Guida nel fantastico mondo del meeting aziendale
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Qualche anno fa, dovendo partecipare per la prima volta a un meeting aziendale, mi sono trovato di fronte ad un episodio sconcertante; difficile che affronti qualcosa ad occhi chiusi e proprio non sapevo cosa fosse, così ho iniziato dalla classica ricerca: meeting significato.
Cos’è un meeting: significato
Il dizionario Treccani afferma:
“meeting ‹mìitiṅ› s. ingl. [der. di (to) meet «incontrarsi»] (pl. meetings ‹mìitiṅ∫›), usato in ital. al masch. – 1. Comizio politico… 2. Incontro sportivo … 3. Riunione, convegno promosso per discutere su argomenti d’interesse politico, sociale, culturale ….”
La cosa mi preoccupò non poco. Non mi aspettavo sicuramente un incontro politico, ed i miei capi dell’epoca non avevano assolutamente nulla a che fare con la cultura o il sociale. Mi rimaneva solo l’alternativa sportiva, alternativa che non mi allettava particolarmente.
Venne l’ora del meeting, trepidante mi recai in sala riunione, sentivo il sangue martellarmi nelle tempie (magari ora sto esagerando un pochino), impaurito aprii la porta; era un portone di quercia, alto 3 metri, pesante, tutto intarsiato con scene di angeli e demoni che si contendevano le anime umane (ok, adesso sto sicuramente esagerando) ed entrai.
Diverse persone erano sedute attorno ad un tavolo, ne conoscevo alcune per averle viste nelle postazioni vicino alla mia nei giorni precedenti, di altre non ne sapevo nulla. Avevano davanti a loro dei rendiconti e si stavano confrontando. Conscio di essere in ritardo, presi il posto del Ficus (all’epoca ero stagista) e capii che dottor Google non ha tutte le risposte.
A distanza di anni e di “acqua sotto i ponti” ho deciso di affrontare lo spinoso argomento del meeting in una serie di articoli, infografiche, video che dissiperanno le nubi e porteranno finalmente chiarezza su questa strana ed affascinante tipologia di eventi.
Tipologie di meeting aziendali
Ma quanti sono?
Nel corso della mia esperienza lavorativa e non, ne ho visti parecchi. Abbiamo già assodato che i meeting si dividono per scopo, dimensioni, obiettivi e frequenza. Trattarli tutti in un unico articolo risulterebbe particolarmente lungo e tedioso. Oggi cercherò di elencare i principali aspetti dei meeting aziendali. Approfondirò le altre tipologie negli articoli seguenti.
Il mondo delle riunioni
- Meeting aziendale – Le Riunioni motivazionali: sono organizzate per rafforzare il rapporto e la coesione fra i dipendenti ed il manager. Si svolgono in una apposita area dell’azienda e non devono durare più di 10-15 minuti. Hanno una frequenza solitamente giornaliera.
L’obiettivo principale di questi incontri è quello di incrementare la produttività aziendale. Il moderatore dei meeting deve essere il manager che ha l’obiettivo di mantenere il focus, evitare scontri ed inutili perdite di tempo. I dipendenti a turno elencheranno i loro obiettivi e lo stato dell’arte del proprio lavoro. La riunione dovrà essere aperta e chiusa dal manager, nessuno deve intervenire se non viene interpellato direttamente. Confrontandosi con i propri colleghi e vedendo il successo degli altri e gli effetti che il lavoro di squadra ha sull’andamento del reparto e sull’intera azienda il dipendente sarà spronato a dare sempre il massimo. - Meeting aziendale – Le Riunioni programmatiche: sono organizzate per migliorare e snellire i processi aziendali e possono coinvolgere membri di uno o più settori dell’azienda. Si svolgono in una apposita area dell’azienda e possono durare sino ad un ora. Hanno di norma un carattere periodico.
L’obiettivo principale è quello di ridurre i tempi di produzione e migliorare la qualità del materiale prodotto facendo allineare fra loro i vari dipendenti che lavorano ad un progetto specifico. Il moderatore è il responsabile del progetto e gli interventi sono più liberi, i colleghi possono confrontarsi fra loro sulle difficoltà che stanno trovando e sulle soluzioni che hanno adottato. Questo comporta una crescita complessiva ed un incremento dell’affiatamento del team di lavoro.
Il rapporto con i clienti
- Meeting per accordi commerciali: sono incontri con i propri partner commerciali, spesso investitori ma anche fornitori o clienti. Si posso svolgere in apposite aree dell’azienda ma spesso conviene rivolgersi a strutture specializzate (business center, hotel con meeting room…) che garantiscono una serie di servizi di qualità ed una struttura ideale per coinvolgere e ammaliare i propri ospiti.
L’obiettivo principale è quello di rafforzare i rapporti con i propri partner, per questa ragione si consiglia una struttura esterna all’azienda che sia altamente rappresentativa e d’impatto e studiata ad hoc per stupire. - Meeting per lancio prodotti: spesso coinvolgono un elevato numero di partecipanti. Possono essere a carattere privato (ovvero i partecipanti possono accedervi solo tramite invito) o pubbliche. Hanno frequenza unica.
I partecipanti possono essere dipendenti diretti o indiretti dell’azienda stessa, si pensi ad esempio ad una finanziaria che debba lanciare un nuovo prodotto ed inviti i propri agenti o ad una casa automobilistica che lanci una nuovo modello di auto ed inviti le concessionarie; ma anche clienti diretti, la presentazione del nuovo iPad ad esempio. Sono caratterizzate da una grande spinta emotiva e lo scopo è quello di coinvolgere e affascinare i partecipanti. L’obiettivo è quello di incrementare le vendite concentrandosi sulle leve emozionali.
E non dimentichiamoci di fare un meeting aziendale per un po’ di branding
- Conferenza stampa: per definizione una conferenza stampa è un evento organizzato per comunicare una situazione rilevante che riguarda l’azienda. E’ un evento che può essere periodico (pubblicazione del bilancio annuale) od avere carattere unico (una nuova politica ambientale o il cambio dei vertici aziendali).
A differenza di un comunicato stampa, la conferenza stampa ha un forte impatto fra i giornalisti coinvolgendoli in maniera diretta, tutto questo si traduce in una maggiore possibilità che la notizia venga rilanciata sui giornali. Inoltre la conferenza stampa permette di dare spazio agli approfondimenti. Normalmente viene organizzata in una stanza atta a supportare tutte le esigenze dei giornalisti che potrebbero essere anche molto elevate (collegamenti ad internet, cavi di alimentazione, buon catering ecc…)
In conclusione
Per ora il nostro viaggio alla scoperta dei meeting si ferma, prima di salutarci ti sarei veramente grato se volessi condividere questo post.
Arrivederci alla prossima puntata.
