importanti: la <strong>fase pre-evento<\/strong>. <br> Prima dell\u2019evento \u00e8 necessario controllare di aver svolto correttamente tutti i passaggi elencati finora e dunque: <strong>verificare<\/strong> che le pratiche burocratiche siano state accettate (con le relative autorizzazioni), <strong>monitorare<\/strong> la partecipazione degli invitati, <strong>organizzare<\/strong> alternative nel catering per i partecipanti che possiedono allergie alimentari, <strong>controllare<\/strong> di avere dei fornitori di riserva.<br><\/p>\n\n\n\n<p>Effettuare un check-up significa controllare il corso delle tue attivit\u00e0, potrebbe tornarti utile stendere una lista dei ruoli e delle funzioni attribuite al tuo staff e parallelamente porti delle alternative in caso di imprevisti.<br><\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Durante_il_congresso\"><\/span>Durante il congresso<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Eccoci finalmente giunti all\u2019evento! \u00c8 il momento in cui il tuo congresso assume una forma concreta e <a href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/cosa-fare-durante-lo-svolgimento-di-un-congresso\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"cosa fare per renderlo al meglio nel suo svolgimento (si apre in una nuova scheda)\">cosa fare per renderlo al meglio nel suo svolgimento<\/a>? <\/p>\n\n\n\n<p>Beh, \u00e8 il caso innanzitutto di organizzare un <strong><em><a aria-label=\"briefing  (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/che-cos-e-un-briefing\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">briefing<\/a><\/em><\/strong><em><a aria-label=\"briefing  (si apre in una nuova scheda)\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/blog\/che-cos-e-un-briefing\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"> <\/a><\/em>con il tuo staff, ricordandogli di presentarsi prima dell\u2019orario di inizio per ultimare il coordinamento dell\u2019evento. <br> <strong>Durante l\u2019evento<\/strong> monitora, passo dopo passo, tutte le attivit\u00e0 per verificare che queste stiano eseguendo il loro corso e che tutto stia procedendo esattamente come previsto.<br> Non perdere di vista nulla! Occupati dell\u2019<strong>accoglienza degli invitati<\/strong> e dell\u2019eventuale <strong>distribuzione del materiale<\/strong>. Controlla che tutto stia andando per il verso giusto e renditi sempre disponibile in caso di eventuali intoppi. Ricordati che la chiave del successo risiede tutta nell\u2019organizzazione!<br> <\/p>\n\n\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Post-congresso\"><\/span>Post-congresso<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>\u00c8 finito il tuo congresso e siamo certi che se avrai seguito tutte le indicazioni che ti abbiamo suggerito sar\u00e0 andato al meglio! Ma terminato il congresso, cosa fare?  \u00c8 il momento di:<br><\/p>\n\n\n\n<ul><li> <strong>Finalizzare i rapporti economici<\/strong>, quindi occupati delle fatture e degli eventuali rimborsi,<\/li><li> Consultarti con il personale che ha preso parte all\u2019evento per <strong>scambiare pareri<\/strong> sullo svolgimento del congresso,<\/li><li> Occuparti delle <strong>comunicazioni esterne<\/strong> per eventuali ringraziamenti,<\/li><li> Compiere una <strong>valutazione generale<\/strong> in base agli obiettivi che ti eri prefissato in partenza,<\/li><li> Analizza, in virt\u00f9 di un futuro evento, ogni aspetto del tuo congresso: lati positivi, lati negativi e <strong>cose da migliorare<\/strong>.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Ora sai come organizzare un congresso di successo! Non dimenticarti che con <strong><em><a aria-label=\"l\u2019aiuto di un esperto (si apre in una nuova scheda)\" rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/www.eventi-fiere.it\/servizi\/organizzazione-congresso\/\" target=\"_blank\">l\u2019aiuto di un esperto<\/a><\/em><\/strong> le possibilit\u00e0 di raggiungere risultati migliori sono di gran lunga maggiori!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Stai pensando a come organizzare un congresso ma non sai da dove iniziare? Hai un\u2019idea pi\u00f9 o meno vaga delle tappe da seguire, ma ti senti estremamente confuso? 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